Lagerstyring: definisjon, metoder og verktøy for en butikk

Lagerstyring betyr å ha riktig produkt, i riktig mengde, på riktig sted, i det øyeblikket kunden ber om det, uten å binde mer penger enn nødvendig. For en butikk avgjør den en stor del av marginen: hver lagermangel er et tapt salg, hvert overskudd er penger som står stille.

Denne guiden legger grunnlaget: hva man styrer, hvordan man teller det, hvordan man verdsetter det og hvordan man følger det opp. For å gå videre med optimalisering, les Optimaliser lageret: nøkkeltall, metoder og system.

Hva er lagerstyring?

Lagerstyring omfatter alt som gjelder varene mellom innkjøp og salg:

• kjøpe: hva man skal bestille, hvor mye, fra hvilken leverandør og når;
• motta: kontrollere leveransene og legge dem inn på lager;
• fordele: mellom bakrommet, butikkene og nettbutikkens lager;
• selge: ta hver solgte vare ut av lageret, både i kassen og på nett;
• telle: gjøre varetelling og rette opp avvik;
• verdsette: vite hva lageret er verdt i regnskapet.

I en liten butikk gjør ofte én person alt dette. Jo flere butikker, kanaler og varenumre, desto mer trenger man et system som holder tallene oppdatert.

Hvorfor det er så viktig for en butikk

Lageret er ofte butikkeierens største pengepost. Unøyaktig lagerstyring koster på tre måter:

• Lagermangel: kunden går uten å kjøpe, eller kjøper et annet sted. Det er et usynlig tap, for det vises ikke i noen salgsrapport.
• Overlager: pengene er bundet, plassen mangler, og man må ofte sette ned prisene.
• Svinn: å selge med tap det man har kjøpt for mye av, eller å konstatere ødeleggelse og tyveri.

God lagerstyring leter ikke etter det lavest mulige lageret. Den leter etter balansen mellom disse tre kostnadene, produkt for produkt.

De ulike typene lager

• Tilgjengelig lager: det som kan selges med en gang.
• Sikkerhetslager: reserven som dekker uventet salg og forsinkede leveranser.
• Sesonglager: kjøpt på forhånd til en sterk periode, som salget, jul eller skolestart.
• Lager i bestilling: bestilt, men ikke mottatt ennå. Det teller med i påfyllsbeslutningene dine.
• Lager i transitt: på vei mellom to butikker, eller mellom lageret og en butikk.
• Lager som står stille: varene som ikke har solgt på lenge. De koster plass og penger.

Varetelling: å vite hva man faktisk har

Lageret som vises i kassen eller nettbutikken din er aldri nøyaktig det reelle lageret: inntastingsfeil, ødeleggelse, tyveri, dårlig registrerte returer. Varetellingen brukes til å rette opp disse avvikene.

• Årlig varetelling: en full telling, minst én gang i året, vanligvis ved regnskapsårets slutt. Den er obligatorisk for regnskapet.
• Rullerende varetelling: man teller en del av lageret hver uke, og begynner med de dyreste eller mest solgte varene. Avvikene oppdages tidligere.
• Kontinuerlig varetelling: lageret oppdateres ved hver inngang og hver utgang, takket være kassen og programvaren. Det er grunnlaget for all pålitelig styring.

Verdsette lageret sitt

I regnskapet må lageret gis en verdi. To metoder er vanlige i Frankrike:

• Vektet gjennomsnittskost (CMUP): hver vare er verdt gjennomsnittet av innkjøpsprisene sine.
• Først inn, først ut (FIFO): man regner med at de solgte varene er de eldste.

I hyllen er FIFO også en plasseringsregel: selg det eldste først, særlig for datomerkede varer eller sesongvarer.

Nøkkeltallene å følge

• Lagerdekning: hvor mange dagers salg lageret ditt dekker. For lav, og lagermangelen nærmer seg. For høy, og pengene står stille.
• Omløpshastighet: hvor mange ganger lageret fornyes over en periode. Den regnes ut ved å dele kostnaden for solgte varer på gjennomsnittslageret.
• Andel lagermangel: andelen av dagene da et etterspurt produkt manglet.
• Lager som står stille: verdien av varene uten salg på 60 eller 90 dager.
• Margin etter lagerkostnad: bruttomarginen, minus det det koster å beholde lageret.

