Gestión de stock: definición, métodos y herramientas para un comercio

La gestión de stock es tener el producto adecuado, en la cantidad adecuada, en el lugar adecuado, en el momento en que el cliente lo pide, sin inmovilizar más dinero del necesario. Para un comercio, decide buena parte del margen: cada rotura es una venta perdida, cada excedente es dinero que duerme.

Esta guía sienta las bases: qué se gestiona, cómo se cuenta, cómo se valora y cómo se dirige. Para profundizar en la optimización, lea Optimizar el stock: indicadores, métodos y software.

¿Qué es la gestión de stock?

La gestión de stock reúne todo lo que afecta a las mercancías entre la compra y la venta:

• comprar: qué pedir, cuánto, a qué proveedor y cuándo;
• recibir: controlar las entregas y darlas de alta en stock;
• repartir: entre la trastienda, las tiendas y el almacén de la tienda online;
• vender: dar de baja del stock cada artículo vendido, en caja como online;
• contar: hacer el inventario y corregir las diferencias;
• valorar: saber cuánto vale el stock en las cuentas.

En un comercio pequeño, una sola persona suele hacerlo todo. Cuantas más tiendas, canales y referencias hay, más hace falta un sistema que mantenga las cifras al día.

Por qué es tan importante para un comercio

El stock suele ser la primera partida de dinero de un comerciante. Una gestión aproximada cuesta de tres maneras:

• La rotura: el cliente se va sin comprar, o compra en otro sitio. Es una pérdida invisible, porque no aparece en ningún informe de ventas.
• El exceso de stock: el dinero queda inmovilizado, falta espacio y a menudo habrá que liquidar.
• La merma y la rebaja: vender con pérdida lo que se compró de más, o constatar roturas y robos.

Una buena gestión de stock no busca el stock más bajo posible. Busca el equilibrio entre estos tres costes, producto por producto.

Los distintos tipos de stock

• El stock disponible: lo que se puede vender de inmediato.
• El stock de seguridad: la reserva que cubre las ventas imprevistas y los retrasos de entrega.
• El stock de temporada: comprado con antelación para un periodo fuerte, como las rebajas, la Navidad o la vuelta al cole.
• El stock en pedido: pedido pero aún no recibido. Cuenta en sus decisiones de reposición.
• El stock en tránsito: en camino entre dos tiendas, o entre el almacén y una tienda.
• El stock parado: los artículos que llevan mucho tiempo sin venderse. Cuestan espacio y dinero.

El inventario: saber lo que realmente se tiene

El stock que muestra su caja o su tienda online nunca es exactamente el stock real: errores de entrada, roturas, robos, devoluciones mal registradas. El inventario sirve para corregir esas diferencias.

• El inventario anual: un recuento completo, al menos una vez al año, por lo general al cierre del ejercicio. Es obligatorio para las cuentas.
• El inventario rotativo: se cuenta una parte del stock cada semana, empezando por los artículos más caros o más vendidos. Las diferencias se detectan antes.
• El inventario permanente: el stock se actualiza con cada entrada y cada salida, gracias a la caja y al software. Es la base de toda gestión fiable.

Valorar su stock

Para las cuentas, hay que dar un valor al stock. Dos métodos son habituales en Francia:

• El coste medio ponderado: cada artículo vale la media de sus precios de compra.
• El primero en entrar, primero en salir (FIFO): se considera que los artículos vendidos son los más antiguos.

En el lineal, el FIFO es también una regla de colocación: vender primero lo más antiguo, sobre todo en productos con fecha o de temporada.

Los indicadores que seguir

• La cobertura de stock: cuántos días de ventas cubre su stock. Si es demasiado baja, la rotura se acerca. Si es demasiado alta, el dinero duerme.
• La rotación: cuántas veces se renueva el stock en un periodo. Se calcula dividiendo el coste de las ventas por el stock medio.
• La tasa de rotura: la parte de los días en que faltaba un producto demandado.
• El stock parado: el valor de los artículos sin ventas desde hace 60 o 90 días.
• El margen tras mantenimiento: el margen bruto, menos lo que cuesta conservar el stock.

Estos indicadores solo tienen sentido por producto y por tienda. Una media global casi siempre esconde una rotura por un lado y un exceso de stock por otro.

