Atsargų valdymas: apibrėžimas, metodai ir įrankiai parduotuvei

Atsargų valdymas reiškia turėti tinkamą produktą, tinkamu kiekiu, tinkamoje vietoje, tada, kai klientas jo prašo, nesuimant daugiau pinigų, nei būtina. Parduotuvei jis nulemia nemažą dalį maržos: kiekvienas atsargų trūkumas yra prarastas pardavimas, kiekvienas perteklius yra pinigai, kurie miega.

Šiame gide aptariami pagrindai: ką valdome, kaip skaičiuojame, kaip vertiname ir kaip valdome. Norėdami gilintis į optimizavimą, skaitykite Atsargų optimizavimas: rodikliai, metodai ir programa.

Kas yra atsargų valdymas?

Atsargų valdymas apima viską, kas susiję su prekėmis nuo pirkimo iki pardavimo:

• pirkti: ką užsakyti, kiek, iš kurio tiekėjo ir kada;
• priimti: patikrinti pristatymus ir įvesti juos į atsargas;
• paskirstyti: tarp sandėliuko, parduotuvių ir e-parduotuvės sandėlio;
• parduoti: nurašyti iš atsargų kiekvieną parduotą prekę, tiek kasoje, tiek internete;
• skaičiuoti: atlikti inventorizaciją ir ištaisyti neatitikimus;
• vertinti: žinoti, kiek atsargos vertos apskaitoje.

Mažoje parduotuvėje visa tai dažnai daro vienas žmogus. Kuo daugiau parduotuvių, kanalų ir kodų, tuo labiau reikia sistemos, kuri skaičius laiko atnaujintus.

Kodėl tai taip svarbu parduotuvei

Atsargos dažnai yra didžiausia prekybininko pinigų išlaidų eilutė. Netiksli atsargų valdymas kainuoja trimis būdais:

• Atsargų trūkumas: klientas išeina nieko nenusipirkęs arba perka kitur. Tai nematomas nuostolis, nes jis neatsiranda jokioje pardavimų ataskaitoje.
• Perteklinės atsargos: pinigai įstringa, trūksta vietos, o dažnai teks nukainoti.
• Nurašymai: parduoti nuostolingai tai, ko nupirkta per daug, arba konstatuoti sudužimą ir vagystes.

Gerai valdomos atsargos nesiekia kuo mažesnių atsargų. Jos ieško pusiausvyros tarp šių trijų sąnaudų, produktas po produkto.

Atsargų rūšys

• Turimos atsargos: tai, ką galima parduoti iškart.
• Saugos atsargos: rezervas, dengiantis nenumatytus pardavimus ir pristatymo vėlavimus.
• Sezoninės atsargos: nupirktos iš anksto stipriam laikotarpiui, pavyzdžiui, išpardavimams, Kalėdoms ar mokslo metų pradžiai.
• Užsakytos atsargos: užsakytos, bet dar negautos. Jos skaičiuojamos jūsų papildymo sprendimuose.
• Atsargos kelyje: keliaujančios tarp dviejų parduotuvių arba tarp sandėlio ir parduotuvės.
• Užsigulėjusios atsargos: prekės, kurios jau seniai nebeparduodamos. Jos kainuoja vietą ir pinigus.

Inventorizacija: žinoti, ką iš tikrųjų turite

Atsargos, rodomos jūsų kasoje ar e-parduotuvėje, niekada nėra tiksliai realios atsargos: įvedimo klaidos, sudužimai, vagystės, blogai užregistruoti grąžinimai. Inventorizacija padeda šiuos neatitikimus ištaisyti.

• Metinė inventorizacija: pilnas suskaičiavimas bent kartą per metus, paprastai finansinių metų pabaigoje. Jis privalomas apskaitai.
• Slenkančioji inventorizacija: kiekvieną savaitę skaičiuojama dalis atsargų, pradedant brangiausiomis arba geriausiai parduodamomis prekėmis. Neatitikimai pastebimi anksčiau.
• Nuolatinė inventorizacija: atsargos atnaujinamos kiekvieną kartą, kai prekė įeina ir išeina, naudojant kasą ir programą. Tai bet kokio patikimo valdymo pagrindas.

Atsargų vertinimas

Apskaitai atsargoms reikia suteikti vertę. Prancūzijoje paplitę du metodai:

• Svertinė vidutinė savikaina (CMUP): kiekviena prekė vertinama pagal jos pirkimo kainų vidurkį.
• Pirmas įeina, pirmas išeina (FIFO): laikoma, kad parduotos prekės yra seniausios.

Lentynoje FIFO yra ir išdėstymo taisyklė: pirmiausia parduoti seniausią, ypač datuotus ar sezoninius produktus.

Sekami rodikliai

• Atsargų aprėptis: kiek dienų pardavimų dengia jūsų atsargos. Per maža, ir atsargų trūkumas arti. Per didelė, ir pinigai miega.
• Apyvartumas: kiek kartų atsargos atsinaujina per laikotarpį. Jis skaičiuojamas pardavimų savikainą dalijant iš vidutinių atsargų.
• Atsargų trūkumo lygis: dienų dalis, kai prašomo produkto trūko.
• Užsigulėjusios atsargos: prekių, nepardavinėtų 60 ar 90 dienų, vertė.
• Marža po laikymo sąnaudų: bendroji marža, atėmus atsargų laikymo kainą.

Šie rodikliai turi prasmę tik pagal produktą ir parduotuvę. Bendras vidurkis beveik visada paslepia trūkumą vienoje vietoje ir perteklių kitoje.