Disse nøkkeltallene gir bare mening per produkt og per butikk. Et samlet gjennomsnitt skjuler nesten alltid en mangel på den ene siden og et overlager på den andre.

Påfyllsmetodene

• Bestillingspunkt: man bestiller på nytt når lageret går under en terskel, regnet ut fra salget i leveringstiden og sikkerhetslageret.
• Min/maks: man fyller lageret opp til et maksimum så snart det går under et minimum.
• Bestilling på fast dato: man bestiller hver uke eller hver måned, og justerer mengdene.
• Etterspørselsprognose: man anslår det kommende salget, dag for dag, med hensyn til sesonger, vær og trender, og bestiller deretter det som dekker perioden.

Metodene med terskler fungerer godt på jevne produkter. Prognoser blir nødvendige så snart salget avhenger av sesonger, kampanjer eller vær. Vi går nærmere inn på hvordan Sweet forutsier salget produkt for produkt i artikkelen om Horizon.

Varsler om lagermangel

Et varsel om lagermangel advarer før hylla er tom. For å være nyttig må det:

• være regnet ut per butikk, ikke på totallageret;
• ta hensyn til leverandørens leveringstid;
• ta hensyn til lageret som allerede er i bestilling;
• foreslå en handling: bestille, eller overføre fra en annen butikk som har for mye.

Styre lageret til flere butikker og en nettbutikk

Med flere salgssteder endrer vanskeligheten karakter: det samme produktet kan mangle i én butikk og stå stille i en annen. Da må man:

• samle salget fra alle kassene og nettbutikken i ett referanselager;
• følge lageret butikk for butikk;
• overføre før man kjøper på nytt, når en butikk har for mye av en vare som mangler et annet sted;
• gruppere leverandørbestillingene for å nå minimumene og fraktfri grense.

Regneark eller programvare for lagerstyring?

Et regneark er nok for noen titalls varenumre og én butikk. Utover det blir det fort feil: det er ikke koblet til salget, det glemmer lageret i bestilling, og det varsler ikke om noe.

Et program for lagerstyring kobles til kassen, nettbutikken og logistikkleverandøren, oppdaterer lageret ved hvert salg, regner ut påfyllene og varsler før lagermangel. Kriteriene for å velge ett, og trinnene for å ta det i bruk, er beskrevet i guiden vår for å optimalisere lageret.

Hva Sway One gjør

Sway One kobles til verktøyene du allerede bruker: Shopify, PrestaShop, WooCommerce, kassene dine som Square, SumUp eller Lightspeed, og logistikkleverandøren din. Det samler salget fra alle kanalene dine, og deretter:

• forutsier etterspørselen produkt for produkt og butikk for butikk;
• foreslår påfyll, med mengder, med hensyn til minimumsbestillinger, fraktfri grense og leveringstider;
• varsler om lagermangel per butikk og foreslår overføringer mellom butikkene;
• gjør påfyllene om til innkjøpsordrer til leverandørene;
• måler deretter hva hver beslutning har gitt.

På de simulerte butikkene våre øker Sweet 1.4, motoren i Sway One, den oppnådde marginen fra +4,1 % til +7,4 % i gjennomsnitt. Detaljene står i artikkelen om Sweet 1.4, og gevinstkalkulatoren anslår hva det betyr for butikken din.

Ofte stilte spørsmål

Hva er definisjonen på lagerstyring?

Det er helheten av beslutninger og operasjoner som gjør at man har riktig produkt, i riktig mengde, på riktig sted og til riktig tid: kjøpe, motta, fordele, selge, telle og verdsette varene.

Hva er de viktigste metodene for lagerstyring?

For påfyll: bestillingspunkt, min/maks, bestilling på fast dato og etterspørselsprognose. For verdsetting: CMUP og FIFO. For telling: årlig, rullerende eller kontinuerlig varetelling.

Hvordan regner man ut lagerdekningen?

Del tilgjengelig lager på gjennomsnittlig salg per dag. Et lager på 120 stykker med 4 salg per dag dekker 30 dager.

Hvordan unngår man lagermangel?

Følg lageret butikk for butikk, ta hensyn til leverandørenes leveringstider og lageret i bestilling, hold et sikkerhetslager på produktene som teller, og la deg varsle før hylla er tom.

Trenger man programvare for å styre lageret?

Ikke for en liten butikk med få varenumre. Så snart det er flere kanaler, flere butikker eller tydelige sesonger, unngår et program koblet til salget de fleste feilene i et regneark.