库存管理：定义、方法与门店工具指南

库存管理，就是让合适的商品，以合适的数量，出现在合适的地方，在顾客需要的时候就能买到，同时不占用超出必要的资金。 对门店来说，它决定了相当一部分利润：每一次缺货都是一笔流失的销售，每一份过剩都是沉睡的资金。

本指南讲解基础内容：管理什么、怎么清点、怎么估值、怎么掌控。想进一步了解优化，请阅读库存优化：指标、方法与软件。

什么是库存管理？

库存管理涵盖从采购到销售之间与货物有关的一切：

• 采购：订什么、订多少、向哪个供应商订、什么时候订；
• 收货：检查到货并办理入库；
• 分配：在后仓、各门店和网店仓库之间；
• 销售：每卖出一件商品，无论在收银台还是在网上，都从库存中扣减；
• 清点：进行盘点并纠正差异；
• 估值：了解库存在账目中值多少钱。

在小门店里，这些事情往往由一个人包办。门店、渠道和商品越多，就越需要一个能让数字保持最新的系统。

为什么它对门店如此重要

库存往往是商家资金占用最大的一项。粗放的库存管理会在三个方面造成成本：

• 缺货：顾客空手离开，或去别处购买。这是看不见的损失，因为任何销售报表里都不会出现。
• 库存过剩：资金被占用，空间不足，往往还得打折清仓。
• 损耗：把买多了的货亏本卖掉，或者发现破损和失窃。

好的库存管理并不追求尽可能低的库存。它追求的是这三项成本之间的平衡，逐个商品地去找。

不同类型的库存

• 可售库存：可以马上卖出的货。
• 安全库存：用来应对突发销量和延迟到货的储备。
• 季节性库存：为旺季提前采购，例如大促、圣诞节或开学季。
• 在途订单库存：已下单但尚未收到。它要计入您的补货决策。
• 转运库存：在两家门店之间，或在仓库与门店之间运输途中。
• 滞销库存：长期卖不动的商品。它们占用空间和资金。

盘点：弄清您真正拥有什么

收银系统或网店显示的库存，永远不会与实际库存完全一致：录入错误、破损、失窃、退货登记有误。盘点的作用就是纠正这些差异。

• 年度盘点：至少每年一次的全面清点，通常在会计年度结算时进行。它是账目所必需的。
• 循环盘点：每周清点一部分库存，从最贵或最畅销的商品开始。差异能更早被发现。
• 永续盘点：借助收银系统和软件，每次入库和出库都会更新库存。它是一切可靠管理的基础。

库存估值

为了做账，必须给库存确定一个价值。在法国，有两种常用方法：

• 加权平均成本法（CMUP）：每件商品的价值等于其采购价格的平均值。
• 先进先出法（FIFO）：认为卖出的是最早入库的商品。

在货架上，FIFO 也是一条陈列规则：先卖最旧的，尤其是有保质期的商品或季节性商品。

需要跟踪的指标

• 库存覆盖天数：您的库存能支撑多少天的销售。过低，缺货临近；过高，资金沉睡。
• 周转率：一段时间内库存更新了多少次。用销售成本除以平均库存即可算出。
• 缺货率：被需求的商品没货的天数所占的比例。
• 滞销库存：60 天或 90 天没有销售的商品的价值。
• 持有成本后的利润：毛利减去持有库存所花的成本。

这些指标只有按商品、按门店来看才有意义。全局平均值几乎总是掩盖了一边缺货、另一边过剩的情况。

补货方法

• 订货点：当库存降到某个阈值以下时再次订货，阈值根据交货期内的销量和安全库存计算。
• 最小/最大法：一旦库存低于最小值，就补到最大值。
• 定期订货：每周或每月订货，并调整数量。
• 需求预测：逐日估算未来销量，考虑季节、天气和趋势，然后订购足以覆盖该时段的数量。

基于阈值的方法适用于销量稳定的商品。一旦销量取决于季节、促销或天气，预测就变得必不可少。我们在关于 Horizon 的文章中详细介绍了 Sweet 如何逐个商品预测销量。

缺货预警

缺货预警会在货架变空之前发出提醒。要真正有用，它必须：

• 按门店计算，而不是按总库存；
• 考虑供应商的交货期；
• 考虑已在订购的库存；
• 给出行动建议：下单，或者从库存过多的另一家门店调拨。

管理多家门店和网店的库存

有了多个销售点，难点的性质就变了：同一件商品可能在一家门店缺货，在另一家却滞销。这时需要：

• 把所有收银台和网店的销售汇总到一个统一的基准库存中；
• 逐店跟踪库存；
• 当一家门店某件商品过多、别处却缺货时，先调拨，再采购；
• 合并供应商订单，以达到最低订购量和免运费门槛。

用表格还是用库存管理软件？

只有几十个商品、一家门店时，表格就够了。再往后，它很快就会出错：它与销售没有关联，会忘记在订库存，也不会提醒您任何事。

库存管理软件会连接收银系统、网店和物流服务商，每次销售都更新库存，计算补货并在缺货前发出预警。选择软件的标准和落地的步骤，在我们的库存优化指南中有详细说明。

Sway One 能做什么

Sway One 连接您已在使用的工具：Shopify、PrestaShop、WooCommerce、Square、SumUp 或 Lightspeed 等收银系统，以及您的物流服务商。它汇总您所有渠道的销售，然后：

• 逐个商品、逐家门店预测需求；
• 提出补货建议并给出数量，同时考虑最低订购量、免运费门槛和交货期；
• 按门店预警缺货，并建议门店之间的调拨；
• 把补货建议转化为供应商采购单；
• 之后衡量每项决策带来了多少收益。

在我们的模拟门店中，Sway One 的引擎 Sweet 1.4 将获得的利润平均从 +4.1% 提高到 +7.4%。详情见关于 Sweet 1.4 的文章，收益计算器可以估算这对您的门店意味着什么。

常见问题

库存管理的定义是什么？

它是一整套决策和操作，目的是让合适的商品，以合适的数量，在合适的地点和合适的时间出现：采购、收货、分配、销售、清点和估值货物。

库存管理的主要方法有哪些？

补货方面：订货点、最小/最大法、定期订货和需求预测。估值方面：CMUP 和 FIFO。清点方面：年度盘点、循环盘点或永续盘点。

如何计算库存覆盖天数？

用可售库存除以一天的平均销量。库存 120 件、每天卖 4 件，可以覆盖 30 天。

如何避免缺货？

逐店跟踪库存，考虑供应商交货期和在订库存，对重要商品保留安全库存，并在货架变空之前让系统提醒您。

管理库存需要软件吗？

商品很少的小门店不需要。一旦有多个渠道、多家门店或明显的季节性，与销售关联的软件就能避免表格的大部分错误。