Papildymo metodai

• Užsakymo taškas: užsakoma iš naujo, kai atsargos nukrenta žemiau ribos, apskaičiuotos pagal pardavimus pristatymo laikotarpiu ir saugos atsargas.
• Min/max: atsargos papildomos iki maksimumo, kai tik nukrenta žemiau minimumo.
• Užsakymas fiksuotą dieną: užsakoma kiekvieną savaitę ar mėnesį, koreguojant kiekius.
• Paklausos prognozė: vertinami būsimi pardavimai diena po dienos, atsižvelgiant į sezonus, orus ir tendencijas, tada užsakoma tiek, kad užtektų laikotarpiui.

Metodai su ribomis gerai veikia reguliariems produktams. Prognozė tampa būtina, kai pardavimai priklauso nuo sezonų, akcijų ar oro. Kaip Sweet prognozuoja pardavimus produktas po produkto, aprašome straipsnyje apie Horizon.

Atsargų trūkumo įspėjimai

Atsargų trūkumo įspėjimas praneša, kol lentyna dar nėra tuščia. Kad būtų naudingas, jis turi:

• būti skaičiuojamas pagal parduotuvę, o ne pagal bendras atsargas;
• atsižvelgti į tiekėjo pristatymo terminą;
• atsižvelgti į jau užsakytas atsargas;
• siūlyti veiksmą: užsakyti arba perkelti iš kitos parduotuvės, kurioje jų per daug.

Kelių parduotuvių ir e-parduotuvės atsargų valdymas

Turint kelis pardavimo taškus, sunkumas keičia pobūdį: tas pats produktas gali trūkti vienoje parduotuvėje ir gulėti kitoje. Tada reikia:

• sujungti visų kasų ir e-parduotuvės pardavimus į vienas pamatines atsargas;
• sekti atsargas parduotuvė po parduotuvės;
• perkelti prieš perkant iš naujo, kai parduotuvėje yra per daug prekės, kurios kitur trūksta;
• sugrupuoti tiekėjų užsakymus, kad būtų pasiekti minimumai ir nemokamo pristatymo riba.

Skaičiuoklė ar atsargų valdymo programa?

Skaičiuoklės užtenka keliasdešimčiai kodų ir vienai parduotuvei. Toliau ji greitai tampa netiksli: ji nesusieta su pardavimais, pamiršta užsakytas atsargas ir apie nieką nepraneša.

Atsargų valdymo programa jungiasi prie kasos, e-parduotuvės ir logistikos tiekėjo, atnaujina atsargas po kiekvieno pardavimo, skaičiuoja papildymus ir įspėja prieš atsargų trūkumą. Kriterijai, kaip pasirinkti programą, ir jos įdiegimo žingsniai išsamiai aprašyti mūsų gide apie atsargų optimizavimą.

Ką daro Sway One

Sway One jungiasi prie įrankių, kuriuos jau naudojate: Shopify, PrestaShop, WooCommerce, jūsų kasų, tokių kaip Square, SumUp ar Lightspeed, ir jūsų logistikos tiekėjo. Jis sujungia visų jūsų kanalų pardavimus, o tada:

• prognozuoja paklausą produktas po produkto ir parduotuvė po parduotuvės;
• siūlo papildymus su kiekiais, atsižvelgdamas į užsakymo minimumus, nemokamo pristatymo ribą ir terminus;
• įspėja apie atsargų trūkumą pagal parduotuvę ir siūlo perkėlimus tarp parduotuvių;
• paverčia papildymus tiekėjų pirkimo užsakymais;
• vėliau išmatuoja, ką atnešė kiekvienas sprendimas.

Mūsų imituotose parduotuvėse Sweet 1.4, Sway One variklis, vidutiniškai padidina uždirbtą maržą nuo +4,1 % iki +7,4 %. Išsamiau rašoma straipsnyje apie Sweet 1.4, o pelno skaičiuoklė įvertina, ką tai reiškia jūsų parduotuvei.

Dažniausiai užduodami klausimai

Koks yra atsargų valdymo apibrėžimas?

Tai sprendimų ir operacijų visuma, leidžianti turėti tinkamą produktą, tinkamu kiekiu, tinkamoje vietoje ir tinkamu laiku: pirkti, priimti, paskirstyti, parduoti, skaičiuoti ir vertinti prekes.

Kokie yra pagrindiniai atsargų valdymo metodai?

Papildymui: užsakymo taškas, min/max, užsakymas fiksuotą dieną ir paklausos prognozė. Vertinimui: svertinė vidutinė savikaina (CMUP) ir FIFO. Skaičiavimui: metinė, slenkančioji arba nuolatinė inventorizacija.

Kaip apskaičiuoti atsargų aprėptį?

Turimas atsargas padalykite iš vidutinių vienos dienos pardavimų. 120 vienetų atsargos esant 4 pardavimams per dieną dengia 30 dienų.

Kaip išvengti atsargų trūkumo?

Sekite atsargas parduotuvė po parduotuvės, atsižvelkite į tiekėjų terminus ir užsakytas atsargas, svarbiems produktams laikykite saugos atsargas ir leiskite sau būti įspėjamam, kol lentyna dar nėra tuščia.

Ar atsargoms valdyti reikia programos?

Mažai parduotuvei su nedaug kodų ne. Kai tik atsiranda keli kanalai, kelios parduotuvės ar ryškūs sezonai, su pardavimais susieta programa pašalina daugumą skaičiuoklės klaidų.