Upravljanje zalog: opredelitev, metode in orodja za trgovino

Upravljanje zalog pomeni imeti pravi izdelek, v pravi količini, na pravem mestu, ob trenutku, ko ga stranka zahteva, brez vezave več denarja, kot je potrebno. V trgovini odloča o velikem delu marže: vsaka razprodanost je izgubljena prodaja, vsak presežek je denar, ki spi.

Ta vodnik postavlja osnove: kaj upravljamo, kako to štejemo, kako to vrednotimo in kako to vodimo. Za nadaljevanje z optimizacijo preberite Optimizacija zalog: kazalniki, metode in program.

Kaj je upravljanje zalog?

Upravljanje zalog zajema vse, kar zadeva blago med nakupom in prodajo:

• nabavljati: kaj naročiti, koliko, pri katerem dobavitelju in kdaj;
• prevzemati: preverjati dobave in jih vnesti v zalogo;
• razporejati: med rezervo, trgovinami in skladiščem spletne trgovine;
• prodajati: iz zaloge odpisati vsak prodani artikel, na blagajni in na spletu;
• šteti: opraviti inventuro in popraviti razlike;
• vrednotiti: vedeti, koliko je zaloga vredna v računovodstvu.

V majhni trgovini vse to pogosto počne ena oseba. Več ko je trgovin, kanalov in referenc, bolj je potreben sistem, ki ohranja številke posodobljene.

Zakaj je to za trgovino tako pomembno

Zaloga je pogosto prva postavka denarja trgovca. Približno upravljanje zalog stane na tri načine:

• Razprodanost: stranka odide brez nakupa ali kupi drugje. To je nevidna izguba, saj se ne pojavi v nobenem poročilu o prodaji.
• Presežek zalog: denar je vezan, prostora primanjkuje in pogosto bo treba znižati cene.
• Izgube pri blagu: prodajati z izgubo tisto, kar je bilo nakupljeno preveč, ali ugotavljati lom in tatvine.

Dobro upravljanje zalog ne išče čim nižje zaloge. Išče ravnovesje med temi tremi stroški, izdelek za izdelkom.

Različne vrste zalog

• Razpoložljiva zaloga: tisto, kar je mogoče prodati takoj.
• Varnostna zaloga: rezerva, ki pokriva nepredvidene prodaje in zamude pri dobavi.
• Sezonska zaloga: kupljena vnaprej za močno obdobje, kot so razprodaje, božič ali začetek šolskega leta.
• Zaloga v naročilu: naročena, a še ne prejeta. Šteje pri vaših odločitvah o dopolnitvi.
• Zaloga na poti: na poti med dvema trgovinama ali med skladiščem in trgovino.
• Zaležana zaloga: artikli, ki se že dolgo ne prodajajo. Stanejo prostor in denar.

Inventura: vedeti, kaj res imate

Zaloga, ki jo kaže vaša blagajna ali spletna trgovina, nikoli ni natanko dejanska zaloga: napake pri vnosu, lom, tatvine, slabo zabeležena vračila. Inventura služi popravljanju teh razlik.

• Letna inventura: popolno štetje, vsaj enkrat na leto, praviloma ob zaključku poslovnega leta. Za računovodstvo je obvezna.
• Tekoča inventura: vsak teden se šteje del zaloge, začenši z najdražjimi ali najbolje prodajanimi artikli. Razlike se odkrijejo prej.
• Stalna inventura: zaloga se posodobi ob vsakem prejemu in vsakem izdatku, zahvaljujoč blagajni in programu. To je osnova vsakega zanesljivega upravljanja.

Vrednotenje zalog

Za računovodstvo je treba zalogi dodeliti vrednost. V Franciji sta običajni dve metodi:

• Tehtani povprečni stroškovni znesek na enoto (CMUP): vsak artikel je vreden povprečje svojih nabavnih cen.
• Prvi noter, prvi ven (FIFO): šteje se, da so prodani artikli najstarejši.

Na polici je FIFO tudi pravilo razporejanja: najprej prodati najstarejše, zlasti pri izdelkih z rokom trajanja ali sezonskih.

Kazalniki za spremljanje

• Pokritost zalog: koliko dni prodaje pokriva vaša zaloga. Prenizka, razprodanost se bliža. Previsoka, denar spi.
• Obrat: kolikokrat se zaloga v obdobju obnovi. Izračuna se tako, da se stroški prodaje delijo s povprečno zalogo.
• Stopnja razprodanosti: delež dni, ko je iskani izdelek manjkal.
• Zaležana zaloga: vrednost artiklov brez prodaje 60 ali 90 dni.
• Marža po stroških skladiščenja: bruto marža, minus tisto, kar stane hramba zaloge.

