Varaston optimointi: tunnusluvut, menetelmät ja ohjelmisto

Varaston optimointi tarkoittaa, että jokaista tuotetta on riittävästi, jotta yksikään myynti ei jää välistä, sitomatta rahaa siihen, mikä ei liiku. Käytännössä: seurataan viittä tai kuutta tunnuslukua, asetetaan tilauspiste tuotteittain ja päätetään joka viikko, mitä tilataan uudelleen, siirretään tai jätetään hyllyyn. Ohjelmisto tekee tämän työn kaikille nimikkeillenne ja kaikille kaupoillenne kerralla, siinä missä taulukko loppuu muutamaan kymmeneen riviin.

Juuri näin tekee Sway One kaupoille, jotka myyvät myymälässä ja verkossa. Tässä tunnusluvut, menetelmät ja sitten vaiheet varaston optimointiin ohjelmistolla.

Sway One ja Sweet 1.4 kahdessa lauseessa

Sway One on sovellus, joka yhdistyy työkaluihinne: kassoihin kuten Square, SumUp, Lightspeed tai Hiboutik, verkkokauppoihin kuten Shopify, PrestaShop tai WooCommerce, ERP-järjestelmiin kuten Odoo tai Dolibarr, logistiikkayrityksiin kuten Bigblue. Yli kaksikymmentä työkalua, jotka yhdistätte itse Liitännät-sivulta muutamassa minuutissa.

Sweet 1.4 on sen päätöstekoäly: se ennustaa kysynnän, ehdottaa täydennykset, siirrot ja alennukset, eikä enää alenna refleksinä. Jokainen suositus saapuu suomeksi, perusteluineen, arvioituine vaikutuksineen ja luottamustasoineen. Hyväksytte sen yhdellä klikkauksella, säädätte sitä tai hylkäätte sen.

Miksi varastoa kannattaa optimoida

Huonosti säädetty varasto maksaa kolmella tavalla, jotka näkyvät huonosti tilinpäätöksessä mutta maksetaan joka kuukausi.

Tuotepuute: myynti, jota ette näe

Puuttuva tuote ei jätä jälkeensä mitään: asiakas ostaa muualta, ja historiassanne lukee "nolla myyntiä". Jos täydennätte tämän historian mukaan, tilaatte seuraavalla kerralla vähemmän. Tuotepuute ylläpitää itse itseään.

Ylivarasto: rahaa, joka seisoo

Jokainen varastossa oleva tuote on maksettu, eikä tuo raha tee mitään, ennen kuin tuote on myyty. Siihen lisätään kantokustannus: tila, vakuutus, käsittely, rahoitus, rikkoutuminen, vanheneminen. Suuruusluokkana se lasketaan usein 20–25 %:ksi varaston arvosta vuodessa. 10 000 €:n varasto, joka seisoo vuoden, maksaa siis 2 000–2 500 € ennen yhtäkään alennusta.

Alennus: myydään halvalla ostovirheen korjaamiseksi

Hyvin ajoitettu alennus pelastaa sesongin lopun. Tottumuksesta tehty alennus muuttaa hitaan tuotteen tappiolla myydyksi tuotteeksi.

Tavoite ei siis ole mahdollisimman pieni varasto. Se on oikea varasto, oikeassa paikassa, oikeaan aikaan.

Tunnusluvut varaston ohjaukseen

Laskekaa nämä kuusi tunnuslukua tuotteittain, tuoteryhmittäin ja kaupoittain: yleiskeskiarvo piilottaa ongelmat lähes aina.

Kiertonopeus ja kattavuus

Esimerkki: 120 000 € myytyjen hankintamenoa vuodessa ja 30 000 €:n keskivarasto hankintahintaan tekee kiertonopeudeksi 4, eli keskimäärin noin 91 päivän varaston (365 ÷ 4).

Kattavuus luetaan tuote tuotteelta: 18 yksikköä varastossa ja 1,5 myyntiä päivässä on 12 päivän kattavuus. Jos toimittajanne toimittaa 15 päivässä, olette jo myöhässä.

"Hyvä" kiertonopeus riippuu alastanne: verratkaa itseänne itseenne, tuoteryhmä kerrallaan, sesongista toiseen. Tuotepuuteasteelle, jota mikään ei kirjaa, yksinkertainen arvio: tuotepuutepäivät × tavallisen päivän myynnit.

