Διαχείριση αποθεμάτων: ορισμός, μέθοδοι και εργαλεία για ένα κατάστημα

Η διαχείριση αποθεμάτων σημαίνει να έχετε το σωστό προϊόν, στη σωστή ποσότητα, στο σωστό μέρος, τη στιγμή που το ζητά ο πελάτης, χωρίς να δεσμεύετε περισσότερα χρήματα από όσα χρειάζεται. Για ένα κατάστημα, καθορίζει ένα μεγάλο μέρος του περιθωρίου: κάθε έλλειψη είναι χαμένη πώληση, κάθε πλεόνασμα χρήματα που κοιμούνται.

Αυτός ο οδηγός βάζει τα θεμέλια: τι διαχειριζόμαστε, πώς το μετράμε, πώς το αποτιμούμε και πώς το καθοδηγούμε. Για να πάτε πιο μακριά στη βελτιστοποίηση, διαβάστε το Βελτιστοποίηση αποθεμάτων: δείκτες, μέθοδοι και λογισμικό.

Τι είναι η διαχείριση αποθεμάτων;

Η διαχείριση αποθεμάτων καλύπτει ό,τι αφορά τα εμπορεύματα ανάμεσα στην αγορά και την πώληση:

• αγοράζουμε: τι να παραγγείλουμε, πόσο, από ποιον προμηθευτή και πότε,
• παραλαμβάνουμε: ελέγχουμε τις παραδόσεις και τις καταχωρούμε στο απόθεμα,
• κατανέμουμε: ανάμεσα στην αποθήκη του καταστήματος, τα καταστήματα και την αποθήκη του e-shop,
• πουλάμε: βγάζουμε από το απόθεμα κάθε είδος που πουλήθηκε, στο ταμείο όπως και στο διαδίκτυο,
• μετράμε: κάνουμε απογραφή και διορθώνουμε τις αποκλίσεις,
• αποτιμούμε: ξέρουμε πόσο αξίζει το απόθεμα στα λογιστικά βιβλία.

Σε ένα μικρό κατάστημα, ένα μόνο άτομο κάνει συχνά όλα αυτά. Όσο περισσότερα είναι τα καταστήματα, τα κανάλια και οι κωδικοί, τόσο περισσότερο χρειάζεται ένα σύστημα που κρατά τα νούμερα ενημερωμένα.

Γιατί είναι τόσο σημαντικό για ένα κατάστημα

Το απόθεμα είναι συχνά το πρώτο κονδύλι χρημάτων ενός εμπόρου. Μια πρόχειρη διαχείριση κοστίζει με τρεις τρόπους:

• Η έλλειψη: ο πελάτης φεύγει χωρίς να αγοράσει ή αγοράζει αλλού. Είναι μια αόρατη απώλεια, γιατί δεν εμφανίζεται σε καμία αναφορά πωλήσεων.
• Το πλεονάζον απόθεμα: τα χρήματα είναι δεσμευμένα, ο χώρος λείπει και συχνά θα χρειαστεί να κάνετε εκπτώσεις.
• Η μείωση τιμής και η απώλεια: πώληση με ζημία αυτού που αγοράστηκε σε υπερβολή ή διαπίστωση θραύσεων και κλοπών.

Μια καλή διαχείριση αποθεμάτων δεν αναζητά το χαμηλότερο δυνατό απόθεμα. Αναζητά την ισορροπία ανάμεσα σε αυτά τα τρία κόστη, προϊόν προς προϊόν.

Τα διάφορα είδη αποθέματος

• Το διαθέσιμο απόθεμα: ό,τι μπορεί να πουληθεί αμέσως.
• Το απόθεμα ασφαλείας: το απόθεμα που καλύπτει τις απρόβλεπτες πωλήσεις και τις καθυστερήσεις παράδοσης.
• Το εποχικό απόθεμα: αγορασμένο εκ των προτέρων για μια έντονη περίοδο, όπως οι εκπτώσεις, τα Χριστούγεννα ή η επιστροφή στα σχολεία.
• Το απόθεμα σε παραγγελία: παραγγελμένο αλλά όχι ακόμη παραληφθέν. Μετρά στις αποφάσεις ανεφοδιασμού σας.
• Το απόθεμα σε μεταφορά: καθ' οδόν ανάμεσα σε δύο καταστήματα ή ανάμεσα στην αποθήκη και ένα κατάστημα.
• Το απόθεμα που δεν κινείται: τα είδη που δεν πουλιούνται εδώ και καιρό. Κοστίζουν χώρο και χρήματα.

Η απογραφή: να ξέρετε τι έχετε πραγματικά

Το απόθεμα που εμφανίζει το ταμείο ή το e-shop σας δεν είναι ποτέ ακριβώς το πραγματικό απόθεμα: λάθη καταχώρισης, θραύσεις, κλοπές, επιστροφές που καταγράφηκαν λάθος. Η απογραφή χρησιμεύει για να διορθώνει αυτές τις αποκλίσεις.

