Βελτιστοποίηση αποθεμάτων: δείκτες, μέθοδοι και λογισμικό

Να βελτιστοποιήσετε το απόθεμά σας σημαίνει να έχετε αρκετό από κάθε προϊόν ώστε να μη χάνετε καμία πώληση, χωρίς να δεσμεύετε χρήματα σε ό,τι δεν πουλάει. Στην πράξη: παρακολουθείτε πέντε ή έξι δείκτες, ορίζετε ένα σημείο παραγγελίας ανά προϊόν και αποφασίζετε κάθε εβδομάδα τι θα ξαναπαραγγείλετε, θα μετακινήσετε ή θα αφήσετε στο ράφι. Ένα λογισμικό κάνει αυτή τη δουλειά σε όλους τους κωδικούς και σε όλα τα καταστήματά σας ταυτόχρονα, εκεί που ένα υπολογιστικό φύλλο σταματά σε μερικές δεκάδες γραμμές.

Αυτό ακριβώς κάνει το Sway One για τις επιχειρήσεις που πουλούν σε κατάστημα και online. Εδώ θα βρείτε τους δείκτες, τις μεθόδους και στη συνέχεια τα βήματα για να βελτιστοποιήσετε το απόθεμά σας με λογισμικό.

Sway One και Sweet 1.4 σε δύο προτάσεις

Το Sway One είναι η εφαρμογή που συνδέεται με τα εργαλεία σας: ταμεία όπως Square, SumUp, Lightspeed ή Hiboutik, ηλεκτρονικά καταστήματα όπως Shopify, PrestaShop ή WooCommerce, ERP όπως Odoo ή Dolibarr, εταιρείες logistics όπως Bigblue. Πάνω από είκοσι εργαλεία, που συνδέετε μόνοι σας από τη σελίδα Συνδέσεις, σε λίγα λεπτά.

Το Sweet 1.4 είναι η τεχνητή νοημοσύνη απόφασής του: προβλέπει τη ζήτηση, προτείνει ανεφοδιασμούς, μεταφορές και εκπτώσεις και δεν κάνει πια εκπτώσεις από αντανακλαστικό. Κάθε σύσταση φτάνει στα ελληνικά, με το γιατί της, τον εκτιμώμενο αντίκτυπό της και ένα επίπεδο εμπιστοσύνης. Την επικυρώνετε με ένα κλικ, την προσαρμόζετε ή την απορρίπτετε.

Γιατί να βελτιστοποιήσετε το απόθεμά σας

Ένα κακορυθμισμένο απόθεμα κοστίζει με τρεις τρόπους, που φαίνονται ελάχιστα σε έναν ισολογισμό αλλά πληρώνονται κάθε μήνα.

Η έλλειψη: η πώληση που δεν βλέπετε

Ένα προϊόν που λείπει δεν αφήνει κανένα ίχνος: ο πελάτης αγοράζει αλλού και το ιστορικό σας γράφει «μηδέν πωλήσεις». Αν κάνετε ανεφοδιασμό με βάση αυτό το ιστορικό, παραγγέλνετε λιγότερα την επόμενη φορά. Η έλλειψη συντηρείται από μόνη της.

Το πλεονάζον απόθεμα: χρήματα που κοιμούνται

Κάθε είδος σε αποθήκη έχει πληρωθεί, και αυτά τα χρήματα δεν χρησιμεύουν σε τίποτα όσο δεν πωλείται. Προστίθεται το κόστος διατήρησης: χώρος, ασφάλιση, διακίνηση, χρηματοδότηση, φθορές, απαξίωση. Ως τάξη μεγέθους, υπολογίζεται συχνά ανάμεσα στο 20 και στο 25 % τον χρόνο της αξίας του αποθέματος. Ένα απόθεμα 10.000 € που κοιμάται έναν χρόνο κοστίζει λοιπόν 2.000 έως 2.500 €, πριν από την παραμικρή έκπτωση.

Η μείωση τιμής: εκπτώσεις για να ξεφύγετε από ένα λάθος αγοράς

Μια καλοτοποθετημένη μείωση τιμής σώζει ένα τέλος εποχής. Μια μείωση από συνήθεια μετατρέπει ένα αργό είδος σε είδος που πουλιέται με ζημία.