Seisova varasto

Valitkaa rytmiinne sopiva kynnys: 60 päivää ilman myyntiä vaatteille, enemmän kalusteille. Mutta tuote, joka ei ole myynyt 60 päivään, ei välttämättä ole kuollut. Sweet 1.4:ää valmistellessamme näimme simuloiduissa kaupoissamme "seisovia" tuotteita, jotka myivät yhä yhdestä viiteen kappaletta kuukaudessa. Ne olivat hitaita, eivät hukassa.

Kate kantokustannusten jälkeen

Esimerkki: 10 000 € myyntikatetta vuodessa, 8 000 €:n keskivarasto hankintahintaan ja 25 %:n vuotuinen kantokustannus antavat 10 000 − 2 000 = 8 000 € todellista katetta.

Sway Onella: kojelauta näyttää liikevaihdon, myyntikatteen, myyntiasteen, kattavuuden ja tuotepuutteet kanava kanavalta ja kauppa kerrallaan, kassat ja verkkokauppa yhteensovitettuina, palautukset vähennettyinä.

Menetelmät, jotka toimivat

Tuotteiden luokittelu: ABC ja XYZ

ABC-menetelmä lajittelee nimikkeenne painon mukaan liikevaihdossa tai katteessa. Usein pieni osa nimikkeistä tuottaa suurimman osan myynneistä: ne ovat A-tuotteitanne, joita ei koskaan saa jättää tuotepuutteeseen.

XYZ-menetelmä lisää säännöllisyyden: X myy joka päivä, Z silloin tällöin. AX-tuote täydennetään lähes automaattisesti; CZ-tuote tilataan tarvittaessa tai poistetaan valikoimasta.

Sway Onella: jokainen tuote saa kysyntäprofiilin (säännöllinen, epäsäännöllinen, ajoittainen tai satunnainen), ja Sweet 1.4 valitsee ennustustavan sen mukaisesti.

Varmuusvarasto

Se suojaa teitä odotettua vahvemmalta viikolta tai myöhästyvältä toimittajalta. Klassinen kaava: palvelukerroin × päivämyyntien keskihajonta × toimitusajan neliöjuuri päivinä.

Sway Onella: varmuusvarasto lasketaan jokaiselle tuotteelle sen omalla kysyntäjakaumalla ja kaupallenne asetetulla palvelutasolla.

Tilauspiste ja min/max

Tilauspiste on kysyntä toimitusajan aikana plus varmuusvarasto. Esimerkki: 4 myyntiä päivässä, 10 päivän toimitusaika ja 12 yksikön varmuusvarasto antavat tilauspisteeksi 52.

Min/max-menetelmä on sen yksinkertainen versio: kun varasto putoaa minimin alle, tilataan maksimiin asti. Tehokas säännöllisesti myyville tuotteille, liian jäykkä sesonkituotteelle.

Sway Onella: tilauspiste lasketaan jokaiselle tuotteelle sen todellisella toimittajan toimitusajalla, ja omat kynnyksenne tuoteryhmittäin tai viitteittäin (vähimmäiskattavuus, vähimmäisvarasto) asetetaan käyttöönottonne konfiguraatiossa. Tilastollinen laskenta jää lattiaksi: kynnyksenne voi vain nostaa sitä.

Kriittinen fraktiili, eli kuinka paljon tilata sesongiksi

Sesonkiostossa kysymys on: kumpi maksaa enemmän, yhden kappaleen puute vai yhden ylimääräisen kappaleen omistaminen? Esimerkki: tuote ostettu 20 €:lla ja myyty 50 €:lla. Myynnin menettäminen maksaa 30 € katetta. Myymättömän kappaleen pitäminen maksaa, sanotaan, 10 € kantokustannuksina ja arvonalennuksena. Kriittinen fraktiili on 30 ÷ (30 + 10) = 75 %: tilatkaa niin paljon, että kysyntä katetaan kolmessa sesongissa neljästä.

Sway Onella: Sweet 1.4 tekee tämän laskelman jokaiselle täydennykselle katteellanne, varastointikustannuksellanne ja myymättömien tuotteiden jäännösarvolla.

FIFO ja FEFO

Ensin sisään, ensin ulos (FIFO), tai ensin vanhenevat, ensin ulos (FEFO) päiväysmerkityille tuotteille: se on sijoittelu- ja keräilysääntö, välttämätön heti kun tuotteenne vanhenevat.

Miten optimoin varastoni ohjelmistolla

1. Yhdistä kassasi, verkkokauppasi ja logistiikkasi

Ohjelmisto on hyvä vain, jos sillä on kaikki myyntinne: kassojen ja verkkosivuston.

