Lagerhantering: definition, metoder och verktyg för butiken

Lagerhantering handlar om att ha rätt produkt, i rätt mängd, på rätt plats, i det ögonblick kunden efterfrågar den, utan att binda mer pengar än nödvändigt. För en butik avgör den en stor del av marginalen: varje lagerbrist är en förlorad försäljning, varje överskott är pengar som ligger still.

Den här guiden lägger grunden: vad man hanterar, hur man räknar det, hur man värderar det och hur man styr det. För att gå vidare med optimeringen, läs Optimera lagret: nyckeltal, metoder och system.

Vad är lagerhantering?

Lagerhantering omfattar allt som rör varorna mellan inköp och försäljning:

• köpa: vad man ska beställa, hur mycket, från vilken leverantör och när;
• ta emot: kontrollera leveranserna och lägga in dem i lagret;
• fördela: mellan lagerrummet, butikerna och webbutikens lager;
• sälja: ta ut varje såld artikel ur lagret, både i kassan och på nätet;
• räkna: göra inventering och rätta till avvikelser;
• värdera: veta vad lagret är värt i bokföringen.

I en liten butik gör ofta en enda person allt detta. Ju fler butiker, kanaler och artiklar, desto mer behövs ett system som håller siffrorna uppdaterade.

Varför det är så viktigt för en butik

Lagret är ofta en handlares största utgiftspost. Slarvig lagerhantering kostar på tre sätt:

• Lagerbrist: kunden går utan att köpa, eller köper någon annanstans. Det är en osynlig förlust, eftersom den inte syns i någon försäljningsrapport.
• Överlager: pengarna är bundna, utrymmet saknas, och man måste ofta rea ut.
• Svinn: att sälja med förlust det man köpt för mycket av, eller att konstatera skador och stölder.

God lagerhantering söker inte efter lägsta möjliga lager. Den söker balansen mellan dessa tre kostnader, produkt för produkt.

De olika typerna av lager

• Tillgängligt lager: det som kan säljas direkt.
• Säkerhetslager: reserven som täcker oväntad försäljning och försenade leveranser.
• Säsongslager: köpt i förväg för en stark period, som rean, jul eller skolstart.
• Lager i beställning: beställt men ännu inte mottaget. Det räknas med i dina beslut om påfyllning.
• Lager under transport: på väg mellan två butiker, eller mellan lagret och en butik.
• Lager som ligger still: artiklarna som inte har sålt på länge. De kostar utrymme och pengar.

Inventeringen: veta vad man verkligen har

Lagret som visas i din kassa eller webbutik är aldrig exakt det verkliga lagret: inmatningsfel, skador, stölder, dåligt registrerade returer. Inventeringen används för att rätta till dessa avvikelser.

• Den årliga inventeringen: en fullständig räkning, minst en gång om året, i allmänhet vid räkenskapsårets slut. Den är obligatorisk för bokföringen.
• Den rullande inventeringen: man räknar en del av lagret varje vecka, med början i de dyraste eller mest sålda artiklarna. Avvikelserna upptäcks tidigare.
• Den löpande inventeringen: lagret uppdateras vid varje inleverans och varje uttag, tack vare kassan och programvaran. Det är grunden för all pålitlig hantering.

Värdera sitt lager

I bokföringen måste lagret få ett värde. Två metoder är vanliga i Frankrike:

• Vägt genomsnittligt anskaffningsvärde (CMUP): varje artikel är värd genomsnittet av sina inköpspriser.
• Först in, först ut (FIFO): man utgår från att de sålda artiklarna är de äldsta.

I hyllan är FIFO också en placeringsregel: sälj det äldsta först, särskilt för datumvaror eller säsongsvaror.

Nyckeltalen att följa

• Lagertäckning: hur många dagars försäljning ditt lager täcker. För låg, och lagerbristen närmar sig. För hög, och pengarna ligger still.
• Omsättning: hur många gånger lagret förnyas under en period. Den räknas ut genom att dela kostnaden för sålda varor med genomsnittslagret.
• Andel lagerbrist: andelen av dagarna då en efterfrågad produkt saknades.
• Lager som ligger still: värdet av artiklarna utan försäljning på 60 eller 90 dagar.
• Marginal efter lagerhållningskostnad: bruttomarginalen, minus vad det kostar att behålla lagret.

Dessa nyckeltal är bara meningsfulla per produkt och per butik. Ett totalt genomsnitt döljer nästan alltid en brist på ena sidan och ett överlager på den andra.