Στόχος λοιπόν δεν είναι να έχετε όσο το δυνατόν λιγότερο απόθεμα. Είναι να έχετε το σωστό απόθεμα, στο σωστό μέρος, τη σωστή στιγμή.

Οι δείκτες για τον έλεγχο του αποθέματος

Υπολογίστε αυτούς τους έξι δείκτες ανά προϊόν, ανά οικογένεια και ανά κατάστημα: ένας συνολικός μέσος όρος κρύβει σχεδόν πάντα τα προβλήματα.

Ρυθμός κυκλοφορίας και κάλυψη

Παράδειγμα: 120.000 € κόστος πωλήσεων στον χρόνο για μέσο απόθεμα 30.000 € στο κόστος είναι ρυθμός κυκλοφορίας 4, δηλαδή περίπου 91 ημέρες αποθέματος κατά μέσο όρο (365 ÷ 4).

Η κάλυψη διαβάζεται προϊόν προς προϊόν: 18 μονάδες στο απόθεμα για 1,5 πώληση την ημέρα είναι 12 ημέρες κάλυψης. Αν ο προμηθευτής σας παραδίδει σε 15 ημέρες, έχετε ήδη καθυστερήσει.

Ένας «καλός» ρυθμός κυκλοφορίας εξαρτάται από τον κλάδο σας: συγκρίνετε τον εαυτό σας με τον εαυτό σας, οικογένεια προς οικογένεια, από εποχή σε εποχή. Για το ποσοστό έλλειψης, που δεν το καταγράφει τίποτα, μια απλή προσέγγιση: ημέρες έλλειψης × πωλήσεις μιας κανονικής ημέρας.

Απόθεμα που δεν κινείται

Επιλέξτε ένα όριο προσαρμοσμένο στον ρυθμό σας: 60 ημέρες χωρίς πώληση για μόδα, περισσότερες για έπιπλα. Ένα είδος όμως χωρίς πώληση εδώ και 60 ημέρες δεν είναι απαραίτητα νεκρό. Προετοιμάζοντας το Sweet 1.4, είδαμε στα προσομοιωμένα καταστήματά μας «αδρανή» είδη που πουλούσαν ακόμη από ένα έως πέντε τεμάχια τον μήνα. Ήταν αργά, όχι χαμένα.

Περιθώριο μετά το κόστος διατήρησης

Παράδειγμα: 10.000 € μικτό περιθώριο στον χρόνο, μέσο απόθεμα 8.000 € στο κόστος και κόστος διατήρησης 25 % τον χρόνο δίνουν 10.000 − 2.000 = 8.000 € πραγματικό περιθώριο.

Με το Sway One: ο πίνακας ελέγχου δίνει τζίρο, μικτό περιθώριο, ποσοστό διάθεσης, κάλυψη και ελλείψεις, κανάλι προς κανάλι και κατάστημα προς κατάστημα, με συμφιλιωμένα ταμεία και ηλεκτρονικό κατάστημα, καθαρά από τις επιστροφές.

Οι μέθοδοι που λειτουργούν

Κατηγοριοποίηση προϊόντων: ABC και XYZ

Η μέθοδος ABC ταξινομεί τους κωδικούς σας ανάλογα με το βάρος τους στον τζίρο ή στο περιθώριο. Συχνά, ένα μικρό μέρος των κωδικών κάνει τον κύριο όγκο των πωλήσεων: είναι τα A σας, που δεν πρέπει ποτέ να αφήσετε να εξαντληθούν.

Η μέθοδος XYZ προσθέτει την κανονικότητα: το X πουλιέται κάθε μέρα, το Z πού και πού. Ένα προϊόν AX ανεφοδιάζεται σχεδόν αυτόματα· ένα προϊόν CZ παραγγέλλεται κατόπιν αιτήματος ή βγαίνει από τη γκάμα.