Ti kazalniki imajo smisel samo po izdelku in po trgovini. Skupno povprečje skoraj vedno skrije primanjkljaj na eni strani in presežek na drugi.

Metode dopolnjevanja zalog

• Točka naročanja: znova se naroči, ko zaloga pade pod prag, izračunan iz prodaje v času dobave in iz varnostne zaloge.
• Min/max: zaloga se dopolni do maksimuma, takoj ko pade pod minimum.
• Naročilo na fiksni datum: naroča se vsak teden ali vsak mesec, s prilagajanjem količin.
• Napoved povpraševanja: ocenjuje se prihodnja prodaja, dan za dnem, ob upoštevanju sezon, vremena in trendov, nato se naroči tisto, kar pokrije obdobje.

Metode s pragovi dobro delujejo pri rednih izdelkih. Napoved postane nujna, takoj ko je prodaja odvisna od sezon, akcij ali vremena. Podrobno opisujemo, kako Sweet napoveduje prodajo izdelek za izdelkom, v članku o Horizon.

Opozorila o razprodanosti

Opozorilo o razprodanosti opozori, preden je polica prazna. Da je koristno, mora:

• biti izračunano po trgovini, ne na skupni zalogi;
• upoštevati rok dobave dobavitelja;
• upoštevati zalogo, ki je že v naročilu;
• predlagati ukrep: naročiti ali prenesti iz druge trgovine, ki je ima preveč.

Upravljanje zalog več trgovin in spletne trgovine

Z več prodajnimi mesti se težava spremeni: isti izdelek lahko v eni trgovini manjka, v drugi pa leži. Takrat je treba:

• združiti prodajo vseh blagajn in spletne trgovine v eno referenčno zalogo;
• spremljati zalogo trgovino za trgovino;
• prenesti, preden se znova kupi, ko ima trgovina preveč artikla, ki drugje manjka;
• združiti naročila dobaviteljem, da se dosežejo minimumi in brezplačna dostava.

Preglednica ali program za upravljanje zalog?

Preglednica zadošča za nekaj deset referenc in eno trgovino. Potem hitro postane napačna: ni povezana s prodajo, pozabi na zalogo v naročilu in o ničemer ne opozori.

Program za upravljanje zalog se poveže z blagajno, spletno trgovino in logističnim partnerjem, ob vsaki prodaji posodobi zalogo, izračuna dopolnitve in opozori pred razprodanostjo. Merila za izbiro in koraki za uvedbo so podrobno opisani v našem vodniku za optimizacijo zalog.

Kaj počne Sway One

Sway One se poveže z orodji, ki jih že uporabljate: Shopify, PrestaShop, WooCommerce, vašimi blagajnami, kot so Square, SumUp ali Lightspeed, in vašim logističnim partnerjem. Združi prodajo vseh vaših kanalov, nato:

• napoveduje povpraševanje izdelek za izdelkom in trgovino za trgovino;
• predlaga dopolnitve s količinami, ob upoštevanju minimumov naročil, brezplačne dostave in rokov;
• opozarja na razprodanost po trgovini in predlaga prenose med trgovinami;
• dopolnitve spremeni v naročilnice dobaviteljem;
• nato izmeri, kaj je prinesla vsaka odločitev.

Na naših simuliranih trgovinah Sweet 1.4, motor Sway One, v povprečju dvigne pridobljeno maržo s +4,1 % na +7,4 %. Podrobnosti so v članku o Sweet 1.4, kalkulator dobička pa oceni, kaj to pomeni za vašo trgovino.

Pogosta vprašanja

Kakšna je opredelitev upravljanja zalog?

To je celota odločitev in operacij, ki omogočajo, da imate pravi izdelek, v pravi količini, na pravem mestu in ob pravem času: nabavljati, prevzemati, razporejati, prodajati, šteti in vrednotiti blago.

Katere so glavne metode upravljanja zalog?

Za dopolnjevanje: točka naročanja, min/max, naročilo na fiksni datum in napoved povpraševanja. Za vrednotenje: CMUP in FIFO. Za štetje: letna, tekoča ali stalna inventura.

Kako izračunati pokritost zalog?

Razpoložljivo zalogo delite s povprečno prodajo enega dneva. Zaloga 120 kosov pri 4 prodajah na dan pokriva 30 dni.

Kako se izogniti razprodanosti?

Spremljajte zalogo trgovino za trgovino, upoštevajte roke dobaviteljev in zalogo v naročilu, imejte varnostno zalogo pri izdelkih, ki štejejo, in si pustite sporočiti opozorilo, preden je polica prazna.

Ali potrebujete program za upravljanje zalog?

Ne za majhno trgovino z malo referencami. Takoj ko je več kanalov, več trgovin ali izrazite sezone, program, povezan s prodajo, prepreči večino napak preglednice.