Správa zásob: definícia, metódy a nástroje pre obchod

Správa zásob znamená mať správny produkt, v správnom množstve, na správnom mieste, v okamihu, keď ho zákazník žiada, bez viazania viac peňazí, než je nevyhnutné. V obchode rozhoduje o veľkej časti marže: každý výpadok je stratený predaj, každý prebytok sú peniaze, ktoré driemu.

Tento sprievodca kladie základy: čo sa spravuje, ako sa to počíta, ako sa to oceňuje a ako sa to riadi. Ak chcete ísť ďalej v optimalizácii, prečítajte si Optimalizácia zásob: ukazovatele, metódy a softvér.

Čo je správa zásob?

Správa zásob zahŕňa všetko, čo sa týka tovaru medzi nákupom a predajom:

• nakupovať: čo objednať, koľko, od ktorého dodávateľa a kedy;
• prijímať: kontrolovať dodávky a zaraďovať ich do zásob;
• rozdeľovať: medzi sklad v zadnej miestnosti, obchody a sklad e-shopu;
• predávať: vyraďovať zo zásob každý predaný kus, v pokladni aj online;
• počítať: robiť inventúru a opravovať rozdiely;
• oceňovať: vedieť, koľko zásoby stoja v účtovníctve.

V malom obchode to všetko často robí jedna osoba. Čím viac obchodov, kanálov a referencií, tým viac treba systém, ktorý udržiava čísla aktuálne.

Prečo je to pre obchod také dôležité

Zásoby sú často prvou položkou peňazí obchodníka. Približná správa zásob stojí tromi spôsobmi:

• Výpadok zásob: zákazník odíde bez nákupu alebo nakúpi inde. Je to neviditeľná strata, lebo sa neobjaví v žiadnom prehľade predaja.
• Nadbytočné zásoby: peniaze sú viazané, chýba miesto a často bude treba zľavňovať.
• Škody a straty: predávať so stratou to, čo sa nakúpilo priveľa, alebo zistiť poškodenie a krádeže.

Dobrá správa zásob nehľadá čo najnižšie zásoby. Hľadá rovnováhu medzi týmito tromi nákladmi, produkt po produkte.

Rôzne typy zásob

• Dostupná zásoba: to, čo sa dá predať hneď.
• Poistná zásoba: rezerva, ktorá pokrýva nepredvídané predaje a oneskorenia dodávok.
• Sezónna zásoba: nakúpená vopred na silné obdobie, ako sú výpredaje, Vianoce alebo začiatok školského roka.
• Zásoba v objednávke: objednaná, ale ešte neprijatá. Počíta sa vo vašich rozhodnutiach o doplnení.
• Zásoba na ceste: na ceste medzi dvoma obchodmi alebo medzi skladom a obchodom.
• Ležiaca zásoba: kusy, ktoré sa dlho nepredávajú. Stoja miesto a peniaze.

Inventúra: vedieť, čo naozaj máte

Zásoba zobrazená vašou pokladňou alebo e-shopom nikdy nie je presne skutočná zásoba: chyby pri zadávaní, poškodenia, krádeže, zle zaevidované vrátenia. Inventúra slúži na opravu týchto rozdielov.

• Ročná inventúra: úplné spočítanie, aspoň raz za rok, vo všeobecnosti pri uzávierke účtovného obdobia. Je povinná pre účtovníctvo.
• Priebežná inventúra: každý týždeň sa počíta časť zásob, počnúc najdrahšími alebo najpredávanejšími kusmi. Rozdiely sa odhalia skôr.
• Trvalá inventúra: zásoba sa aktualizuje pri každom príjme a každom výdaji vďaka pokladni a softvéru. Je to základ každej spoľahlivej správy.

Ocenenie zásob

Pre účtovníctvo treba zásobe priradiť hodnotu. Vo Francúzsku sú bežné dve metódy:

• Vážený priemerný jednotkový náklad (CMUP): každý kus má hodnotu priemeru svojich nákupných cien.
• Prvý dnu, prvý von (FIFO): predpokladá sa, že predané kusy sú najstaršie.

V regáli je FIFO aj pravidlom ukladania: predávať najprv to najstaršie, najmä pri produktoch s dátumom alebo sezónnych.

Ukazovatele na sledovanie

• Pokrytie zásob: koľko dní predaja vaše zásoby pokrývajú. Príliš nízke, výpadok sa blíži. Príliš vysoké, peniaze driemu.
• Obrátkovosť: koľkokrát sa zásoba za obdobie obnoví. Počíta sa tak, že sa náklady na predaj vydelia priemernou zásobou.
• Miera výpadkov: podiel dní, keď požadovaný produkt chýbal.
• Ležiace zásoby: hodnota kusov bez predaja za 60 alebo 90 dní.
• Marža po nákladoch na držanie zásob: hrubá marža mínus to, čo stojí udržiavanie zásob.