Με το Sway One: κάθε προϊόν λαμβάνει ένα προφίλ ζήτησης (κανονικό, ακανόνιστο, διακοπτόμενο ή σποραδικό), και το Sweet 1.4 επιλέγει τον τρόπο πρόβλεψής του ανάλογα.

Απόθεμα ασφαλείας

Σας προστατεύει από μια εβδομάδα πιο δυνατή από το αναμενόμενο ή από έναν προμηθευτή που καθυστερεί. Κλασικός τύπος: συντελεστής εξυπηρέτησης × τυπική απόκλιση των ημερήσιων πωλήσεων × τετραγωνική ρίζα του χρόνου παράδοσης σε ημέρες.

Με το Sway One: το απόθεμα ασφαλείας υπολογίζεται για κάθε προϊόν, με βάση τη δική του κατανομή ζήτησης και το επίπεδο εξυπηρέτησης που έχει οριστεί για την επιχείρησή σας.

Σημείο παραγγελίας και min/max

Το σημείο παραγγελίας είναι η ζήτηση κατά τον χρόνο παράδοσης, συν το απόθεμα ασφαλείας. Παράδειγμα: 4 πωλήσεις την ημέρα, 10 ημέρες παράδοσης και 12 μονάδες ασφαλείας δίνουν σημείο παραγγελίας 52.

Η μέθοδος min/max είναι η απλή εκδοχή της: όταν το απόθεμα πέσει κάτω από το min, παραγγέλνετε μέχρι το max. Αποτελεσματική στα κανονικά προϊόντα, υπερβολικά άκαμπτη για ένα εποχικό προϊόν.

Με το Sway One: το σημείο παραγγελίας υπολογίζεται για κάθε προϊόν με βάση τον πραγματικό χρόνο παράδοσης του προμηθευτή του, και τα δικά σας όρια ανά οικογένεια ή ανά κωδικό (ελάχιστη κάλυψη, ελάχιστο απόθεμα) ορίζονται στη διαμόρφωση της εγκατάστασής σας. Ο στατιστικός υπολογισμός παραμένει κατώτατο όριο: το όριό σας μπορεί μόνο να το ανεβάσει.

Το κρίσιμο κλάσμα, ή πόσο να παραγγείλετε για μια εποχή

Για μια αγορά εποχής, το ερώτημα είναι: τι κοστίζει περισσότερο, να λείπει ένα τεμάχιο ή να έχετε ένα παραπάνω; Παράδειγμα: ένα είδος που αγοράστηκε 20 € και πουλιέται 50 €. Μια χαμένη πώληση κοστίζει 30 € περιθώριο. Η διατήρηση ενός απούλητου τεμαχίου κοστίζει, ας πούμε, 10 € κόστος διατήρησης και υποτίμησης. Το κρίσιμο κλάσμα είναι 30 ÷ (30 + 10) = 75 %: παραγγείλετε όσο χρειάζεται για να καλύψετε τη ζήτηση σε τρεις εποχές στις τέσσερις.

Με το Sway One: το Sweet 1.4 κάνει αυτόν τον υπολογισμό για κάθε ανεφοδιασμό, με το περιθώριό σας, το κόστος αποθήκευσης και την αξία ανάκτησης των απούλητων.

FIFO και FEFO

Πρώτο που μπαίνει, πρώτο που βγαίνει (FIFO), ή πρώτο που λήγει, πρώτο που βγαίνει (FEFO) για τα προϊόντα με ημερομηνία: είναι κανόνας αποθήκευσης και προετοιμασίας, απαραίτητος μόλις τα προϊόντα σας γερνούν.

Πώς να βελτιστοποιήσω τα αποθέματά μου με λογισμικό

1. Συνδέστε τα ταμεία, το ηλεκτρονικό κατάστημα και τα logistics σας

Ένα λογισμικό είναι καλό μόνο με όλες τις πωλήσεις σας: αυτές των ταμείων και αυτές του ιστότοπου.

Με το Sway One: πάνω από είκοσι συνδέσεις, μεταξύ των οποίων Shopify, PrestaShop, WooCommerce, Square, SumUp, Lightspeed, Zettle, Hiboutik, Odoo, Dolibarr, Bigblue και Amazon FBA. Τις συνδέετε μόνοι σας, η σύνδεση δοκιμάζεται αμέσως και το Sway One μόνο διαβάζει: δεν γράφει τίποτα στα εργαλεία σας.