• Η ετήσια απογραφή: πλήρης καταμέτρηση, τουλάχιστον μία φορά τον χρόνο, συνήθως στο κλείσιμο της χρήσης. Είναι υποχρεωτική για τα λογιστικά βιβλία.
• Η κυλιόμενη απογραφή: μετράμε ένα μέρος του αποθέματος κάθε εβδομάδα, ξεκινώντας από τα πιο ακριβά ή τα πιο πολυπωλούμενα είδη. Οι αποκλίσεις εντοπίζονται νωρίτερα.
• Η διαρκής απογραφή: το απόθεμα ενημερώνεται σε κάθε είσοδο και κάθε έξοδο, χάρη στο ταμείο και το λογισμικό. Είναι η βάση κάθε αξιόπιστης διαχείρισης.

Αποτίμηση του αποθέματός σας

Για τα λογιστικά βιβλία, πρέπει να δοθεί αξία στο απόθεμα. Δύο μέθοδοι είναι συνηθισμένες στη Γαλλία:

• Το σταθμισμένο μέσο κόστος: κάθε είδος αξίζει τον μέσο όρο των τιμών αγοράς του.
• Πρώτο μέσα, πρώτο έξω (FIFO): θεωρούμε ότι τα είδη που πουλήθηκαν είναι τα παλαιότερα.

Στο ράφι, το FIFO είναι επίσης κανόνας τοποθέτησης: πουλάμε πρώτα το παλαιότερο, ιδίως για τα προϊόντα με ημερομηνία ή τα εποχικά.

Οι δείκτες που πρέπει να παρακολουθείτε

• Η κάλυψη αποθέματος: πόσες ημέρες πωλήσεων καλύπτει το απόθεμά σας. Πολύ χαμηλή, η έλλειψη πλησιάζει. Πολύ υψηλή, τα χρήματα κοιμούνται.
• Ο ρυθμός κυκλοφορίας: πόσες φορές ανανεώνεται το απόθεμα σε μια περίοδο. Υπολογίζεται διαιρώντας το κόστος των πωλήσεων με το μέσο απόθεμα.
• Το ποσοστό έλλειψης: το μερίδιο των ημερών που ένα προϊόν που ζητήθηκε έλειπε.
• Το απόθεμα που δεν κινείται: η αξία των ειδών χωρίς πώληση εδώ και 60 ή 90 ημέρες.
• Το περιθώριο μετά το κόστος διατήρησης: το μικτό περιθώριο, μείον ό,τι κοστίζει η διατήρηση του αποθέματος.

Αυτοί οι δείκτες έχουν νόημα μόνο ανά προϊόν και ανά κατάστημα. Ένας συνολικός μέσος όρος κρύβει σχεδόν πάντα μια έλλειψη από τη μια πλευρά και ένα πλεονάζον απόθεμα από την άλλη.

Οι μέθοδοι ανεφοδιασμού

• Το σημείο παραγγελίας: ξαναπαραγγέλνουμε όταν το απόθεμα πέφτει κάτω από ένα όριο, που υπολογίζεται από τις πωλήσεις κατά τον χρόνο παράδοσης και από το απόθεμα ασφαλείας.
• Το min/max: ανεβάζουμε το απόθεμα μέχρι ένα μέγιστο μόλις πέσει κάτω από ένα ελάχιστο.
• Η παραγγελία σε σταθερή ημερομηνία: παραγγέλνουμε κάθε εβδομάδα ή κάθε μήνα, προσαρμόζοντας τις ποσότητες.
• Η πρόβλεψη της ζήτησης: εκτιμούμε τις μελλοντικές πωλήσεις, ημέρα προς ημέρα, λαμβάνοντας υπόψη τις εποχές, τον καιρό και τις τάσεις, και μετά παραγγέλνουμε ό,τι καλύπτει την περίοδο.

Οι μέθοδοι ορίων λειτουργούν καλά στα τακτικά προϊόντα. Η πρόβλεψη γίνεται απαραίτητη μόλις οι πωλήσεις εξαρτώνται από τις εποχές, τις προσφορές ή τον καιρό. Αναλύουμε πώς το Sweet προβλέπει τις πωλήσεις προϊόν προς προϊόν στο άρθρο για το Horizon.

Οι ειδοποιήσεις έλλειψης

Μια ειδοποίηση έλλειψης προειδοποιεί πριν αδειάσει το ράφι. Για να είναι χρήσιμη, πρέπει:

• να είναι υπολογισμένη ανά κατάστημα, όχι στο συνολικό απόθεμα,
• να λαμβάνει υπόψη τον χρόνο παράδοσης του προμηθευτή,
• να λαμβάνει υπόψη το απόθεμα που είναι ήδη σε παραγγελία,
• να προτείνει μια ενέργεια: παραγγελία ή μεταφορά από άλλο κατάστημα που έχει πολύ.

