Lagerstyring: definition, metoder og værktøjer til en butik

Lagerstyring er at have det rigtige produkt, i den rigtige mængde, det rigtige sted, når kunden efterspørger det, uden at binde flere penge end nødvendigt. For en butik afgør den en god del af avancen: hver lagermangel er et tabt salg, hvert overskud er penge, der står stille.

Denne guide lægger grundlaget: hvad man styrer, hvordan man tæller det, hvordan man værdiansætter det, og hvordan man styrer det. Vil du gå videre med optimeringen, så læs Optimer lageret: nøgletal, metoder og system.

Hvad er lagerstyring?

Lagerstyring omfatter alt, der berører varerne mellem indkøb og salg:

• købe ind: hvad der skal bestilles, hvor meget, hos hvilken leverandør og hvornår;
• modtage: kontrollere leverancerne og indlægge dem på lageret;
• fordele: mellem baglageret, butikkerne og webshoppens lager;
• sælge: tage hver solgt vare ud af lageret, i kassen som online;
• tælle: lave optælling og rette afvigelserne;
• værdiansætte: vide, hvad lageret er værd i regnskabet.

I en lille butik gør én person ofte alt dette. Jo flere butikker, kanaler og varenumre, desto mere har man brug for et system, der holder tallene ajour.

Hvorfor det er så vigtigt for en butik

Lageret er ofte en forhandlers største pengeudgift. En tilnærmelsesvis styring koster på tre måder:

• Lagermangel: kunden går uden at købe eller køber andetsteds. Det er et usynligt tab, for det fremgår ikke af nogen salgsrapport.
• Overlager: pengene er bundet, pladsen mangler, og man bliver ofte nødt til at sætte priserne ned.
• Svind og nedsættelse: at sælge med tab det, man har købt for meget af, eller at konstatere brud og tyveri.

God lagerstyring søger ikke det lavest mulige lager. Den søger balancen mellem disse tre omkostninger, produkt for produkt.

De forskellige lagertyper

• Det disponible lager: det, der kan sælges med det samme.
• Sikkerhedslageret: reserven, der dækker uforudset salg og leveringsforsinkelser.
• Sæsonlageret: købt på forhånd til en travl periode, som udsalget, jul eller skolestart.
• Lageret i bestilling: bestilt, men endnu ikke modtaget. Det tæller med i dine beslutninger om genopfyldning.
• Lageret i transit: på vej mellem to butikker eller mellem lageret og en butik.
• Lager, der står stille: de varer, der ikke har solgt i lang tid. De koster plads og penge.

Optællingen: at vide, hvad man virkelig har

Det lager, som din kasse eller din webshop viser, er aldrig præcis det reelle lager: indtastningsfejl, brud, tyveri, forkert registrerede returvarer. Optællingen skal rette disse afvigelser.

• Den årlige optælling: en fuldstændig tælling, mindst en gang om året, som regel ved regnskabsårets afslutning. Den er obligatorisk for regnskabet.
• Den rullende optælling: man tæller en del af lageret hver uge og begynder med de dyreste eller mest solgte varer. Afvigelserne opdages tidligere.
• Den løbende optælling: lageret opdateres ved hver indgang og hver udgang takket være kassen og systemet. Den er grundlaget for enhver pålidelig styring.

Værdiansæt sit lager

I regnskabet skal lageret have en værdi. To metoder er almindelige i Frankrig:

• Den vægtede gennemsnitsomkostning: hver vare er værd gennemsnittet af sine indkøbspriser.
• Først ind, først ud (FIFO): man regner med, at de solgte varer er de ældste.

På hylden er FIFO også en regel for placering: sælg det ældste først, især for varer med dato eller sæsonvarer.

De nøgletal, du skal følge

• Lagerdækningen: hvor mange dages salg dit lager dækker. For lav, og lagermangel nærmer sig. For høj, og pengene står stille.
• Omsætningshastigheden: hvor mange gange lageret fornyes i en periode. Den beregnes ved at dividere vareforbruget med det gennemsnitlige lager.
• Lagermangelraten: andelen af dage, hvor et efterspurgt produkt manglede.
• Lager, der står stille: værdien af varer uden salg i 60 eller 90 dage.
• Avancen efter lageromkostninger: bruttoavancen minus det, det koster at beholde lageret.

Disse nøgletal giver kun mening pr. produkt og pr. butik. Et samlet gennemsnit skjuler næsten altid en lagermangel på den ene side og et overlager på den anden.

