Gestione del magazzino: definizione, metodi e strumenti per un negozio

La gestione del magazzino significa avere il prodotto giusto, nella quantità giusta, nel posto giusto, nel momento in cui il cliente lo chiede, senza immobilizzare più denaro del necessario. Per un negozio decide buona parte del margine: ogni rottura è una vendita persa, ogni eccesso è denaro che dorme.

Questa guida pone le basi: cosa si gestisce, come lo si conta, come lo si valorizza e come lo si pilota. Per approfondire l'ottimizzazione, leggete Ottimizzare il magazzino: indicatori, metodi e software.

Che cos'è la gestione del magazzino?

La gestione del magazzino comprende tutto ciò che riguarda le merci tra l'acquisto e la vendita:

• acquistare: cosa ordinare, quanto, da quale fornitore e quando;
• ricevere: controllare le consegne e registrarle a magazzino;
• ripartire: tra il retrobottega, i negozi e il magazzino dell'e-shop;
• vendere: scaricare dal magazzino ogni articolo venduto, in cassa come online;
• contare: fare l'inventario e correggere le differenze;
• valorizzare: sapere quanto vale il magazzino nei conti.

In un piccolo negozio, una sola persona fa spesso tutto questo. Più ci sono negozi, canali e referenze, più serve un sistema che tenga i numeri aggiornati.

Perché è così importante per un negozio

Il magazzino è spesso la prima voce di denaro di un commerciante. Una gestione approssimativa costa in tre modi:

• La rottura: il cliente se ne va senza comprare, o compra altrove. È una perdita invisibile, perché non compare in nessun rapporto di vendita.
• L'eccesso di scorte: il denaro è immobilizzato, manca lo spazio e spesso bisognerà svendere.
• Il calo e il ribasso: vendere in perdita ciò che si è comprato in eccesso, o constatare rotture e furti.

Una buona gestione del magazzino non cerca la scorta più bassa possibile. Cerca l'equilibrio tra questi tre costi, prodotto per prodotto.

I diversi tipi di scorte

• La scorta disponibile: ciò che si può vendere subito.
• La scorta di sicurezza: la riserva che copre le vendite impreviste e i ritardi di consegna.
• La scorta stagionale: acquistata in anticipo per un periodo forte, come i saldi, il Natale o il rientro a scuola.
• La scorta in ordine: ordinata ma non ancora ricevuta. Conta nelle vostre decisioni di riassortimento.
• La scorta in transito: in viaggio tra due negozi, o tra il magazzino e un punto vendita.
• Il magazzino fermo: gli articoli che non si vendono più da molto tempo. Costano spazio e denaro.

L'inventario: sapere cosa si ha davvero

La scorta mostrata dalla vostra cassa o dal vostro e-shop non è mai esattamente la scorta reale: errori di inserimento, rotture, furti, resi registrati male. L'inventario serve a correggere queste differenze.

• L'inventario annuale: un conteggio completo, almeno una volta all'anno, in genere alla chiusura dell'esercizio. È obbligatorio per i conti.
• L'inventario a rotazione: si conta una parte del magazzino ogni settimana, cominciando dagli articoli più costosi o più venduti. Le differenze vengono individuate prima.
• L'inventario permanente: la scorta viene aggiornata a ogni entrata e a ogni uscita, grazie alla cassa e al software. È la base di ogni gestione affidabile.

Valorizzare il magazzino

Per i conti, bisogna dare un valore al magazzino. Due metodi sono diffusi in Francia:

• Il costo medio ponderato: ogni articolo vale la media dei suoi prezzi di acquisto.
• Il primo entrato, primo uscito (FIFO): si considera che gli articoli venduti siano i più vecchi.

A scaffale, il FIFO è anche una regola di sistemazione: vendere prima il più vecchio, soprattutto per i prodotti con scadenza o stagionali.

Gli indicatori da seguire

• La copertura delle scorte: quanti giorni di vendite copre il vostro magazzino. Troppo bassa, la rottura si avvicina. Troppo alta, il denaro dorme.
• La rotazione: quante volte il magazzino si rinnova in un periodo. Si calcola dividendo il costo del venduto per la scorta media.
• Il tasso di rottura: la quota dei giorni in cui un prodotto richiesto mancava.
• Il magazzino fermo: il valore degli articoli senza vendite da 60 o 90 giorni.
• Il margine dopo mantenimento: il margine lordo, meno quanto costa tenere la scorta.

Questi indicatori hanno senso solo per prodotto e per negozio. Una media globale nasconde quasi sempre una rottura da una parte e un eccesso di scorte dall'altra.

