Varastonhallinta: määritelmä, menetelmät ja työkalut kaupalle

Varastonhallinta tarkoittaa, että oikeaa tuotetta on oikea määrä oikeassa paikassa silloin, kun asiakas sitä pyytää, sitomatta rahaa enempää kuin on tarpeen. Kaupalle se ratkaisee suuren osan katteesta: jokainen tuotepuute on menetetty myynti, jokainen ylijäämä rahaa, joka seisoo.

Tämä opas luo perustan: mitä hallitaan, miten se lasketaan, miten se arvostetaan ja miten sitä ohjataan. Jos haluatte syventyä optimointiin, lukekaa Varaston optimointi: tunnusluvut, menetelmät ja ohjelmisto.

Mitä varastonhallinta on?

Varastonhallinta kattaa kaiken, mikä koskee tavaroita oston ja myynnin välillä:

• ostaa: mitä tilataan, kuinka paljon, miltä toimittajalta ja milloin;
• vastaanottaa: tarkastaa toimitukset ja viedä ne varastoon;
• jakaa: varaston, myymälöiden ja verkkokaupan varaston kesken;
• myydä: poistaa varastosta jokainen myyty tuote, kassalla kuten verkossa;
• laskea: tehdä inventaario ja korjata erot;
• arvostaa: tietää, mitä varasto on kirjanpidossa arvoltaan.

Pienessä kaupassa yksi ihminen tekee usein kaiken tämän. Mitä enemmän on myymälöitä, kanavia ja nimikkeitä, sitä enemmän tarvitaan järjestelmää, joka pitää luvut ajan tasalla.

Miksi se on kaupalle niin tärkeää

Varasto on usein kauppiaan suurin rahaerä. Epätarkka hallinta maksaa kolmella tavalla:

• Tuotepuute: asiakas lähtee ostamatta tai ostaa muualta. Se on näkymätön menetys, sillä se ei näy missään myyntiraportissa.
• Ylivarasto: raha on sidottuna, tila loppuu, ja usein joudutaan alentamaan hintoja.
• Alennus ja hävikki: myydään tappiolla se, mitä on ostettu liikaa, tai todetaan rikkoutumisia ja varkauksia.

Hyvä varastonhallinta ei tavoittele mahdollisimman pientä varastoa. Se hakee tasapainoa näiden kolmen kustannuksen välillä, tuote tuotteelta.

Eri varastotyypit

• Käytettävissä oleva varasto: se, mikä voidaan myydä heti.
• Varmuusvarasto: varanto, joka kattaa ennakoimattomat myynnit ja toimitusviiveet.
• Sesonkivarasto: ostettu etukäteen vilkkaaksi jaksoksi, kuten alennusmyynneille, joululle tai koulun alkamiselle.
• Tilauksessa oleva varasto: tilattu mutta ei vielä vastaanotettu. Se lasketaan mukaan täydennyspäätöksiinne.
• Kuljetuksessa oleva varasto: matkalla kahden myymälän välillä tai varaston ja myymälän välillä.
• Seisova varasto: tuotteet, jotka eivät ole myyneet pitkään aikaan. Ne maksavat tilaa ja rahaa.

Inventaario: tietää, mitä todella on

Kassanne tai verkkokauppanne näyttämä varasto ei koskaan ole täsmälleen todellinen varasto: syöttövirheet, rikkoutumiset, varkaudet, väärin kirjatut palautukset. Inventaarion tehtävä on korjata nämä erot.

• Vuosi-inventaario: täydellinen laskenta vähintään kerran vuodessa, yleensä tilikauden päätteeksi. Se on kirjanpidon kannalta pakollinen.
• Kiertävä inventaario: lasketaan osa varastosta joka viikko, aloittaen kalleimmista tai eniten myydyistä tuotteista. Erot huomataan aiemmin.
• Jatkuva inventaario: varasto päivitetään jokaisella sisäänkirjauksella ja jokaisella poistolla kassan ja ohjelmiston ansiosta. Se on kaiken luotettavan hallinnan perusta.

Varaston arvostus

Kirjanpitoa varten varastolle on annettava arvo. Kaksi menetelmää on Ranskassa yleisiä:

• Painotettu keskihinta: jokaisen tuotteen arvo on sen ostohintojen keskiarvo.
• Ensin sisään, ensin ulos (FIFO): oletetaan, että myydyt tuotteet ovat vanhimpia.

Hyllyssä FIFO on myös sijoitussääntö: myydään ensin vanhin, erityisesti päivätyissä tai sesonkituotteissa.

Seurattavat tunnusluvut

• Varaston kattavuus: montako päivää myyntiä varastonne kattaa. Liian matala, ja tuotepuute lähestyy. Liian korkea, ja raha seisoo.
• Kiertonopeus: kuinka monta kertaa varasto uusiutuu jaksolla. Se lasketaan jakamalla myynnin kustannus keskimääräisellä varastolla.
• Tuotepuuteaste: niiden päivien osuus, jolloin kysytty tuote puuttui.
• Seisova varasto: tuotteiden arvo, joilla ei ole ollut myyntiä 60 tai 90 päivään.
• Kate kantokustannusten jälkeen: bruttokate, josta vähennetään varaston pitämisen kustannus.

Nämä tunnusluvut ovat mielekkäitä vain tuotteittain ja myymälöittäin. Yleinen keskiarvo kätkee lähes aina tuotepuutteen toisella puolella ja ylivaraston toisella.