Tieto ukazovatele majú zmysel iba podľa produktu a podľa obchodu. Celkový priemer takmer vždy skrýva výpadok na jednej strane a nadbytok na druhej.

Metódy doplňovania zásob

• Bod objednávky: objednáva sa znova, keď zásoba klesne pod prah vypočítaný z predaja počas dodacej lehoty a z poistnej zásoby.
• Min/max: zásoba sa dopĺňa na maximum hneď, ako klesne pod minimum.
• Objednávka vo fixnom termíne: objednáva sa každý týždeň alebo každý mesiac s úpravou množstiev.
• Predpoveď dopytu: odhaduje sa budúci predaj deň po dni s ohľadom na sezóny, počasie a trendy, potom sa objedná to, čo pokryje obdobie.

Metódy s prahmi fungujú dobre na pravidelných produktoch. Predpoveď sa stáva nevyhnutnou, len čo predaj závisí od sezón, akcií alebo počasia. Podrobne popisujeme, ako Sweet predpovedá predaj produkt po produkte, v článku o Horizon.

Upozornenia na výpadok

Upozornenie na výpadok varuje skôr, než je regál prázdny. Aby bolo užitočné, musí:

• byť počítané podľa obchodu, nie na celkovej zásobe;
• brať do úvahy dodaciu lehotu dodávateľa;
• brať do úvahy zásobu, ktorá je už v objednávke;
• navrhnúť akciu: objednať, alebo presunúť z iného obchodu, ktorý má priveľa.

Správa zásob viacerých obchodov a e-shopu

S viacerými predajnými miestami sa ťažkosť mení: ten istý produkt môže chýbať v jednom obchode a ležať v inom. Treba potom:

• zlúčiť predaje zo všetkých pokladní a e-shopu do jednej referenčnej zásoby;
• sledovať zásobu obchod po obchode;
• presúvať skôr, než sa znova nakúpi, keď má obchod priveľa kusov, ktoré chýbajú inde;
• zoskupovať objednávky dodávateľom, aby sa dosiahli minimá a doprava zdarma.

Tabuľka alebo softvér na správu zásob?

Tabuľka stačí na niekoľko desiatok referencií a jeden obchod. Potom sa rýchlo stáva nepresnou: nie je prepojená s predajom, zabúda na zásobu v objednávke a o ničom nevaruje.

Softvér na správu zásob sa pripája k pokladni, e-shopu a logistickému partnerovi, aktualizuje zásobu pri každom predaji, vypočítava doplnenia a varuje pred výpadkami. Kritériá výberu a kroky zavedenia sú podrobne opísané v našom sprievodcovi optimalizáciou zásob.

Čo robí Sway One

Sway One sa pripája k nástrojom, ktoré už používate: Shopify, PrestaShop, WooCommerce, vaše pokladne ako Square, SumUp alebo Lightspeed a vášho logistického partnera. Zlúči predaje všetkých vašich kanálov a potom:

• predpovedá dopyt produkt po produkte a obchod po obchode;
• navrhuje doplnenia s množstvami, s ohľadom na minimá objednávok, dopravu zdarma a lehoty;
• upozorňuje na výpadky podľa obchodu a navrhuje presuny medzi obchodmi;
• premieňa doplnenia na nákupné objednávky pre dodávateľov;
• potom meria, čo priniesla každé rozhodnutie.

Na našich simulovaných obchodoch Sweet 1.4, motor Sway One, zvyšuje získanú maržu v priemere z +4,1 % na +7,4 %. Podrobnosti sú v článku o Sweet 1.4 a kalkulačka zisku odhadne, čo to znamená pre váš obchod.

Často kladené otázky

Aká je definícia správy zásob?

Je to súhrn rozhodnutí a operácií, ktoré umožňujú mať správny produkt, v správnom množstve, na správnom mieste a v správnom čase: nakupovať, prijímať, rozdeľovať, predávať, počítať a oceňovať tovar.

Aké sú hlavné metódy správy zásob?

Pre doplňovanie: bod objednávky, min/max, objednávka vo fixnom termíne a predpoveď dopytu. Pre ocenenie: CMUP a FIFO. Pre počítanie: ročná, priebežná alebo trvalá inventúra.

Ako vypočítať pokrytie zásob?

Vydeľte dostupnú zásobu priemerným predajom za jeden deň. Zásoba 120 kusov pri 4 predajoch denne pokrýva 30 dní.

Ako sa vyhnúť výpadkom zásob?

Sledujte zásobu obchod po obchode, berte do úvahy lehoty dodávateľov a zásobu v objednávke, držte poistnú zásobu na produktoch, ktoré sa počítajú, a nechajte sa upozorniť skôr, než je regál prázdny.

Treba softvér na správu zásob?

Nie pre malý obchod s málo referenciami. Len čo je viac kanálov, viac obchodov alebo výrazné sezóny, softvér prepojený s predajom odstráni väčšinu chýb tabuľky.