2. Κάντε αξιόπιστα τα δεδομένα

Διπλοί κωδικοί, απόντα barcode, πωλήσεις στο μηδέν κατά τις ελλείψεις: καθαρίστε πριν υπολογίσετε.

Με το Sway One: τα προϊόντα αντιστοιχίζονται ανάμεσα στα κανάλια με βάση τον κωδικό ή το barcode, και οι ημέρες έλλειψης διορθώνονται: ένα προϊόν που έχει εξαντληθεί δεν είναι προϊόν που δεν πουλάει.

3. Ορίστε όρια ανά οικογένεια και ανά προϊόν

Τα best-seller σας αξίζουν περισσότερη κάλυψη από τα τέλη σειράς σας.

Με το Sway One: όρια ανά οικογένεια, έπειτα ανά κωδικό, και κάθε σύσταση αναφέρει τον κανόνα που εφαρμόστηκε.

4. Αφήστε το λογισμικό να υπολογίσει τον ανεφοδιασμό

Ο υπολογισμός πρέπει να ξεκινά από την προβλεπόμενη ζήτηση, το διαθέσιμο απόθεμα, όσα έχουν ήδη παραγγελθεί και τον χρόνο παράδοσης του προμηθευτή.

Με το Sweet 1.4: η ζήτηση προβλέπεται ημέρα προς ημέρα, με ορατή ζώνη αβεβαιότητας στην καρτέλα του προϊόντος, και στη συνέχεια μετατρέπεται σε ποσότητα προς παραγγελία, κατάστημα προς κατάστημα. Τι αλλάζει εδώ η τεχνητή νοημοσύνη αναλύεται στο Βελτιστοποίηση αποθεμάτων με τεχνητή νοημοσύνη, και στο Shopify.

5. Εκδώστε ομαδοποιημένες παραγγελίες αγοράς

Ένας ανεφοδιασμός γραμμή προς γραμμή χάνει τα franco μεταφορικών και τις ελάχιστες παραγγελίες.

Με το Sway One: οι ανεφοδιασμοί ομαδοποιούνται ανά προμηθευτή και ανά κατάστημα, με ελάχιστες ποσότητες, franco και χρόνους παράδοσης, και μετατρέπονται σε επεξεργάσιμες παραγγελίες αγοράς, που εξάγονται σε CSV ή PDF.

6. Λάβετε ειδοποιήσεις έλλειψης ανά κατάστημα

Η χρήσιμη ειδοποίηση δεν είναι «έχετε έλλειψη». Είναι «θα έχετε έλλειψη πριν προλάβει να φτάσει ο ανεφοδιασμός».

Με το Sway One: είναι ακριβώς αυτή η ειδοποίηση, υπολογισμένη κατάστημα προς κατάστημα, στην εφαρμογή και στο Discord.

7. Μεταφέρετε μεταξύ καταστημάτων πριν ξαναπαραγγείλετε

Όταν ένα κατάστημα έχει έλλειψη σε ένα προϊόν που δεν κινείται σε άλλο, η μεταφορά κοστίζει λιγότερο από μια παραγγελία.

Με το Sweet 1.4: οι μεταφορές μεταξύ καταστημάτων προτείνονται με τις ποσότητές τους, δίπλα στους ανεφοδιασμούς.

8. Μετρήστε το πραγματοποιηθέν

Με το Sway One: μόλις περάσει ο ορίζοντας, ο εκτιμώμενος αντίκτυπος κάθε απόφασης συγκρίνεται με τις πραγματικές πωλήσεις και οι επόμενες εκτιμήσεις βαθμονομούνται ξανά.

Υπολογιστικό φύλλο, ERP, WMS, εφαρμογή ηλεκτρονικού εμπορίου ή λογισμικό βελτιστοποίησης

Κάθε οικογένεια εργαλείων απαντά σε διαφορετική ανάγκη, και πολλές επιχειρήσεις συνδυάζουν περισσότερες από μία.

