Lagerverwaltung: Definition, Methoden und Tools für den Handel

Lagerverwaltung bedeutet, das richtige Produkt in der richtigen Menge am richtigen Ort zu haben, wenn der Kunde es verlangt, ohne mehr Geld zu binden als nötig. Für ein Geschäft entscheidet sie über einen guten Teil der Marge: Jeder Fehlbestand ist ein verlorener Verkauf, jeder Überschuss Geld, das schläft.

Dieser Leitfaden legt die Grundlagen: was man verwaltet, wie man es zählt, wie man es bewertet und wie man es steuert. Wer bei der Optimierung weitergehen will, liest Lagerbestand optimieren: Kennzahlen, Methoden und Software.

Was ist Lagerverwaltung?

Die Lagerverwaltung umfasst alles, was die Waren zwischen Einkauf und Verkauf betrifft:

• einkaufen: was bestellt wird, wie viel, bei welchem Lieferanten und wann;
• annehmen: Lieferungen prüfen und ins Lager buchen;
• verteilen: zwischen Lagerraum, Geschäften und dem Lager des Onlineshops;
• verkaufen: jeden verkauften Artikel aus dem Bestand ausbuchen, an der Kasse wie online;
• zählen: die Inventur machen und Abweichungen korrigieren;
• bewerten: wissen, was der Bestand in der Buchhaltung wert ist.

In einem kleinen Geschäft erledigt oft eine einzige Person all das. Je mehr Geschäfte, Kanäle und Referenzen es gibt, desto nötiger wird ein System, das die Zahlen aktuell hält.

Warum das für den Handel so wichtig ist

Der Bestand ist oft der größte Geldposten eines Händlers. Eine ungefähre Verwaltung kostet auf drei Arten:

• Der Fehlbestand: Der Kunde geht, ohne zu kaufen, oder kauft woanders. Das ist ein unsichtbarer Verlust, denn er taucht in keinem Verkaufsbericht auf.
• Der Überbestand: Das Geld ist gebunden, der Platz fehlt, und oft muss man reduzieren.
• Die Abschrift: mit Verlust verkaufen, was man zu viel eingekauft hat, oder Bruch und Diebstahl feststellen.

Eine gute Lagerverwaltung sucht nicht den niedrigstmöglichen Bestand. Sie sucht das Gleichgewicht zwischen diesen drei Kosten, Produkt für Produkt.

Die verschiedenen Bestandsarten

• Der verfügbare Bestand: was sofort verkauft werden kann.
• Der Sicherheitsbestand: die Reserve, die unvorhergesehene Verkäufe und Lieferverzögerungen abdeckt.
• Der saisonale Bestand: im Voraus für eine starke Zeit gekauft, wie den Schlussverkauf, Weihnachten oder den Schulanfang.
• Der Bestand in Bestellung: bestellt, aber noch nicht erhalten. Er zählt bei Ihren Nachbestellentscheidungen.
• Der Bestand im Transit: unterwegs zwischen zwei Geschäften oder zwischen dem Lager und einem Geschäft.
• Die Ladenhüter: Artikel, die sich seit langem nicht mehr verkaufen. Sie kosten Platz und Geld.

Die Inventur: wissen, was man wirklich hat

Der von Ihrer Kasse oder Ihrem Onlineshop angezeigte Bestand ist nie genau der reale Bestand: Eingabefehler, Bruch, Diebstahl, falsch erfasste Retouren. Die Inventur dient dazu, diese Abweichungen zu korrigieren.

• Die Jahresinventur: eine vollständige Zählung, mindestens einmal im Jahr, in der Regel zum Abschluss des Geschäftsjahres. Sie ist für die Buchhaltung Pflicht.
• Die rollierende Inventur: Man zählt jede Woche einen Teil des Bestands, beginnend mit den teuersten oder meistverkauften Artikeln. Abweichungen werden früher erkannt.
• Die permanente Inventur: Der Bestand wird bei jedem Zugang und jedem Abgang aktualisiert, dank Kasse und Software. Sie ist die Grundlage jeder verlässlichen Verwaltung.

Seinen Bestand bewerten

Für die Buchhaltung muss dem Bestand ein Wert gegeben werden. Zwei Methoden sind in Frankreich üblich:

• Der gewichtete Durchschnittspreis: Jeder Artikel ist den Durchschnitt seiner Einkaufspreise wert.
• First in, first out (FIFO): Man geht davon aus, dass die verkauften Artikel die ältesten sind.

Im Regal ist FIFO auch eine Einlagerungsregel: zuerst das Älteste verkaufen, vor allem bei datierten oder saisonalen Produkten.

Die Kennzahlen, die man verfolgen sollte

• Die Bestandsreichweite: wie viele Verkaufstage Ihr Bestand abdeckt. Zu niedrig, droht ein Fehlbestand. Zu hoch, schläft das Geld.
• Der Umschlag: wie oft sich der Bestand in einem Zeitraum erneuert. Er wird berechnet, indem man die Kosten der Verkäufe durch den durchschnittlichen Bestand teilt.
• Die Fehlbestandsquote: der Anteil der Tage, an denen ein nachgefragtes Produkt fehlte.
• Die Ladenhüter: der Wert der Artikel ohne Verkauf seit 60 oder 90 Tagen.
• Die Marge nach Lagerkosten: die Bruttomarge abzüglich dessen, was das Halten des Bestands kostet.

Diese Kennzahlen ergeben nur pro Produkt und pro Geschäft Sinn. Ein globaler Durchschnitt verbirgt fast immer einen Fehlbestand auf der einen und einen Überbestand auf der anderen Seite.

