Készletgazdálkodás: meghatározás, módszerek és eszközök üzletnek

A készletgazdálkodás azt jelenti, hogy a megfelelő termék a megfelelő mennyiségben, a megfelelő helyen van, akkor, amikor a vásárló kéri, anélkül, hogy a szükségesnél több pénzt kötnénk le. Egy üzletnél ez dönti el az árrés jelentős részét: minden készlethiány elveszett eladás, minden többlet alvó pénz.

Ez az útmutató lefekteti az alapokat: mit kezelünk, hogyan számoljuk meg, hogyan értékeljük és hogyan irányítjuk. Az optimalizálásról részletesebben a Készletoptimalizálás: mutatók, módszerek és szoftver című cikkben olvashat.

Mi a készletgazdálkodás?

A készletgazdálkodás magában foglal mindent, ami az árut a vétel és az eladás között érinti:

• vásárolni: mit rendeljen, mennyit, melyik beszállítótól és mikor;
• átvenni: ellenőrizni a szállításokat és bevételezni őket;
• elosztani: a raktárhelyiség, az üzletek és a webshop raktára között;
• eladni: kivezetni a készletből minden eladott cikket, a kasszánál és online is;
• megszámolni: leltárt végezni és javítani az eltéréseket;
• értékelni: tudni, mennyit ér a készlet a könyvelésben.

Egy kis üzletben gyakran egyetlen ember csinálja mindezt. Minél több az üzlet, a csatorna és a cikk, annál inkább szükség van egy rendszerre, amely naprakészen tartja a számokat.

Miért olyan fontos ez egy üzletnek

A készlet gyakran a kereskedő első pénzügyi tétele. A hozzávetőleges kezelés háromféleképpen kerül pénzbe:

• A készlethiány: a vásárló vásárlás nélkül távozik, vagy máshol vásárol. Ez láthatatlan veszteség, mert egyetlen eladási jelentésben sem jelenik meg.
• A túlkészlet: a pénz le van kötve, kevés a hely, és gyakran le kell árazni.
• A leértékelés és a szóródás: veszteséggel eladni, amit túl sokat vettünk, vagy törést és lopást megállapítani.

A jó készletgazdálkodás nem a lehető legalacsonyabb készletet keresi. Az egyensúlyt keresi e három költség között, termékenként.

A készlet különböző típusai

• A rendelkezésre álló készlet: ami azonnal eladható.
• A biztonsági készlet: a tartalék, amely fedezi a váratlan eladásokat és a szállítási késéseket.
• A szezonális készlet: előre megvásárolt egy erős időszakra, például a leárazásra, a karácsonyra vagy a tanévkezdésre.
• A rendelésben lévő készlet: megrendelt, de még meg nem érkezett. Beleszámít az utánrendelési döntéseibe.
• Az úton lévő készlet: két üzlet között, vagy a raktár és egy üzlet között úton.
• A pangó készlet: a régóta nem fogyó cikkek. Helybe és pénzbe kerülnek.

A leltár: tudni, mi van valójában

A kasszája vagy a webshopja által mutatott készlet soha nem pontosan a valós készlet: bevitelhibák, törés, lopás, rosszul rögzített visszáruk. A leltár ezeknek az eltéréseknek a javítására szolgál.

• Az éves leltár: teljes számlálás, évente legalább egyszer, általában az üzleti év zárásakor. A könyvelés szempontjából kötelező.
• A gördülő leltár: hetente a készlet egy részét számolják meg, a legdrágább vagy legtöbbet eladott cikkekkel kezdve. Az eltéréseket korábban észreveszik.
• A folyamatos leltár: a készlet minden bevételezéskor és minden kivezetéskor frissül a kasszának és a szoftvernek köszönhetően. Ez minden megbízható gazdálkodás alapja.

A készlet értékelése

A könyveléshez értéket kell adni a készletnek. Franciaországban két módszer elterjedt:

• A súlyozott átlagköltség: minden cikk a beszerzési árainak átlagát éri.
• Az elsőként be, elsőként ki (FIFO): úgy tekintik, hogy az eladott cikkek a legrégebbiek.

A polcon a FIFO tárolási szabály is: előbb a legrégebbit eladni, különösen a lejárati idős vagy szezonális termékeknél.

A követendő mutatók

• A készletfedezet: hány napi eladást fed le a készlete. Túl alacsony, és közeleg a készlethiány. Túl magas, és a pénz alszik.
• A forgás: hányszor újul meg a készlet egy időszak alatt. Úgy számítják ki, hogy az eladások költségét elosztják az átlagkészlettel.
• A készlethiány aránya: azoknak a napoknak az aránya, amikor egy keresett termék hiányzott.
• A pangó készlet: a 60 vagy 90 napja eladás nélküli cikkek értéke.
• Az árrés a tartási költség után: a bruttó árrés, levonva azt, amibe a készlet megtartása kerül.

Ezeknek a mutatóknak csak termékenként és üzletenként van értelmük. Egy globális átlag szinte mindig elrejti az egyik oldalon a készlethiányt, a másikon a túlkészletet.