Το Sway One ανήκει στην τελευταία οικογένεια. Δεν αντικαθιστά ούτε το ταμείο σας ούτε το ERP σας: στηρίζεται πάνω τους.

Τα κριτήρια για να επιλέξετε λογισμικό

Πριν υπογράψετε, ελέγξτε:

• Όλες τις πωλήσεις σας: ταμεία των καταστημάτων και ηλεκτρονικό κατάστημα, συμφιλιωμένα.
• Πραγματικό πολυκατάστημα: κάθε οθόνη με φίλτρο ανά κατάστημα, και προτεινόμενες μεταφορές.
• Μια πρόβλεψη ανά προϊόν, που διορθώνει τις ελλείψεις και λαμβάνει υπόψη τις εποχές.
• Ρυθμιζόμενα όρια ανά οικογένεια και ανά κωδικό.
• Παραγγελίες αγοράς που σέβονται ελάχιστες ποσότητες, franco και χρόνους παράδοσης.
• Ειδοποιήσεις έλλειψης πριν να είναι αργά για να αντιδράσετε.
• Εκπτώσεις δικαιολογημένες από όσα αποφέρουν, όχι από την ηλικία του αποθέματος.
• Επεξηγημένες συστάσεις, με αριθμητικό αντίκτυπο και επίπεδο εμπιστοσύνης.
• Μέτρηση του πραγματοποιηθέντος, απόφαση προς απόφαση.
• Τα δεδομένα σας είναι δικά σας: αφιερωμένη εγκατάσταση, και τίποτα που να χρησιμεύει στην εκπαίδευση ενός μοντέλου.

Αυτή η λίστα είναι οι προδιαγραφές του Sway One: το Sway One τσεκάρει κάθε κουτάκι.

Τα συχνά λάθη

• Να κάνετε συστηματικά έκπτωση σε ό,τι δεν πουλάει. Ένα αργό είδος δεν είναι νεκρό είδος. Το Sweet 1.4 προτείνει έκπτωση μόνο αν αποφέρει περισσότερα από την αναμονή στην πλήρη τιμή: είναι η αρχή του Sweet 1.4.
• Να κάνετε ανεφοδιασμό με βάση τον περασμένο μήνα. Ο περασμένος μήνας περιείχε ίσως μια έλλειψη, μια αργία ή έναν καύσωνα.
• Να εφαρμόζετε τον ίδιο κανόνα σε όλο το κατάστημα. Ένα best-seller και ένα τέλος σειράς δεν έχουν το ίδιο κόστος έλλειψης.
• Να καθοδηγείστε μόνο από το ποσοστό περιθωρίου. Κερδίζετε μονάδες περιθωρίου πουλώντας λιγότερο: το αποτέλεσμα διαβάζεται και σε ευρώ, μετά το κόστος διατήρησης.
• Να μη μετράτε ποτέ. Χωρίς σύγκριση του εκτιμώμενου με το πραγματοποιηθέν, επαναλαμβάνετε τα ίδια λάθη.

Γιατί Sway One και Sweet 1.4

• Όλα συνδέονται: πάνω από είκοσι ταμεία, ηλεκτρονικά καταστήματα, ERP και εταιρείες logistics, συνδεδεμένα από εσάς σε λίγα λεπτά.
• Όλα τα καταστήματά σας και το ηλεκτρονικό σας κατάστημα σε μία οθόνη, με φίλτρο κατάστημα προς κατάστημα.
• Συστάσεις στα ελληνικά, με το γιατί τους, τον εκτιμώμενο αντίκτυπό τους και ένα επίπεδο εμπιστοσύνης, που επικυρώνονται με ένα κλικ.
• Από τον ανεφοδιασμό στην παραγγελία αγοράς, με ελάχιστες ποσότητες, franco και χρόνους παράδοσης, με εξαγωγή σε CSV ή PDF.
• Το Sweet 1.4 δεν κάνει πια εκπτώσεις από αντανακλαστικό: μια έκπτωση προτείνεται μόνο αν αποφέρει περισσότερα από την αναμονή.
• Κάθε απόφαση μετρημένη, και ο βοηθός τεχνητής νοημοσύνης σας συνδεδεμένος μέσω MCP.