Διαχείριση του αποθέματος πολλών καταστημάτων και ενός e-shop

Με πολλά σημεία πώλησης, η δυσκολία αλλάζει φύση: το ίδιο προϊόν μπορεί να λείπει σε ένα κατάστημα και να κοιμάται σε ένα άλλο. Τότε πρέπει:

• να ενώσετε τις πωλήσεις όλων των ταμείων και του e-shop σε ένα ενιαίο απόθεμα αναφοράς,
• να παρακολουθείτε το απόθεμα κατάστημα προς κατάστημα,
• να μεταφέρετε πριν ξαναγοράσετε, όταν ένα κατάστημα έχει πολύ από ένα είδος που λείπει αλλού,
• να ομαδοποιείτε τις παραγγελίες προς προμηθευτές για να φτάνετε τα ελάχιστα και τη δωρεάν αποστολή.

Υπολογιστικό φύλλο ή λογισμικό διαχείρισης αποθεμάτων;

Ένα υπολογιστικό φύλλο αρκεί για μερικές δεκάδες κωδικούς και ένα μόνο κατάστημα. Πέρα από αυτό, γίνεται γρήγορα λανθασμένο: δεν συνδέεται με τις πωλήσεις, ξεχνά το απόθεμα σε παραγγελία και δεν προειδοποιεί για τίποτα.

Ένα λογισμικό διαχείρισης αποθεμάτων συνδέεται με το ταμείο, το e-shop και τον συνεργάτη logistics, ενημερώνει το απόθεμα σε κάθε πώληση, υπολογίζει τους ανεφοδιασμούς και ειδοποιεί πριν από τις ελλείψεις. Τα κριτήρια επιλογής και τα βήματα εγκατάστασης αναλύονται στον οδηγό μας για τη βελτιστοποίηση των αποθεμάτων.

Τι κάνει το Sway One

Το Sway One συνδέεται με τα εργαλεία που χρησιμοποιείτε ήδη: Shopify, PrestaShop, WooCommerce, τα ταμεία σας όπως Square, SumUp ή Lightspeed, και τον συνεργάτη σας logistics. Ενώνει τις πωλήσεις όλων των καναλιών σας και στη συνέχεια:

• προβλέπει τη ζήτηση προϊόν προς προϊόν και κατάστημα προς κατάστημα,
• προτείνει τους ανεφοδιασμούς, με τις ποσότητες, λαμβάνοντας υπόψη τα ελάχιστα παραγγελίας, τη δωρεάν αποστολή και τους χρόνους,
• προειδοποιεί για ελλείψεις ανά κατάστημα και προτείνει μεταφορές ανάμεσα στα καταστήματα,
• μετατρέπει τους ανεφοδιασμούς σε παραγγελίες αγοράς προς προμηθευτές,
• μετρά έπειτα τι απέφερε η κάθε απόφαση.

Στα προσομοιωμένα καταστήματά μας, το Sweet 1.4, η μηχανή του Sway One, ανεβάζει το κερδισμένο περιθώριο από +4,1 % σε +7,4 % κατά μέσο όρο. Η λεπτομέρεια βρίσκεται στο άρθρο για το Sweet 1.4, και ο υπολογιστής κερδών εκτιμά τι σημαίνει αυτό για το κατάστημά σας.

Συχνές ερωτήσεις

Ποιος είναι ο ορισμός της διαχείρισης αποθεμάτων;

Είναι το σύνολο των αποφάσεων και των ενεργειών που επιτρέπουν να έχετε το σωστό προϊόν, στη σωστή ποσότητα, στο σωστό μέρος και τη σωστή στιγμή: αγορά, παραλαβή, κατανομή, πώληση, καταμέτρηση και αποτίμηση των εμπορευμάτων.

Ποιες είναι οι κύριες μέθοδοι διαχείρισης αποθεμάτων;

Για τον ανεφοδιασμό: το σημείο παραγγελίας, το min/max, η παραγγελία σε σταθερή ημερομηνία και η πρόβλεψη της ζήτησης. Για την αποτίμηση: το σταθμισμένο μέσο κόστος και το FIFO. Για την καταμέτρηση: η ετήσια, η κυλιόμενη ή η διαρκής απογραφή.

Πώς υπολογίζεται η κάλυψη αποθέματος;

Διαιρέστε το διαθέσιμο απόθεμα με τις μέσες πωλήσεις μιας ημέρας. Ένα απόθεμα 120 τεμαχίων με 4 πωλήσεις την ημέρα καλύπτει 30 ημέρες.

Πώς αποφεύγονται οι ελλείψεις αποθέματος;

Παρακολουθήστε το απόθεμα κατάστημα προς κατάστημα, λάβετε υπόψη τους χρόνους των προμηθευτών και το απόθεμα σε παραγγελία, κρατήστε απόθεμα ασφαλείας στα προϊόντα που μετρούν και φροντίστε να ειδοποιείστε πριν αδειάσει το ράφι.

Χρειάζεται λογισμικό για να διαχειριστείτε το απόθεμά σας;

Όχι για ένα μικρό κατάστημα με λίγους κωδικούς. Μόλις υπάρχουν πολλά κανάλια, πολλά καταστήματα ή έντονες εποχές, ένα λογισμικό συνδεδεμένο με τις πωλήσεις αποφεύγει τα περισσότερα λάθη ενός υπολογιστικού φύλλου.