Metoderne til genopfyldning

• Bestillingspunktet: man bestiller igen, når lageret falder under en tærskel, beregnet ud fra salget i leveringstiden og sikkerhedslageret.
• Min/max: man fylder lageret op til et maksimum, så snart det falder under et minimum.
• Bestilling på fast dato: man bestiller hver uge eller hver måned og tilpasser mængderne.
• Efterspørgselsprognosen: man vurderer det kommende salg dag for dag under hensyn til sæsoner, vejr og tendenser og bestiller derefter det, der dækker perioden.

Tærskelmetoderne fungerer godt på regelmæssige produkter. Prognosen bliver nødvendig, så snart salget afhænger af sæsoner, kampagner eller vejret. Vi gennemgår, hvordan Sweet forudsiger salget produkt for produkt, i artiklen om Horizon.

Alarmer om lagermangel

En alarm om lagermangel advarer, før hylden er tom. For at være nyttig skal den:

• være beregnet pr. butik, ikke på det samlede lager;
• tage hensyn til leverandørens leveringstid;
• tage hensyn til det lager, der allerede er i bestilling;
• foreslå en handling: bestille eller overføre fra en anden butik, der har for meget.

Styre lageret i flere butikker og en webshop

Med flere salgssteder ændrer vanskeligheden karakter: det samme produkt kan mangle i en butik og stå stille i en anden. Så skal man:

• samle salget fra alle kasser og webshoppen i ét referencelager;
• følge lageret butik for butik;
• overføre, før man køber ind igen, når en butik har for meget af en vare, der mangler andetsteds;
• samle leverandørordrerne for at nå minimumsgrænserne og fragtfrit.

Regneark eller lagerstyringssystem?

Et regneark er nok til nogle få dusin varenumre og én butik. Ud over det bliver det hurtigt forkert: det er ikke forbundet med salget, det glemmer lageret i bestilling, og det advarer ikke om noget.

Et lagerstyringssystem forbindes med kassen, webshoppen og logistikpartneren, opdaterer lageret ved hvert salg, beregner genopfyldningerne og advarer før lagermangel. Kriterierne for at vælge et og trinene til at indføre det er gennemgået i vores guide til at optimere lageret.

Hvad Sway One gør

Sway One kobler sig på de værktøjer, du allerede bruger: Shopify, PrestaShop, WooCommerce, dine kasser som Square, SumUp eller Lightspeed og din logistikpartner. Det samler salget fra alle dine kanaler og derefter:

• forudsiger det efterspørgslen produkt for produkt og butik for butik;
• foreslår det genopfyldninger med mængder under hensyn til mindsteordrer, fragtfrit og leveringstider;
• advarer det om lagermangel pr. butik og foreslår overførsler mellem butikker;
• omdanner det genopfyldninger til indkøbsordrer til leverandører;
• måler det bagefter, hvad hver beslutning har indbragt.

På vores simulerede butikker løfter Sweet 1.4, Sway Ones motor, den opnåede avance fra +4,1 % til +7,4 % i gennemsnit. Detaljerne står i artiklen om Sweet 1.4, og gevinstberegneren vurderer, hvad det svarer til for din butik.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er definitionen på lagerstyring?

Det er samlingen af beslutninger og handlinger, der gør det muligt at have det rigtige produkt, i den rigtige mængde, det rigtige sted og på det rigtige tidspunkt: købe ind, modtage, fordele, sælge, tælle og værdiansætte varerne.

Hvad er de vigtigste metoder til lagerstyring?

Til genopfyldning: bestillingspunktet, min/max, bestilling på fast dato og efterspørgselsprognosen. Til værdiansættelse: den vægtede gennemsnitsomkostning og FIFO. Til optælling: den årlige, rullende eller løbende optælling.

Hvordan beregner man lagerdækningen?

Divider det disponible lager med et gennemsnitligt dagssalg. Et lager på 120 stk. ved 4 salg om dagen dækker 30 dage.

Hvordan undgår man lagermangel?

Følg lageret butik for butik, tag hensyn til leverandørernes leveringstider og lageret i bestilling, hold et sikkerhedslager på de produkter, der betyder noget, og lad dig advare, før hylden er tom.

Har man brug for et system til at styre sit lager?

Ikke for en lille butik med få varenumre. Så snart der er flere kanaler, flere butikker eller tydelige sæsoner, undgår et system, der er forbundet med salget, de fleste af et regnearks fejl.