Sway Onella: yli kaksikymmentä yhteyttä, muun muassa Shopify, PrestaShop, WooCommerce, Square, SumUp, Lightspeed, Zettle, Hiboutik, Odoo, Dolibarr, Bigblue ja Amazon FBA. Yhdistätte ne itse, yhteys testataan heti, ja Sway One vain lukee: se ei kirjoita mitään työkaluihinne.

2. Tee datasta luotettavaa

Päällekkäiset viitteet, puuttuvat viivakoodit, nollaan jäävät myynnit tuotepuutteiden aikana: siivotkaa ennen laskemista.

Sway Onella: tuotteet yhdistetään kanavien välillä viitteen tai viivakoodin perusteella, ja tuotepuutepäivät korjataan: loppu-tuote ei ole tuote, joka ei myy.

3. Aseta kynnykset tuoteryhmittäin ja tuotteittain

Bestsellerinne ansaitsevat enemmän kattavuutta kuin poistuvat tuotteenne.

Sway Onella: kynnykset tuoteryhmittäin ja sitten viitteittäin, ja jokainen suositus mainitsee sovelletun säännön.

4. Anna ohjelmiston laskea täydennys

Laskennan on lähdettävä ennustetusta kysynnästä, käsillä olevasta varastosta, jo tilatusta ja toimittajan toimitusajasta.

Sweet 1.4:llä: kysyntä ennustetaan päivä päivältä, epävarmuuskaista näkyvissä tuotekortilla, ja muunnetaan sitten tilattavaksi määräksi, kauppa kerrallaan. Mitä tekoäly tässä muuttaa, on kuvattu artikkelissa Varaston optimointi tekoälyllä, myös Shopifyssa.

5. Tee yhdistetyt ostotilaukset

Rivi riviltä tehty täydennys jättää ilmaistoimitusrajat ja tilausminimit väliin.

Sway Onella: täydennykset ryhmitellään toimittajittain ja kauppa kerrallaan minimeineen, ilmaistoimitusrajoineen ja toimitusaikoineen, ja muunnetaan muokattaviksi ostotilauksiksi, jotka viedään CSV- tai PDF-muodossa.

6. Vastaanota tuotepuutehälytykset kaupoittain

Hyödyllinen hälytys ei ole "olette tuotepuutteessa". Se on "olette tuotepuutteessa ennen kuin täydennys ehtii perille".

Sway Onella: juuri tämä hälytys, laskettuna kauppa kerrallaan, sovelluksessa ja Discordissa.

7. Siirrä kauppojen välillä ennen uudelleentilaamista

Kun yhdeltä kaupalta puuttuu tuote, joka seisoo toisessa, siirto maksaa vähemmän kuin tilaus.

Sweet 1.4:llä: siirrot kauppojen välillä ehdotetaan määrineen täydennysten rinnalla.

8. Mittaa toteutunut

Sway Onella: aikajänteen jälkeen kunkin päätöksen arvioitu vaikutus verrataan todellisiin myynteihin, ja seuraavat arviot kalibroidaan uudelleen.

Taulukko, ERP, WMS, verkkokauppasovellus tai optimointiohjelmisto

Jokainen työkaluperhe vastaa eri tarpeeseen, ja monet kaupat yhdistävät useita.

Sway One kuuluu viimeiseen perheeseen. Se ei korvaa kassaanne eikä ERP-järjestelmäänne: se nojaa niihin.

Valintakriteerit ohjelmistolle

Ennen allekirjoitusta tarkistakaa:

• Kaikki myyntinne: kauppojen kassat ja verkkokauppa, yhteensovitettuina.
• Aito usean kaupan tuki: jokainen näyttö suodatettavissa kaupoittain ja ehdotetut siirrot.
• Tuotekohtainen ennuste, joka korjaa tuotepuutteet ja huomioi sesongit.
• Säädettävät kynnykset tuoteryhmittäin ja viitteittäin.
• Ostotilaukset, jotka noudattavat minimejä, ilmaistoimitusrajoja ja toimitusaikoja.
• Tuotepuutehälytykset ennen kuin on liian myöhäistä reagoida.
• Alennukset, jotka on perusteltu sillä, mitä ne tuottavat, ei varaston iällä.
• Selitetyt suositukset, luvuilla perustellulla vaikutuksella ja luottamustasolla.
• Toteutuneen mittaus päätös päätökseltä.
• Datanne on teidän: oma käyttöönotto, eikä mitään, mitä käytettäisiin mallin kouluttamiseen.

Tämä lista on Sway Onen vaatimusmäärittely: Sway One täyttää jokaisen kohdan.

