Voorraadbeheer: definitie, methoden en tools voor een winkel

Voorraadbeheer betekent het juiste product hebben, in de juiste hoeveelheid, op de juiste plek, op het moment dat de klant het vraagt, zonder meer geld vast te zetten dan nodig is. Voor een winkel bepaalt het een groot deel van de marge: elk voorraadtekort is een gemiste verkoop, elk overschot is geld dat stilligt.

Deze gids legt de basis: wat men beheert, hoe men het telt, hoe men het waardeert en hoe men het stuurt. Wilt u verder met optimaliseren, lees dan Voorraad optimaliseren: indicatoren, methoden en software.

Wat is voorraadbeheer?

Voorraadbeheer omvat alles wat met de goederen te maken heeft tussen inkoop en verkoop:

• inkopen: wat te bestellen, hoeveel, bij welke leverancier en wanneer;
• ontvangen: de leveringen controleren en in voorraad nemen;
• verdelen: tussen het magazijn, de winkels en het lager van de webshop;
• verkopen: elk verkocht artikel uit de voorraad boeken, aan de kassa en online;
• tellen: inventariseren en afwijkingen corrigeren;
• waarderen: weten wat de voorraad waard is in de boekhouding.

In een kleine winkel doet vaak één persoon dit allemaal. Hoe meer winkels, kanalen en referenties, hoe meer men een systeem nodig heeft dat de cijfers actueel houdt.

Waarom het zo belangrijk is voor een winkel

De voorraad is vaak de grootste geldpost van een winkelier. Slordig voorraadbeheer kost op drie manieren:

• Het voorraadtekort: de klant vertrekt zonder te kopen, of koopt elders. Het is een onzichtbaar verlies, want het staat in geen enkel verkooprapport.
• De overvoorraad: het geld zit vast, er is te weinig ruimte, en vaak moet men uitverkopen.
• De derving: met verlies verkopen wat men te veel heeft ingekocht, of breuk en diefstal vaststellen.

Goed voorraadbeheer zoekt niet de laagst mogelijke voorraad. Het zoekt het evenwicht tussen deze drie kosten, product voor product.

De verschillende soorten voorraad

• De beschikbare voorraad: wat meteen verkocht kan worden.
• De veiligheidsvoorraad: de reserve die onverwachte verkopen en leveringsvertragingen opvangt.
• De seizoensvoorraad: vooraf gekocht voor een drukke periode, zoals de uitverkoop, Kerstmis of de start van het schooljaar.
• De voorraad in bestelling: besteld maar nog niet ontvangen. Die telt mee in uw beslissingen over aanvulling.
• De voorraad onderweg: onderweg tussen twee winkels, of tussen het magazijn en een winkel.
• De stilstaande voorraad: de artikelen die al lang niet meer verkocht worden. Ze kosten ruimte en geld.

De inventarisatie: weten wat u echt hebt

De voorraad die uw kassa of webshop toont, is nooit precies de werkelijke voorraad: invoerfouten, breuk, diefstal, slecht geregistreerde retouren. De inventarisatie dient om die afwijkingen te corrigeren.

• De jaarlijkse inventarisatie: een volledige telling, minstens één keer per jaar, meestal bij de afsluiting van het boekjaar. Ze is verplicht voor de boekhouding.
• De roterende inventarisatie: men telt elke week een deel van de voorraad, te beginnen met de duurste of best verkochte artikelen. Afwijkingen worden eerder opgemerkt.
• De permanente inventarisatie: de voorraad wordt bij elke inkomende en uitgaande beweging bijgewerkt, dankzij de kassa en de software. Het is de basis van elk betrouwbaar beheer.

Uw voorraad waarderen

Voor de boekhouding moet de voorraad een waarde krijgen. Twee methoden zijn gebruikelijk in Frankrijk:

• De gewogen gemiddelde kostprijs (CMUP): elk artikel is het gemiddelde van zijn inkoopprijzen waard.
• Eerst in, eerst uit (FIFO): men gaat ervan uit dat de verkochte artikelen de oudste zijn.

In het schap is FIFO ook een opbergregel: eerst het oudste verkopen, vooral bij producten met een datum of seizoensproducten.

De indicatoren om te volgen

• De voorraaddekking: hoeveel dagen verkoop uw voorraad dekt. Te laag, en het voorraadtekort nadert. Te hoog, en het geld ligt stil.
• De rotatie: hoe vaak de voorraad zich vernieuwt over een periode. Ze wordt berekend door de kostprijs van de verkopen te delen door de gemiddelde voorraad.
• Het percentage voorraadtekort: het aandeel van de dagen waarop een gevraagd product ontbrak.
• De stilstaande voorraad: de waarde van de artikelen zonder verkoop gedurende 60 of 90 dagen.
• De marge na voorraadkosten: de brutomarge, min wat het kost om de voorraad aan te houden.

Deze indicatoren hebben alleen zin per product en per winkel. Een globaal gemiddelde verbergt bijna altijd een tekort aan de ene kant en een overvoorraad aan de andere.

