Zarządzanie zapasami: definicja, metody i narzędzia dla sklepu

Zarządzanie zapasami to posiadanie właściwego produktu, we właściwej ilości, we właściwym miejscu, w chwili gdy klient o niego prosi, bez zamrażania więcej pieniędzy, niż trzeba. W sklepie decyduje o dużej części marży: każdy brak towaru to utracona sprzedaż, każdy nadmiar to pieniądze, które śpią.

Ten poradnik przedstawia podstawy: czym się zarządza, jak się to liczy, jak się to wycenia i jak się tym steruje. Aby pójść dalej w optymalizacji, przeczytaj Optymalizacja zapasów: wskaźniki, metody i program.

Czym jest zarządzanie zapasami?

Zarządzanie zapasami obejmuje wszystko, co dotyczy towarów między zakupem a sprzedażą:

• kupować: co zamówić, ile, u którego dostawcy i kiedy;
• przyjmować: sprawdzać dostawy i wprowadzać je do zapasów;
• rozdzielać: między zaplecze, sklepy i magazyn e-sklepu;
• sprzedawać: wyprowadzać z zapasów każdy sprzedany artykuł, w kasie i online;
• liczyć: robić inwentaryzację i korygować różnice;
• wyceniać: wiedzieć, ile zapasy są warte w księgach.

W małym sklepie często robi to wszystko jedna osoba. Im więcej sklepów, kanałów i indeksów, tym bardziej potrzebny jest system, który utrzymuje liczby w aktualności.

Dlaczego to takie ważne dla sklepu

Zapasy są często największą pozycją wydatków kupca. Przybliżone zarządzanie zapasami kosztuje na trzy sposoby:

• Brak towaru: klient odchodzi bez zakupu albo kupuje gdzie indziej. To niewidzialna strata, bo nie pojawia się w żadnym raporcie sprzedaży.
• Nadmiar zapasów: pieniądze są zamrożone, brakuje miejsca i często trzeba będzie robić wyprzedaż.
• Straty: sprzedaż ze stratą tego, co kupiono za dużo, albo stwierdzanie uszkodzeń i kradzieży.

Dobre zarządzanie zapasami nie szuka jak najniższego stanu. Szuka równowagi między tymi trzema kosztami, produkt po produkcie.

Różne rodzaje zapasów

• Zapas dostępny: to, co można sprzedać od razu.
• Zapas bezpieczeństwa: rezerwa pokrywająca nieprzewidziane sprzedaże i opóźnienia dostaw.
• Zapas sezonowy: kupiony z wyprzedzeniem na mocny okres, jak wyprzedaże, Boże Narodzenie czy początek roku szkolnego.
• Zapas w zamówieniu: zamówiony, ale jeszcze nieodebrany. Liczy się w decyzjach o uzupełnianiu.
• Zapas w tranzycie: w drodze między dwoma sklepami albo między magazynem a sklepem.
• Zapas zalegający: artykuły, które od dawna się nie sprzedają. Kosztują miejsce i pieniądze.

Inwentaryzacja: wiedzieć, co naprawdę się ma

Stan pokazywany przez kasę lub e-sklep nigdy nie jest dokładnie stanem rzeczywistym: błędy wprowadzania, uszkodzenia, kradzieże, źle zarejestrowane zwroty. Inwentaryzacja służy do korygowania tych różnic.

• Inwentaryzacja roczna: pełne liczenie, co najmniej raz w roku, zwykle przy zamknięciu roku obrotowego. Jest obowiązkowa dla ksiąg.
• Inwentaryzacja cykliczna: co tydzień liczy się część zapasów, zaczynając od najdroższych lub najlepiej sprzedających się artykułów. Różnice wykrywa się wcześniej.
• Inwentaryzacja ciągła: zapas jest aktualizowany przy każdym przyjęciu i każdym wydaniu, dzięki kasie i programowi. To podstawa każdego wiarygodnego zarządzania.

Wycena zapasów

Do ksiąg trzeba nadać zapasom wartość. Dwie metody są powszechne we Francji:

• Średni ważony koszt jednostkowy (CMUP): każdy artykuł jest wart średnią swoich cen zakupu.
• Pierwsze weszło, pierwsze wyszło (FIFO): przyjmuje się, że sprzedane artykuły są najstarsze.

Na półce FIFO to także zasada układania: sprzedawać najpierw to, co najstarsze, zwłaszcza w przypadku produktów z datą ważności lub sezonowych.

Wskaźniki do śledzenia

• Pokrycie zapasów: ile dni sprzedaży pokrywają twoje zapasy. Za niskie, i brak towaru się zbliża. Za wysokie, i pieniądze śpią.
• Rotacja: ile razy zapas odnawia się w okresie. Liczy się ją, dzieląc koszt sprzedaży przez średni zapas.
• Wskaźnik braków: odsetek dni, w których poszukiwanego produktu brakowało.
• Zapas zalegający: wartość artykułów bez sprzedaży od 60 lub 90 dni.
• Marża po koszcie utrzymania zapasów: marża brutto, minus to, ile kosztuje trzymanie zapasów.

