Gestão de stock: definição, métodos e ferramentas para uma loja

A gestão de stock é ter o produto certo, na quantidade certa, no sítio certo, no momento em que o cliente o pede, sem imobilizar mais dinheiro do que o necessário. Numa loja, decide boa parte da margem: cada rutura é uma venda perdida, cada excesso é dinheiro parado.

Este guia estabelece as bases: o que se gere, como se conta, como se valoriza e como se pilota. Para ir mais longe na otimização, leia Otimizar o stock: indicadores, métodos e software.

O que é a gestão de stock?

A gestão de stock reúne tudo o que toca as mercadorias entre a compra e a venda:

• comprar: o que encomendar, quanto, a que fornecedor e quando;
• receber: controlar as entregas e dar-lhes entrada em stock;
• repartir: entre a reserva, as lojas e o armazém da loja online;
• vender: dar saída do stock a cada artigo vendido, na caixa como online;
• contar: fazer o inventário e corrigir as diferenças;
• valorizar: saber quanto vale o stock nas contas.

Numa loja pequena, uma só pessoa faz muitas vezes tudo isto. Quanto mais lojas, canais e referências, mais é preciso um sistema que mantenha os números atualizados.

Porque é tão importante para uma loja

O stock é muitas vezes a primeira rubrica de dinheiro de um comerciante. Uma gestão aproximada custa de três formas:

• A rutura: o cliente sai sem comprar, ou compra noutro sítio. É uma perda invisível, porque não aparece em nenhum relatório de vendas.
• O excesso de stock: o dinheiro fica imobilizado, falta espaço e muitas vezes será preciso saldar.
• A quebra: vender com prejuízo o que se comprou a mais, ou constatar partidos e furtos.

Uma boa gestão de stock não procura o stock mais baixo possível. Procura o equilíbrio entre estes três custos, produto a produto.

Os diferentes tipos de stock

• O stock disponível: o que pode ser vendido de imediato.
• O stock de segurança: a reserva que cobre as vendas imprevistas e os atrasos de entrega.
• O stock sazonal: comprado com antecedência para um período forte, como os saldos, o Natal ou o regresso às aulas.
• O stock encomendado: encomendado mas ainda não recebido. Conta nas suas decisões de reposição.
• O stock em trânsito: a caminho entre duas lojas, ou entre o armazém e uma loja.
• O stock parado: os artigos que já não se vendem há muito tempo. Custam espaço e dinheiro.

O inventário: saber o que realmente se tem

O stock apresentado pela sua caixa ou pela sua loja online nunca é exatamente o stock real: erros de introdução, partidos, furtos, devoluções mal registadas. O inventário serve para corrigir essas diferenças.

• O inventário anual: uma contagem completa, pelo menos uma vez por ano, em geral no encerramento do exercício. É obrigatório para as contas.
• O inventário rotativo: conta-se uma parte do stock todas as semanas, começando pelos artigos mais caros ou mais vendidos. As diferenças são detetadas mais cedo.
• O inventário permanente: o stock é atualizado a cada entrada e a cada saída, graças à caixa e ao software. É a base de qualquer gestão fiável.

Valorizar o seu stock

Para as contas, é preciso dar um valor ao stock. Dois métodos são comuns em França:

• O custo médio unitário ponderado (CMUP): cada artigo vale a média dos seus preços de compra.
• O primeiro a entrar, primeiro a sair (FIFO): considera-se que os artigos vendidos são os mais antigos.

Na prateleira, o FIFO é também uma regra de arrumação: vender primeiro o mais antigo, sobretudo nos produtos com data ou sazonais.

Os indicadores a acompanhar

• A cobertura de stock: quantos dias de vendas o seu stock cobre. Demasiado baixa, a rutura aproxima-se. Demasiado alta, o dinheiro fica parado.
• A rotação: quantas vezes o stock se renova num período. Calcula-se dividindo o custo das vendas pelo stock médio.
• A taxa de rutura: a parte dos dias em que um produto procurado faltava.
• O stock parado: o valor dos artigos sem venda há 60 ou 90 dias.
• A margem após custo de posse: a margem bruta, menos o que custa manter o stock.

Estes indicadores só fazem sentido por produto e por loja. Uma média global esconde quase sempre uma rutura de um lado e um excesso de stock do outro.