De aanvulmethoden

• Het bestelpunt: men bestelt opnieuw wanneer de voorraad onder een drempel zakt, berekend op basis van de verkopen tijdens de levertijd en de veiligheidsvoorraad.
• Het min/max: men vult de voorraad aan tot een maximum zodra die onder een minimum komt.
• De bestelling op vaste datum: men bestelt elke week of elke maand en past de hoeveelheden aan.
• De vraagvoorspelling: men schat de komende verkopen dag per dag, rekening houdend met seizoenen, weer en trends, en bestelt vervolgens wat de periode dekt.

De methoden met drempels werken goed voor regelmatige producten. Voorspellen wordt noodzakelijk zodra de verkopen afhangen van seizoenen, acties of weer. We leggen uit hoe Sweet de verkopen product voor product voorspelt in het artikel over Horizon.

De waarschuwingen voor voorraadtekort

Een waarschuwing voor voorraadtekort waarschuwt voordat het schap leeg is. Om nuttig te zijn moet ze:

• per winkel berekend zijn, niet op de totale voorraad;
• rekening houden met de levertijd van de leverancier;
• rekening houden met de voorraad die al in bestelling is;
• een actie voorstellen: bestellen, of overboeken vanuit een andere winkel die er te veel van heeft.

De voorraad van meerdere winkels en een webshop beheren

Met meerdere verkooppunten verandert de moeilijkheid van aard: hetzelfde product kan in de ene winkel ontbreken en in een andere stilliggen. Dan moet men:

• de verkopen samenbrengen van alle kassa's en de webshop in één referentievoorraad;
• de voorraad winkel per winkel volgen;
• overboeken voordat men opnieuw koopt, wanneer een winkel te veel heeft van een artikel dat elders ontbreekt;
• de leveranciersbestellingen bundelen om de minimums en de franco te halen.

Spreadsheet of software voor voorraadbeheer?

Een spreadsheet volstaat voor enkele tientallen referenties en één winkel. Daarna klopt het snel niet meer: het is niet gekoppeld aan de verkopen, vergeet de voorraad in bestelling en waarschuwt nergens voor.

Software voor voorraadbeheer koppelt aan de kassa, de webshop en de logistieke partner, werkt de voorraad bij elke verkoop bij, berekent de aanvullingen en waarschuwt voor voorraadtekorten. De criteria om er een te kiezen, en de stappen om het in te voeren, staan beschreven in onze gids om uw voorraad te optimaliseren.

Wat Sway One doet

Sway One koppelt aan de tools die u al gebruikt: Shopify, PrestaShop, WooCommerce, uw kassa's zoals Square, SumUp of Lightspeed, en uw logistieke partner. Het brengt de verkopen van al uw kanalen samen, en vervolgens:

• voorspelt het de vraag product voor product en winkel voor winkel;
• stelt het aanvullingen voor, met hoeveelheden, rekening houdend met minimumbestellingen, franco en levertijden;
• waarschuwt het voor voorraadtekorten per winkel en stelt het overboekingen tussen winkels voor;
• zet het de aanvullingen om in inkooporders voor leveranciers;
• meet het daarna wat elke beslissing heeft opgeleverd.

Op onze gesimuleerde winkels brengt Sweet 1.4, de motor van Sway One, de behaalde marge gemiddeld van +4,1 % naar +7,4 %. Het detail staat in het artikel over Sweet 1.4, en de winstcalculator schat in wat dat voor uw winkel betekent.

Veelgestelde vragen

Wat is de definitie van voorraadbeheer?

Het is het geheel van beslissingen en handelingen waarmee u het juiste product hebt, in de juiste hoeveelheid, op de juiste plek en op het juiste moment: de goederen inkopen, ontvangen, verdelen, verkopen, tellen en waarderen.

Wat zijn de belangrijkste methoden van voorraadbeheer?

Voor de aanvulling: het bestelpunt, het min/max, de bestelling op vaste datum en de vraagvoorspelling. Voor de waardering: de CMUP en FIFO. Voor het tellen: de jaarlijkse, roterende of permanente inventarisatie.

Hoe berekent u de voorraaddekking?

Deel de beschikbare voorraad door de gemiddelde verkoop van één dag. Een voorraad van 120 stuks bij 4 verkopen per dag dekt 30 dagen.

Hoe voorkomt u voorraadtekorten?

Volg de voorraad winkel per winkel, houd rekening met de levertijden van leveranciers en de voorraad in bestelling, houd een veiligheidsvoorraad aan op de producten die tellen, en laat u waarschuwen voordat het schap leeg is.

Hebt u software nodig om uw voorraad te beheren?

Niet voor een kleine winkel met weinig referenties. Zodra er meerdere kanalen, meerdere winkels of duidelijke seizoenen zijn, voorkomt software die aan de verkopen gekoppeld is de meeste fouten van een spreadsheet.