I metodi di riassortimento

• Il punto di riordino: si riordina quando la scorta scende sotto una soglia, calcolata a partire dalle vendite durante il tempo di consegna e dalla scorta di sicurezza.
• Il min/max: si riporta la scorta a un massimo non appena scende sotto un minimo.
• L'ordine a data fissa: si ordina ogni settimana o ogni mese, adattando le quantità.
• La previsione della domanda: si stimano le vendite future, giorno per giorno, tenendo conto delle stagioni, del meteo e delle tendenze, poi si ordina ciò che copre il periodo.

I metodi a soglia funzionano bene sui prodotti regolari. La previsione diventa necessaria non appena le vendite dipendono dalle stagioni, dalle promozioni o dal meteo. Spieghiamo come Sweet prevede le vendite prodotto per prodotto nell'articolo su Horizon.

Gli avvisi di rottura

Un avviso di rottura avverte prima che lo scaffale sia vuoto. Per essere utile, deve:

• essere calcolato per negozio, non sulla scorta totale;
• tenere conto del tempo di consegna del fornitore;
• tenere conto della scorta già in ordine;
• proporre un'azione: ordinare, oppure trasferire da un altro negozio che ne ha troppa.

Gestire il magazzino di più negozi e di un e-shop

Con più punti vendita, la difficoltà cambia natura: lo stesso prodotto può mancare in un negozio e dormire in un altro. Occorre allora:

• riunire le vendite di tutte le casse e dell'e-shop in un'unica scorta di riferimento;
• seguire la scorta negozio per negozio;
• trasferire prima di ricomprare, quando un punto vendita ha troppo di un articolo che manca altrove;
• raggruppare gli ordini ai fornitori per raggiungere i minimi e la spedizione gratuita.

Foglio di calcolo o software di gestione del magazzino?

Un foglio di calcolo basta per qualche decina di referenze e un solo negozio. Oltre, diventa presto sbagliato: non è collegato alle vendite, dimentica la scorta in ordine e non avvisa di nulla.

Un software di gestione del magazzino si collega alla cassa, all'e-shop e al logistico, aggiorna la scorta a ogni vendita, calcola i riassortimenti e avvisa prima delle rotture. I criteri per sceglierne uno e i passaggi per metterlo in opera sono illustrati nella nostra guida per ottimizzare il magazzino.

Cosa fa Sway One

Sway One si collega agli strumenti che usate già: Shopify, PrestaShop, WooCommerce, le vostre casse come Square, SumUp o Lightspeed, e il vostro logistico. Riunisce le vendite di tutti i vostri canali, poi:

• prevede la domanda prodotto per prodotto e negozio per negozio;
• propone i riassortimenti, con le quantità, tenendo conto dei minimi d'ordine, della spedizione gratuita e dei tempi;
• avvisa delle rotture per negozio e propone i trasferimenti tra negozi;
• trasforma i riassortimenti in ordini ai fornitori;
• misura poi ciò che ogni decisione ha reso.

Sui nostri negozi simulati, Sweet 1.4, il motore di Sway One, porta il margine guadagnato da +4,1 % a +7,4 % in media. Il dettaglio è nell'articolo su Sweet 1.4, e il calcolatore dei guadagni stima cosa significa per il vostro negozio.

Domande frequenti

Qual è la definizione di gestione del magazzino?

È l'insieme delle decisioni e delle operazioni che permettono di avere il prodotto giusto, nella quantità giusta, nel posto giusto e al momento giusto: acquistare, ricevere, ripartire, vendere, contare e valorizzare le merci.

Quali sono i principali metodi di gestione del magazzino?

Per il riassortimento: il punto di riordino, il min/max, l'ordine a data fissa e la previsione della domanda. Per la valorizzazione: il costo medio ponderato e il FIFO. Per il conteggio: l'inventario annuale, a rotazione o permanente.

Come si calcola la copertura delle scorte?

Dividete la scorta disponibile per le vendite medie di un giorno. Una scorta di 120 pezzi con 4 vendite al giorno copre 30 giorni.

Come evitare le rotture di magazzino?

Seguite la scorta negozio per negozio, tenete conto dei tempi dei fornitori e della scorta in ordine, mantenete una scorta di sicurezza sui prodotti che contano e fatevi avvisare prima che lo scaffale sia vuoto.

Serve un software per gestire il magazzino?

Non per un piccolo negozio con poche referenze. Non appena ci sono più canali, più negozi o stagioni marcate, un software collegato alle vendite evita la maggior parte degli errori di un foglio di calcolo.