Die Methoden der Nachbestellung

• Der Meldebestand: Man bestellt nach, wenn der Bestand unter eine Schwelle fällt, berechnet aus den Verkäufen während der Lieferzeit und dem Sicherheitsbestand.
• Min/Max: Man füllt den Bestand bis zu einem Maximum auf, sobald er unter ein Minimum fällt.
• Die Bestellung zu festem Termin: Man bestellt jede Woche oder jeden Monat und passt die Mengen an.
• Die Bedarfsprognose: Man schätzt die kommenden Verkäufe Tag für Tag, unter Berücksichtigung von Saisons, Wetter und Trends, und bestellt dann, was den Zeitraum abdeckt.

Die Schwellenmethoden funktionieren gut bei regelmäßigen Produkten. Die Prognose wird nötig, sobald die Verkäufe von Saisons, Aktionen oder dem Wetter abhängen. Wie Sweet die Verkäufe Produkt für Produkt prognostiziert, erläutern wir im Artikel über Horizon.

Die Fehlbestandswarnungen

Eine Fehlbestandswarnung meldet sich, bevor das Regal leer ist. Um nützlich zu sein, muss sie:

• pro Geschäft berechnet werden, nicht auf dem Gesamtbestand;
• die Lieferzeit des Lieferanten berücksichtigen;
• den bereits bestellten Bestand berücksichtigen;
• eine Aktion vorschlagen: bestellen oder aus einem anderen Geschäft umlagern, das zu viel hat.

Den Bestand mehrerer Geschäfte und eines Onlineshops verwalten

Mit mehreren Verkaufsstellen ändert sich die Art der Schwierigkeit: Dasselbe Produkt kann in einem Geschäft fehlen und im anderen schlafen. Dann muss man:

• die Verkäufe zusammenführen aller Kassen und des Onlineshops in einem einzigen Referenzbestand;
• den Bestand Geschäft für Geschäft verfolgen;
• umlagern, bevor man nachkauft, wenn ein Geschäft zu viel von einem Artikel hat, der anderswo fehlt;
• Lieferantenbestellungen bündeln, um Mindestmengen und den portofreien Versand zu erreichen.

Tabelle oder Lagerverwaltungssoftware?

Eine Tabelle genügt für einige Dutzend Referenzen und ein einziges Geschäft. Darüber hinaus wird sie schnell falsch: Sie ist nicht mit den Verkäufen verbunden, sie vergisst den bestellten Bestand und warnt vor nichts.

Eine Lagerverwaltungssoftware verbindet sich mit Kasse, Onlineshop und Logistikdienstleister, aktualisiert den Bestand bei jedem Verkauf, berechnet die Nachbestellungen und warnt vor Fehlbeständen. Die Kriterien für die Auswahl und die Schritte zur Einführung sind in unserem Leitfaden zur Optimierung Ihrer Lagerbestände beschrieben.

Was Sway One tut

Sway One verbindet sich mit den Tools, die Sie bereits nutzen: Shopify, PrestaShop, WooCommerce, Ihren Kassen wie Square, SumUp oder Lightspeed und Ihrem Logistikdienstleister. Es führt die Verkäufe aller Ihrer Kanäle zusammen und dann:

• prognostiziert es den Bedarf Produkt für Produkt und Geschäft für Geschäft;
• schlägt es Nachbestellungen mit Mengen vor, unter Berücksichtigung von Mindestbestellmengen, portofreiem Versand und Lieferzeiten;
• warnt es vor Fehlbeständen pro Geschäft und schlägt Umlagerungen zwischen Geschäften vor;
• wandelt es Nachbestellungen in Lieferantenbestellungen um;
• misst es anschließend, was jede Entscheidung eingebracht hat.

In unseren simulierten Geschäften hebt Sweet 1.4, die Engine von Sway One, die gewonnene Marge im Durchschnitt von +4,1 % auf +7,4 %. Die Details stehen im Artikel zu Sweet 1.4, und der Gewinnrechner schätzt, was das für Ihr Geschäft bedeutet.

Häufige Fragen

Wie lautet die Definition der Lagerverwaltung?

Es ist die Gesamtheit der Entscheidungen und Vorgänge, die es ermöglichen, das richtige Produkt in der richtigen Menge am richtigen Ort zum richtigen Zeitpunkt zu haben: Waren einkaufen, annehmen, verteilen, verkaufen, zählen und bewerten.

Was sind die wichtigsten Methoden der Lagerverwaltung?

Für die Nachbestellung: der Meldebestand, Min/Max, die Bestellung zu festem Termin und die Bedarfsprognose. Für die Bewertung: der gewichtete Durchschnittspreis und FIFO. Für die Zählung: die Jahresinventur, die rollierende oder die permanente Inventur.

Wie berechnet man die Bestandsreichweite?

Teilen Sie den verfügbaren Bestand durch die durchschnittlichen Verkäufe eines Tages. Ein Bestand von 120 Stück bei 4 Verkäufen pro Tag deckt 30 Tage ab.

Wie vermeidet man Fehlbestände?

Verfolgen Sie den Bestand Geschäft für Geschäft, berücksichtigen Sie Lieferzeiten und bestellten Bestand, halten Sie einen Sicherheitsbestand bei den wichtigen Produkten und lassen Sie sich warnen, bevor das Regal leer ist.

Braucht man eine Software, um seinen Bestand zu verwalten?

Nicht für ein kleines Geschäft mit wenigen Referenzen. Sobald es mehrere Kanäle, mehrere Geschäfte oder ausgeprägte Saisons gibt, vermeidet eine mit den Verkäufen verbundene Software die meisten Fehler einer Tabelle.