Os métodos de reposição

• O ponto de encomenda: volta-se a encomendar quando o stock desce abaixo de um limiar, calculado a partir das vendas durante o prazo de entrega e do stock de segurança.
• O min/max: repõe-se o stock até um máximo assim que desce abaixo de um mínimo.
• A encomenda a data fixa: encomenda-se todas as semanas ou todos os meses, ajustando as quantidades.
• A previsão da procura: estimam-se as vendas futuras, dia a dia, tendo em conta as estações, o tempo e as tendências, e depois encomenda-se o que cobre o período.

Os métodos de limiares funcionam bem nos produtos regulares. A previsão torna-se necessária assim que as vendas dependem das estações, das promoções ou do tempo. Detalhamos como a Sweet prevê as vendas produto a produto no artigo sobre a Horizon.

Os alertas de rutura

Um alerta de rutura avisa antes de a prateleira ficar vazia. Para ser útil, deve:

• ser calculado por loja, e não sobre o stock total;
• ter em conta o prazo de entrega do fornecedor;
• ter em conta o stock já encomendado;
• propor uma ação: encomendar, ou transferir de outra loja que tenha demais.

Gerir o stock de várias lojas e de uma loja online

Com vários pontos de venda, a dificuldade muda de natureza: o mesmo produto pode faltar numa loja e estar parado noutra. É então preciso:

• reunir as vendas de todas as caixas e da loja online num único stock de referência;
• acompanhar o stock loja a loja;
• transferir antes de voltar a comprar, quando uma loja tem demais de um artigo que falta noutra;
• agrupar as encomendas a fornecedores para atingir os mínimos e o franco de porte.

Folha de cálculo ou software de gestão de stock?

Uma folha de cálculo chega para algumas dezenas de referências e uma só loja. Depois disso, torna-se rapidamente errada: não está ligada às vendas, esquece o stock encomendado e não avisa de nada.

Um software de gestão de stock liga-se à caixa, à loja online e ao operador logístico, atualiza o stock a cada venda, calcula as reposições e alerta antes das roturas. Os critérios para escolher um, e as etapas para o implementar, estão detalhados no nosso guia para otimizar o stock.

O que faz o Sway One

O Sway One liga-se às ferramentas que já utiliza: Shopify, PrestaShop, WooCommerce, as suas caixas como Square, SumUp ou Lightspeed, e o seu operador logístico. Reúne as vendas de todos os seus canais e depois:

• prevê a procura produto a produto e loja a loja;
• propõe as reposições, com as quantidades, tendo em conta os mínimos de encomenda, o franco e os prazos;
• avisa das roturas por loja e propõe as transferências entre lojas;
• transforma as reposições em notas de encomenda a fornecedores;
• mede depois o que cada decisão rendeu.

Nas nossas lojas simuladas, a Sweet 1.4, o motor do Sway One, faz passar a margem ganha de +4,1 % para +7,4 % em média. O detalhe está no artigo sobre a Sweet 1.4, e a calculadora de ganhos estima o que isso representa para a sua loja.

Perguntas frequentes

Qual é a definição de gestão de stock?

É o conjunto de decisões e operações que permitem ter o produto certo, na quantidade certa, no sítio certo e no momento certo: comprar, receber, repartir, vender, contar e valorizar as mercadorias.

Quais são os principais métodos de gestão de stock?

Para a reposição: o ponto de encomenda, o min/max, a encomenda a data fixa e a previsão da procura. Para a valorização: o CMUP e o FIFO. Para a contagem: o inventário anual, rotativo ou permanente.

Como calcular a cobertura de stock?

Divida o stock disponível pelas vendas médias de um dia. Um stock de 120 peças para 4 vendas por dia cobre 30 dias.

Como evitar as roturas de stock?

Acompanhe o stock loja a loja, tenha em conta os prazos dos fornecedores e o stock encomendado, mantenha um stock de segurança nos produtos que contam, e peça para ser alertado antes de a prateleira ficar vazia.

É preciso um software para gerir o stock?

Não para uma loja pequena com poucas referências. Assim que há vários canais, várias lojas ou estações marcadas, um software ligado às vendas evita a maioria dos erros de uma folha de cálculo.