Az utánpótlás módszerei

• A rendelési pont: újrarendelnek, amikor a készlet egy küszöb alá esik, amelyet a szállítási idő alatti eladásokból és a biztonsági készletből számítanak ki.
• A min/max: a készletet felemelik egy maximumig, amint egy minimum alá esik.
• A rögzített időpontú rendelés: minden héten vagy minden hónapban rendelnek, a mennyiségeket igazítva.
• A kereslet előrejelzése: megbecsülik a jövőbeli eladásokat, napról napra, figyelembe véve a szezonokat, az időjárást és a trendeket, majd azt rendelik, ami fedezi az időszakot.

A küszöbös módszerek jól működnek a rendszeres termékeknél. Az előrejelzés akkor válik szükségessé, ha az eladások a szezonoktól, az akcióktól vagy az időjárástól függnek. Azt, hogyan jelzi előre a Sweet az eladásokat termékenként, a Horizonról szóló cikkben részletezzük.

A készlethiány-riasztások

A készlethiány-riasztás figyelmeztet, mielőtt a polc kiürülne. Hogy hasznos legyen, kell, hogy:

• üzletenként legyen kiszámítva, ne az összkészleten;
• figyelembe vegye a beszállító szállítási idejét;
• figyelembe vegye a már rendelésben lévő készletet;
• javasoljon egy műveletet: rendelni, vagy átvinni egy másik üzletből, amelynek túl sok van.

Több üzlet és egy webshop készletének kezelése

Több értékesítési ponttal a nehézség természete megváltozik: ugyanaz a termék az egyik üzletből hiányozhat, a másikban pedig alhat. Ilyenkor kell:

• egyesíteni az eladásokat az összes kasszából és a webshopból egyetlen referenciakészletbe;
• üzletenként követni a készletet;
• átvinni, mielőtt újra vásárol, ha egy üzletnek túl sok van egy olyan cikkből, amely máshol hiányzik;
• összevonni a beszállítói rendeléseket, hogy elérjék a minimumokat és az ingyenes szállítás határát.

Táblázat vagy készletgazdálkodási szoftver?

Egy táblázat elég néhány tucat cikkhez és egyetlen üzlethez. Azon túl gyorsan pontatlanná válik: nincs összekötve az eladásokkal, elfelejti a rendelésben lévő készletet, és semmiről sem figyelmeztet.

A készletgazdálkodási szoftver kapcsolódik a kasszához, a webshophoz és a logisztikai partnerhez, minden eladáskor frissíti a készletet, kiszámítja az utánpótlást, és riaszt a készlethiány előtt. A kiválasztás szempontjait és a bevezetés lépéseit a készletoptimalizálási útmutatónk részletezi.

Amit a Sway One csinál

A Sway One rákapcsolódik az Ön által már használt eszközökre: Shopify, PrestaShop, WooCommerce, a kasszáira, mint a Square, a SumUp vagy a Lightspeed, és a logisztikai partnerére. Egyesíti az összes csatornája eladásait, majd:

• előrejelzi a keresletet termékenként és üzletenként;
• javasolja az utánpótlást a mennyiségekkel, figyelembe véve a minimális rendelési mennyiségeket, az ingyenes szállítás határát és a szállítási időket;
• üzletenként figyelmeztet a készlethiányra, és javasolja az üzletek közti átvitelt;
• az utánpótlást beszállítói rendelésekké alakítja;
• majd megméri, mit hozott az egyes döntés.

A szimulált üzleteinken a Sweet 1.4, a Sway One motorja, a nyert árrést átlagosan +4,1 %-ról +7,4 %-ra emeli. A részletek a Sweet 1.4 cikkben találhatók, a nyereségkalkulátor pedig megbecsüli, mit jelent ez az Ön üzlete számára.

Gyakori kérdések

Mi a készletgazdálkodás meghatározása?

Azoknak a döntéseknek és műveleteknek az összessége, amelyek lehetővé teszik, hogy a megfelelő termék a megfelelő mennyiségben, a megfelelő helyen és a megfelelő időben álljon rendelkezésre: az áru vásárlása, átvétele, elosztása, eladása, megszámolása és értékelése.

Melyek a készletgazdálkodás főbb módszerei?

Az utánpótláshoz: a rendelési pont, a min/max, a rögzített időpontú rendelés és a kereslet előrejelzése. Az értékeléshez: a súlyozott átlagköltség és a FIFO. A számláláshoz: az éves, a gördülő vagy a folyamatos leltár.

Hogyan számoljuk ki a készletfedezetet?

Ossza el a rendelkezésre álló készletet egy nap átlagos eladásaival. A 120 darabos készlet napi 4 eladás mellett 30 napot fed le.

Hogyan kerülhetők el a készlethiányok?

Kövesse a készletet üzletenként, vegye figyelembe a beszállítók szállítási idejét és a rendelésben lévő készletet, tartson biztonsági készletet a fontos termékekből, és riasztassa magát, mielőtt a polc kiürül.

Kell szoftver a készlet kezeléséhez?

Egy kis üzletnek, kevés cikkel, nem. Amint több csatorna, több üzlet vagy kifejezett szezonok vannak, az eladásokhoz kapcsolt szoftver elkerüli a táblázat hibáinak többségét.