Te wskaźniki mają sens tylko według produktu i według sklepu. Średnia globalna prawie zawsze ukrywa brak po jednej stronie i nadmiar po drugiej.

Metody uzupełniania zapasów

• Punkt zamawiania: zamawia się ponownie, gdy zapas spadnie poniżej progu, obliczonego na podstawie sprzedaży w czasie dostawy i zapasu bezpieczeństwa.
• Min/max: uzupełnia się zapas do maksimum, gdy tylko spadnie poniżej minimum.
• Zamówienie w stałym terminie: zamawia się co tydzień lub co miesiąc, dostosowując ilości.
• Prognoza popytu: szacuje się przyszłą sprzedaż, dzień po dniu, uwzględniając sezony, pogodę i trendy, a potem zamawia się to, co pokryje okres.

Metody z progami dobrze działają na produktach regularnych. Prognoza staje się konieczna, gdy tylko sprzedaż zależy od sezonów, promocji lub pogody. Opisujemy, jak Sweet prognozuje sprzedaż produkt po produkcie, w artykule o Horizon.

Alerty o brakach towaru

Alert o braku towaru ostrzega, zanim półka będzie pusta. Aby był użyteczny, musi:

• być liczony według sklepu, a nie na zapasie całkowitym;
• uwzględniać czas dostawy dostawcy;
• uwzględniać zapas już zamówiony;
• proponować działanie: zamówić albo przesunąć z innego sklepu, który ma za dużo.

Zarządzanie zapasami wielu sklepów i e-sklepu

Przy kilku punktach sprzedaży trudność zmienia charakter: ten sam produkt może brakować w jednym sklepie i zalegać w innym. Trzeba wtedy:

• połączyć sprzedaż ze wszystkich kas i e-sklepu w jednym zapasie referencyjnym;
• śledzić zapas sklep po sklepie;
• przesuwać, zanim się dokupi, gdy sklep ma za dużo artykułu, którego gdzie indziej brakuje;
• grupować zamówienia do dostawców, aby osiągnąć minima i darmową dostawę.

Arkusz kalkulacyjny czy program do zarządzania zapasami?

Arkusz wystarczy na kilkadziesiąt indeksów i jeden sklep. Dalej szybko staje się błędny: nie jest połączony ze sprzedażą, zapomina o zapasie w zamówieniu i o niczym nie ostrzega.

Program do zarządzania zapasami łączy się z kasą, e-sklepem i operatorem logistycznym, aktualizuje zapas przy każdej sprzedaży, oblicza uzupełnienia i ostrzega przed brakami. Kryteria wyboru takiego programu i etapy jego wdrożenia opisujemy w naszym poradniku o optymalizacji zapasów.

Co robi Sway One

Sway One łączy się z narzędziami, których już używasz: Shopify, PrestaShop, WooCommerce, twoimi kasami, takimi jak Square, SumUp czy Lightspeed, i twoim operatorem logistycznym. Łączy sprzedaż ze wszystkich twoich kanałów, a potem:

• prognozuje popyt produkt po produkcie i sklep po sklepie;
• proponuje uzupełnienia, z ilościami, uwzględniając minima zamówień, darmową dostawę i terminy;
• ostrzega o brakach według sklepu i proponuje transfery między sklepami;
• zamienia uzupełnienia w zamówienia zakupu do dostawców;
• mierzy następnie, co przyniosła każda decyzja.

Na naszych symulowanych sklepach Sweet 1.4, silnik Sway One, podnosi zyskaną marżę średnio z +4,1 % do +7,4 %. Szczegóły są w artykule o Sweet 1.4, a kalkulator zysków szacuje, co to oznacza dla twojego sklepu.

Najczęściej zadawane pytania

Jaka jest definicja zarządzania zapasami?

To ogół decyzji i operacji, które pozwalają mieć właściwy produkt, we właściwej ilości, we właściwym miejscu i we właściwym czasie: kupować, przyjmować, rozdzielać, sprzedawać, liczyć i wyceniać towary.

Jakie są główne metody zarządzania zapasami?

Do uzupełniania: punkt zamawiania, min/max, zamówienie w stałym terminie i prognoza popytu. Do wyceny: CMUP i FIFO. Do liczenia: inwentaryzacja roczna, cykliczna lub ciągła.

Jak obliczyć pokrycie zapasów?

Podziel zapas dostępny przez średnią dzienną sprzedaż. Zapas 120 sztuk przy 4 sprzedażach dziennie pokrywa 30 dni.

Jak unikać braków towaru?

Śledź zapas sklep po sklepie, uwzględniaj terminy dostawców i zapas w zamówieniu, trzymaj zapas bezpieczeństwa na produktach, które się liczą, i pozwól się ostrzegać, zanim półka będzie pusta.

Czy potrzebny jest program do zarządzania zapasami?

Nie w małym sklepie z kilkoma indeksami. Gdy tylko pojawia się kilka kanałów, kilka sklepów lub wyraźne sezony, program połączony ze sprzedażą pozwala uniknąć większości błędów arkusza.