Yleiset virheet

• Hitaasti liikkuvan alentaminen systemaattisesti. Hidas tuote ei ole kuollut tuote. Sweet 1.4 ehdottaa alennusta vain, jos se tuottaa enemmän kuin odottaminen täydellä hinnalla: se on Sweet 1.4:n periaate.
• Täydennys viime kuun perusteella. Viime kuussa saattoi olla tuotepuute, pyhäpäivä tai helleaalto.
• Saman säännön soveltaminen koko kauppaan. Bestsellerin ja poistuvan tuotteen tuotepuutteen hinta ei ole sama.
• Pelkän katteen prosentin ohjaaminen. Katepisteitä voi voittaa myymällä vähemmän: tulos luetaan myös euroina, kantokustannusten jälkeen.
• Ei koskaan mitata. Ilman arvioidun ja toteutuneen vertailua samat virheet toistuvat.

Miksi Sway One ja Sweet 1.4

• Kaikki yhdistyy: yli kaksikymmentä kassaa, verkkokauppaa, ERP-järjestelmää ja logistiikkayritystä, jotka yhdistätte itse muutamassa minuutissa.
• Kaikki kauppanne ja verkkokauppanne yhdellä näytöllä, suodatettavissa kauppa kerrallaan.
• Suositukset suomeksi, perusteluineen, arvioituine vaikutuksineen ja luottamustasoineen, hyväksyttävissä yhdellä klikkauksella.
• Täydennyksestä ostotilaukseen, minimeillä, ilmaistoimitusrajoilla ja toimitusajoilla, vietynä CSV- tai PDF-muodossa.
• Sweet 1.4 ei enää alenna: alennusta ehdotetaan vain, jos se tuottaa enemmän kuin odottaminen.
• Jokainen päätös mitattu, ja tekoälyavustajanne yhdistetty MCP:llä.

Mitattu tulos: neljässä simuloidussa kaupassa (urheilu, outdoor, kalusteet, vaatteet), jotka toistettiin 26 viikkoa, Sweet 1.4 lisää kauppiaan rutiinin päälle +4,7…+11,6 % katetta varastointikulujen jälkeen, ja tuotepuutteita on vähemmän kaikissa neljässä tapauksessa. Nämä ovat simuloituja kauppoja: todellinen hyöty mitataan teidän datallanne.

Sway One maksaa 289 € kuukaudessa (alv 0 %), ja kaupallenne omistettu käyttöönotto kuuluu hintaan.

Paljonko optimoitu varasto tuottaisi teille?

Hyötylaskuri lähtee liikevaihdostanne, katteestanne ja varastoon käyttämästänne ajasta ja laskee kolme skenaariota kahdelletoista kuukaudelle, tilausmaksu vähennettynä.

Nähdäksenne omat mahdollisuutenne datallanne varatkaa esittely: 30 minuuttia, ilman sitoumusta.

Usein kysytyt kysymykset

Miten varastoa optimoidaan?

Seuratkaa kiertonopeutta, kattavuutta, tuotepuutteita ja seisovaa varastoa tuotteittain ja kaupoittain, asettakaa tilauspiste nimikettä kohti ja päättäkää sitten joka viikko, mitä täydennetään, siirretään tai pidetään hyllyssä. Mitatkaa sen jälkeen, mitä kukin päätös tuotti.

Millä ohjelmistolla varasto optimoidaan?

Ohjelmistolla, joka lukee kaikki myyntinne, kaupat ja verkkokaupan, ennustaa tuotteittain, noudattaa toimittajarajoitteitanne ja mittaa tuloksen. Sway One päätöstekoälyllään Sweet 1.4 on suunniteltu siihen.

Miten optimoin varastoni ohjelmistolla, kun minulla on useita kauppoja?

Yhdistäkää jokaisen kaupan kassa ja verkkokauppanne, seuratkaa varastoa toimipisteittäin ja antakaa ohjelmiston ehdottaa siirtoja ennen uudelleentilaamista. Sway One ajattelee kauppa kerrallaan ja lähettää tuotepuutehälytykset kaupoittain.

Miten varaston kiertonopeus lasketaan?

Jakakaa jakson myytyjen hankintameno keskivarastolla hankintahintaan. Vuoden kiertonopeus 4 tarkoittaa, että varasto uusiutuu neljä kertaa, eli keskimäärin noin 91 päivän varastoa.

Riittääkö taulukko varaston hallintaan?

Muutamalle kymmenelle nimikkeelle yhdessä kaupassa usein kyllä. Sen jälkeen, useamman kaupan tai verkkokaupan kanssa, käsin syöttö ja ennusteen puute maksavat enemmän kuin ohjelmisto.