Metoderna för påfyllning

• Beställningspunkt: man beställer på nytt när lagret går under ett tröskelvärde, beräknat utifrån försäljningen under leveranstiden och säkerhetslagret.
• Min/max: man fyller på lagret upp till ett maximum så snart det går under ett minimum.
• Beställning på fast datum: man beställer varje vecka eller varje månad och justerar kvantiteterna.
• Efterfrågeprognos: man uppskattar den kommande försäljningen, dag för dag, med hänsyn till säsonger, väder och trender, och beställer sedan det som täcker perioden.

Metoderna med tröskelvärden fungerar bra på jämna produkter. Prognoser blir nödvändiga så snart försäljningen beror på säsonger, kampanjer eller väder. Vi går närmare in på hur Sweet prognostiserar försäljningen produkt för produkt i artikeln om Horizon.

Varningar för lagerbrist

En varning för lagerbrist larmar innan hyllan är tom. För att vara användbar måste den:

• vara beräknad per butik, inte på totala lagret;
• ta hänsyn till leverantörens leveranstid;
• ta hänsyn till lagret som redan är i beställning;
• föreslå en åtgärd: beställa, eller överföra från en annan butik som har för mycket.

Hantera lagret i flera butiker och en webbutik

Med flera försäljningsställen ändrar svårigheten karaktär: samma produkt kan saknas i en butik och ligga still i en annan. Då behöver man:

• samla försäljningen från alla kassor och webbutiken i ett enda referenslager;
• följa lagret butik för butik;
• överföra innan man köper igen, när en butik har för mycket av en artikel som saknas någon annanstans;
• gruppera leverantörsbeställningarna för att nå minimikraven och fraktfritt.

Kalkylblad eller programvara för lagerhantering?

Ett kalkylblad räcker för några tiotal artiklar och en enda butik. Därefter blir det snabbt fel: det är inte kopplat till försäljningen, det glömmer lagret i beställning och det varnar inte för något.

Ett program för lagerhantering kopplas till kassan, webbutiken och logistikleverantören, uppdaterar lagret vid varje försäljning, beräknar påfyllningarna och varnar före lagerbrist. Kriterierna för att välja ett, och stegen för att införa det, beskrivs i vår guide för att optimera lagret.

Vad Sway One gör

Sway One kopplas till verktygen du redan använder: Shopify, PrestaShop, WooCommerce, dina kassor som Square, SumUp eller Lightspeed, och din logistikleverantör. Det samlar försäljningen från alla dina kanaler, och sedan:

• prognostiserar efterfrågan produkt för produkt och butik för butik;
• föreslår påfyllningar, med kvantiteter, med hänsyn till minimiorder, fraktfritt och leveranstider;
• varnar för lagerbrist per butik och föreslår överföringar mellan butikerna;
• gör om påfyllningarna till inköpsorder till leverantörerna;
• mäter därefter vad varje beslut har gett.

På våra simulerade butiker höjer Sweet 1.4, Sway Ones motor, den uppnådda marginalen från +4,1 % till +7,4 % i genomsnitt. Detaljerna finns i artikeln om Sweet 1.4, och vinstkalkylatorn uppskattar vad det innebär för din butik.

Vanliga frågor

Vad är definitionen av lagerhantering?

Det är helheten av beslut och åtgärder som gör att man har rätt produkt, i rätt mängd, på rätt plats och i rätt tid: köpa, ta emot, fördela, sälja, räkna och värdera varorna.

Vilka är de viktigaste metoderna för lagerhantering?

För påfyllning: beställningspunkt, min/max, beställning på fast datum och efterfrågeprognos. För värdering: CMUP och FIFO. För räkning: årlig, rullande eller löpande inventering.

Hur räknar man ut lagertäckningen?

Dela tillgängligt lager med den genomsnittliga försäljningen per dag. Ett lager på 120 stycken med 4 försäljningar per dag täcker 30 dagar.

Hur undviker man lagerbrist?

Följ lagret butik för butik, ta hänsyn till leverantörernas leveranstider och lagret i beställning, ha ett säkerhetslager på de produkter som räknas, och låt dig varnas innan hyllan är tom.

Behöver man programvara för att hantera lagret?

Inte för en liten butik med få artiklar. Så snart det finns flera kanaler, flera butiker eller tydliga säsonger, undviker ett program kopplat till försäljningen de flesta felen i ett kalkylblad.