Täydennysmenetelmät

• Tilauspiste: tilataan uudelleen, kun varasto laskee kynnyksen alle, joka lasketaan toimitusajan myynnistä ja varmuusvarastosta.
• Min/max: varasto täytetään maksimiin heti, kun se laskee minimin alle.
• Tilaus kiinteänä päivänä: tilataan joka viikko tai joka kuukausi määriä mukauttaen.
• Kysynnän ennustaminen: arvioidaan tulevat myynnit päivä päivältä sesongit, sää ja trendit huomioiden, ja tilataan sitten se, mikä kattaa jakson.

Kynnysmenetelmät toimivat hyvin tasaisilla tuotteilla. Ennustaminen tulee välttämättömäksi heti, kun myynti riippuu sesongeista, kampanjoista tai säästä. Kerromme, miten Sweet ennustaa myynnit tuote tuotteelta, Horizon-artikkelissa.

Tuotepuutehälytykset

Tuotepuutehälytys varoittaa ennen kuin hylly on tyhjä. Ollakseen hyödyllinen sen on:

• oltava laskettu myymälöittäin, ei kokonaisvarastosta;
• huomioitava toimittajan toimitusaika;
• huomioitava jo tilauksessa oleva varasto;
• ehdotettava toimenpidettä: tilata tai siirtää toisesta myymälästä, jolla on liikaa.

Usean myymälän ja verkkokaupan varaston hallinta

Usealla myyntipisteellä vaikeus muuttaa luonnettaan: sama tuote voi puuttua yhdestä myymälästä ja seisoa toisessa. Silloin on:

• yhdistettävä kaikkien kassojen ja verkkokaupan myynnit yhteen viitevarastoon;
• seurattava varastoa myymälä myymälältä;
• siirrettävä ennen uudelleenostoa, kun yhdellä myymälällä on liikaa tuotetta, jota muualla puuttuu;
• ryhmiteltävä toimittajatilaukset vähimmäismäärien ja postituksen ilmaisrajan saavuttamiseksi.

Taulukko vai varastonhallintaohjelmisto?

Taulukko riittää muutamalle kymmenelle nimikkeelle ja yhdelle myymälälle. Sen jälkeen siitä tulee nopeasti virheellinen: se ei ole yhteydessä myyntiin, se unohtaa tilauksessa olevan varaston eikä se varoita mistään.

Varastonhallintaohjelmisto yhdistyy kassaan, verkkokauppaan ja logistiikkakumppaniin, päivittää varaston jokaisella myynnillä, laskee täydennykset ja hälyttää ennen tuotepuutteita. Valintakriteerit ja käyttöönoton vaiheet on kuvattu varaston optimointia käsittelevässä oppaassamme.

Mitä Sway One tekee

Sway One kytkeytyy jo käyttämiinne työkaluihin: Shopify, PrestaShop, WooCommerce, kassoihinne kuten Square, SumUp tai Lightspeed, ja logistiikkakumppaniinne. Se yhdistää kaikkien kanavienne myynnit, ja sitten:

• ennustaa kysynnän tuote tuotteelta ja myymälä myymälältä;
• ehdottaa täydennykset määrineen, huomioiden tilausten vähimmäismäärät, ilmaisen toimituksen rajan ja toimitusajat;
• varoittaa tuotepuutteista myymälöittäin ja ehdottaa siirtoja myymälöiden välillä;
• muuttaa täydennykset toimittajien ostotilauksiksi;
• mittaa sen jälkeen, mitä kukin päätös on tuottanut.

Simuloiduissa myymälöissämme Sweet 1.4, Sway Onen moottori, nostaa saavutetun katteen keskimäärin +4,1 %:sta +7,4 %:iin. Yksityiskohdat ovat Sweet 1.4 -artikkelissa, ja hyötylaskuri arvioi, mitä se tarkoittaa kaupallenne.

Usein kysytyt kysymykset

Mikä on varastonhallinnan määritelmä?

Se on päätösten ja toimien kokonaisuus, jonka avulla oikeaa tuotetta on oikea määrä oikeassa paikassa ja oikeaan aikaan: tavaroiden osto, vastaanotto, jakaminen, myynti, laskenta ja arvostus.

Mitkä ovat varastonhallinnan tärkeimmät menetelmät?

Täydennykseen: tilauspiste, min/max, tilaus kiinteänä päivänä ja kysynnän ennustaminen. Arvostukseen: painotettu keskihinta ja FIFO. Laskentaan: vuosi-inventaario, kiertävä tai jatkuva inventaario.

Miten varaston kattavuus lasketaan?

Jakakaa käytettävissä oleva varasto yhden päivän keskimääräisellä myynnillä. Varasto, jossa on 120 kappaletta ja myyntiä 4 päivässä, kattaa 30 päivää.

Miten tuotepuutteita vältetään?

Seuratkaa varastoa myymälä myymälältä, huomioikaa toimittajien toimitusajat ja tilauksessa oleva varasto, pitäkää varmuusvarastoa tärkeillä tuotteilla ja antakaa itsellenne hälyttää ennen kuin hylly on tyhjä.

Tarvitaanko ohjelmistoa varaston hallintaan?

Ei pienelle kaupalle, jossa on vähän nimikkeitä. Heti kun kanavia, myymälöitä tai selviä sesonkeja on useita, myyntiin yhdistetty ohjelmisto välttää suurimman osan taulukon virheistä.