Το μετρημένο αποτέλεσμα: σε τέσσερις προσομοιωμένες επιχειρήσεις (αθλητικά, outdoor, έπιπλα, μόδα), που ξαναπαίχτηκαν για 26 εβδομάδες, το Sweet 1.4 προσθέτει στη ρουτίνα του εμπόρου +4,7 % έως +11,6 % περιθώριο μετά το κόστος αποθήκευσης, με λιγότερες ελλείψεις και στις τέσσερις περιπτώσεις. Πρόκειται για προσομοιωμένα καταστήματα: το πραγματικό κέρδος μετριέται στα δικά σας δεδομένα.

Το Sway One κοστίζει 289 € χωρίς ΦΠΑ τον μήνα, με εγκατάσταση αφιερωμένη στην επιχείρησή σας.

Πόσα θα σας απέφερε ένα βελτιστοποιημένο απόθεμα;

Ο υπολογιστής κερδών ξεκινά από τον τζίρο σας, το περιθώριό σας και τον χρόνο που περνάτε στο απόθεμα, και αποτιμά τρία σενάρια σε δώδεκα μήνες, αφού αφαιρεθεί η συνδρομή.

Για να δείτε τις δικές σας ευκαιρίες, συνδεδεμένες στα δεδομένα σας, κλείστε ένα demo: 30 λεπτά, χωρίς δέσμευση.

Συχνές ερωτήσεις

Πώς βελτιστοποιείται το απόθεμα;

Παρακολουθήστε ρυθμό κυκλοφορίας, κάλυψη, ελλείψεις και απόθεμα που δεν κινείται ανά προϊόν και ανά κατάστημα, ορίστε ένα σημείο παραγγελίας ανά κωδικό και αποφασίστε κάθε εβδομάδα τι θα ανεφοδιάσετε, θα μεταφέρετε ή θα κρατήσετε στο ράφι. Μετρήστε στη συνέχεια τι απέφερε κάθε απόφαση.

Ποιο λογισμικό να επιλέξω για βελτιστοποίηση αποθεμάτων;

Ένα λογισμικό που διαβάζει όλες τις πωλήσεις σας, καταστήματα και ηλεκτρονικό κατάστημα, προβλέπει ανά προϊόν, σέβεται τους περιορισμούς των προμηθευτών σας και μετράει το αποτέλεσμα. Το Sway One, με την τεχνητή νοημοσύνη απόφασής του Sweet 1.4, σχεδιάστηκε γι' αυτό.

Πώς να βελτιστοποιήσω τα αποθέματά μου με λογισμικό όταν έχω πολλά καταστήματα;

Συνδέστε το ταμείο κάθε καταστήματος και το ηλεκτρονικό σας κατάστημα, παρακολουθήστε το απόθεμα ανά διεύθυνση και αφήστε το λογισμικό να προτείνει μεταφορές πριν ξαναπαραγγείλετε. Το Sway One σκέφτεται κατάστημα προς κατάστημα και στέλνει τις ειδοποιήσεις έλλειψης ανά κατάστημα.

Πώς υπολογίζεται ο ρυθμός κυκλοφορίας αποθέματος;

Διαιρέστε το κόστος πωλήσεων της περιόδου με το μέσο απόθεμα στο κόστος. Ένας ρυθμός 4 σε έναν χρόνο σημαίνει ότι το απόθεμα ανανεώνεται τέσσερις φορές, δηλαδή περίπου 91 ημέρες αποθέματος κατά μέσο όρο.

Αρκεί ένα υπολογιστικό φύλλο για τη διαχείριση του αποθέματος;

Για μερικές δεκάδες κωδικούς σε ένα μόνο κατάστημα, συχνά ναι. Πέρα από αυτό, με πολλά καταστήματα ή ένα ηλεκτρονικό κατάστημα, η χειροκίνητη καταχώριση και η απουσία πρόβλεψης κοστίζουν περισσότερο από ένα λογισμικό.