Los métodos de reposición

• El punto de pedido: se vuelve a pedir cuando el stock baja de un umbral, calculado a partir de las ventas durante el plazo de entrega y del stock de seguridad.
• El min/max: se sube el stock hasta un máximo en cuanto baja de un mínimo.
• El pedido a fecha fija: se pide cada semana o cada mes, ajustando las cantidades.
• La previsión de la demanda: se estiman las ventas futuras, día a día, teniendo en cuenta las temporadas, el tiempo y las tendencias, y luego se pide lo que cubre el periodo.

Los métodos de umbral funcionan bien con productos regulares. La previsión se vuelve necesaria en cuanto las ventas dependen de las temporadas, las promociones o el tiempo. Detallamos cómo Sweet prevé las ventas producto por producto en el artículo sobre Horizon.

Las alertas de rotura

Una alerta de rotura avisa antes de que el lineal esté vacío. Para ser útil, debe:

• calcularse por tienda, no sobre el stock total;
• tener en cuenta el plazo de entrega del proveedor;
• tener en cuenta el stock ya en pedido;
• proponer una acción: pedir, o transferir desde otra tienda que tenga de sobra.

Gestionar el stock de varias tiendas y de una tienda online

Con varios puntos de venta, la dificultad cambia de naturaleza: el mismo producto puede faltar en una tienda y dormir en otra. Entonces hay que:

• reunir las ventas de todas las cajas y de la tienda online en un único stock de referencia;
• seguir el stock tienda por tienda;
• transferir antes de volver a comprar, cuando una tienda tiene demasiado de un artículo que falta en otra;
• agrupar los pedidos a proveedor para alcanzar los mínimos y el envío gratuito.

¿Hoja de cálculo o software de gestión de stock?

Una hoja de cálculo basta para unas decenas de referencias y una sola tienda. Más allá, se vuelve rápidamente inexacta: no está conectada a las ventas, olvida el stock en pedido y no avisa de nada.

Un software de gestión de stock se conecta a la caja, a la tienda online y al operador logístico, actualiza el stock con cada venta, calcula las reposiciones y alerta antes de las roturas. Los criterios para elegir uno y los pasos para ponerlo en marcha se detallan en nuestra guía para optimizar el stock.

Lo que hace Sway One

Sway One se conecta a las herramientas que ya utiliza: Shopify, PrestaShop, WooCommerce, sus cajas como Square, SumUp o Lightspeed, y su operador logístico. Reúne las ventas de todos sus canales y después:

• prevé la demanda producto por producto y tienda por tienda;
• propone las reposiciones, con las cantidades, teniendo en cuenta los mínimos de pedido, el envío gratuito y los plazos;
• avisa de las roturas por tienda y propone las transferencias entre tiendas;
• convierte las reposiciones en pedidos a proveedor;
• mide después lo que ha aportado cada decisión.

En nuestras tiendas simuladas, Sweet 1.4, el motor de Sway One, eleva el margen ganado de +4,1 % a +7,4 % de media. El detalle está en el artículo sobre Sweet 1.4, y la calculadora de ganancias estima lo que supone para su comercio.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la definición de gestión de stock?

Es el conjunto de decisiones y operaciones que permiten tener el producto adecuado, en la cantidad adecuada, en el lugar adecuado y en el momento adecuado: comprar, recibir, repartir, vender, contar y valorar las mercancías.

¿Cuáles son los principales métodos de gestión de stock?

Para la reposición: el punto de pedido, el min/max, el pedido a fecha fija y la previsión de la demanda. Para la valoración: el coste medio ponderado y el FIFO. Para el recuento: el inventario anual, rotativo o permanente.

¿Cómo se calcula la cobertura de stock?

Divida el stock disponible por las ventas medias de un día. Un stock de 120 piezas con 4 ventas al día cubre 30 días.

¿Cómo evitar las roturas de stock?

Siga el stock tienda por tienda, tenga en cuenta los plazos de los proveedores y el stock en pedido, mantenga un stock de seguridad en los productos que importan y haga que le avisen antes de que el lineal esté vacío.

¿Hace falta un software para gestionar el stock?

No para una tienda pequeña con pocas referencias. En cuanto hay varios canales, varias tiendas o temporadas marcadas, un software conectado a las ventas evita la mayoría de los errores de una hoja de cálculo.