Gestionarea stocurilor: definiție, metode și unelte pentru magazin

Gestionarea stocurilor înseamnă a avea produsul potrivit, în cantitatea potrivită, la locul potrivit, în momentul în care clientul îl cere, fără a imobiliza mai mulți bani decât este necesar. Pentru un magazin, ea decide o bună parte din marjă: fiecare lipsă de stoc este o vânzare pierdută, fiecare surplus sunt bani care dorm.

Acest ghid pune bazele: ce se gestionează, cum se numără, cum se evaluează și cum se conduce. Pentru a merge mai departe cu optimizarea, citiți Optimizarea stocurilor: indicatori, metode și software.

Ce este gestionarea stocurilor?

Gestionarea stocurilor cuprinde tot ce ține de mărfuri între achiziție și vânzare:

• a cumpăra: ce să comandați, cât, de la ce furnizor și când;
• a recepționa: a controla livrările și a le introduce în stoc;
• a repartiza: între rezervă, magazine și depozitul magazinului online;
• a vinde: a scoate din stoc fiecare articol vândut, la casă ca și online;
• a număra: a face inventarul și a corecta diferențele;
• a evalua: a ști cât valorează stocul în conturi.

Într-un magazin mic, o singură persoană face adesea toate acestea. Cu cât sunt mai multe magazine, canale și referințe, cu atât este nevoie de un sistem care să țină cifrele la zi.

De ce este atât de important pentru un magazin

Stocul este adesea primul post de bani al unui comerciant. O gestionare aproximativă costă în trei moduri:

• Lipsa de stoc: clientul pleacă fără să cumpere sau cumpără în altă parte. Este o pierdere invizibilă, căci nu apare în niciun raport de vânzări.
• Surplusul de stoc: banii sunt imobilizați, locul lipsește și va trebui adesea să lichidați.
• Pierderile: a vinde în pierdere ceea ce s-a cumpărat în exces sau a constata stricăciuni și furturi.

O gestionare bună a stocurilor nu caută cel mai mic stoc posibil. Ea caută echilibrul între aceste trei costuri, produs cu produs.

Diferitele tipuri de stoc

• Stocul disponibil: ceea ce poate fi vândut imediat.
• Stocul de siguranță: rezerva care acoperă vânzările neprevăzute și întârzierile de livrare.
• Stocul sezonier: cumpărat din timp pentru o perioadă puternică, precum reducerile, Crăciunul sau începutul anului școlar.
• Stocul în comandă: comandat, dar încă nerecepționat. Contează în deciziile dumneavoastră de reaprovizionare.
• Stocul în tranzit: în drum între două magazine sau între depozit și un magazin.
• Stocul imobilizat: articolele care nu se mai vând de mult timp. Costă spațiu și bani.

Inventarul: a ști ce aveți cu adevărat

Stocul afișat de casa sau de magazinul dumneavoastră online nu este niciodată exact stocul real: erori de introducere, stricăciuni, furturi, retururi înregistrate greșit. Inventarul servește la corectarea acestor diferențe.

• Inventarul anual: o numărare completă, cel puțin o dată pe an, în general la închiderea exercițiului. Este obligatoriu pentru conturi.
• Inventarul rotativ: se numără o parte din stoc în fiecare săptămână, începând cu articolele cele mai scumpe sau cele mai vândute. Diferențele sunt depistate mai devreme.
• Inventarul permanent: stocul este actualizat la fiecare intrare și la fiecare ieșire, datorită casei și software-ului. Este baza oricărei gestionări fiabile.

A vă evalua stocul

Pentru conturi, trebuie dată o valoare stocului. Două metode sunt frecvente în Franța:

• Costul mediu unitar ponderat (CMUP): fiecare articol valorează media prețurilor sale de achiziție.
• Primul intrat, primul ieșit (FIFO): se consideră că articolele vândute sunt cele mai vechi.

Pe raft, FIFO este și o regulă de aranjare: a vinde mai întâi ce este mai vechi, mai ales pentru produsele cu dată sau sezoniere.

Indicatorii de urmărit

• Acoperirea stocului: câte zile de vânzări acoperă stocul dumneavoastră. Prea mică, lipsa de stoc se apropie. Prea mare, banii dorm.
• Rotația: de câte ori se reînnoiește stocul într-o perioadă. Se calculează împărțind costul vânzărilor la stocul mediu.
• Rata lipsei de stoc: partea zilelor în care un produs cerut lipsea.
• Stocul imobilizat: valoarea articolelor fără vânzare de 60 sau 90 de zile.
• Marja după costul de deținere: marja brută, minus ceea ce costă păstrarea stocului.

Acești indicatori au sens doar pe produs și pe magazin. O medie globală ascunde aproape întotdeauna o lipsă de o parte și un surplus de cealaltă.

Metodele de reaprovizionare

• Punctul de comandă: se comandă din nou când stocul coboară sub un prag, calculat pe baza vânzărilor din timpul termenului de livrare și a stocului de siguranță.
• Min/max: se aduce stocul până la un maxim de îndată ce coboară sub un minim.
• Comanda la dată fixă: se comandă în fiecare săptămână sau în fiecare lună, ajustând cantitățile.
• Previziunea cererii: se estimează vânzările viitoare, zi cu zi, ținând cont de sezoane, de vreme și de tendințe, apoi se comandă ce acoperă perioada.

Metodele cu praguri funcționează bine pe produsele regulate. Previziunea devine necesară de îndată ce vânzările depind de sezoane, de promoții sau de vreme. Detaliem cum prevede Sweet vânzările produs cu produs în articolul despre Horizon.

Alertele de lipsă de stoc

O alertă de lipsă de stoc avertizează înainte ca raftul să fie gol. Pentru a fi utilă, trebuie:

• să fie calculată pe magazin, nu pe stocul total;
• să țină cont de termenul de livrare al furnizorului;
• să țină cont de stocul deja comandat;
• să propună o acțiune: a comanda sau a transfera dintr-un alt magazin care are prea mult.

Gestionarea stocului mai multor magazine și al unui magazin online

Cu mai multe puncte de vânzare, dificultatea își schimbă natura: același produs poate lipsi într-un magazin și poate dormi în altul. Trebuie atunci:

• să reuniți vânzările tuturor caselor și ale magazinului online într-un singur stoc de referință;
• să urmăriți stocul magazin cu magazin;
• să transferați înainte de a recumpăra, când un magazin are prea mult dintr-un articol care lipsește în altă parte;
• să grupați comenzile către furnizori pentru a atinge minimele și transportul gratuit.

Foaie de calcul sau software de gestionare a stocurilor?

O foaie de calcul este suficientă pentru câteva zeci de referințe și un singur magazin. Dincolo de asta, devine repede greșită: nu este legată de vânzări, uită stocul în comandă și nu avertizează de nimic.

Un software de gestionare a stocurilor se conectează la casă, la magazinul online și la operatorul logistic, actualizează stocul la fiecare vânzare, calculează reaprovizionările și alertează înainte de lipsurile de stoc. Criteriile pentru a alege unul și etapele pentru a-l pune în funcțiune sunt detaliate în ghidul nostru pentru optimizarea stocurilor.

Ce face Sway One

Sway One se conectează la instrumentele pe care le folosiți deja: Shopify, PrestaShop, WooCommerce, casele dumneavoastră precum Square, SumUp sau Lightspeed și operatorul dumneavoastră logistic. Reunește vânzările tuturor canalelor dumneavoastră, apoi:

• prevede cererea produs cu produs și magazin cu magazin;
• propune reaprovizionările, cu cantitățile, ținând cont de minimele de comandă, de transportul gratuit și de termene;
• avertizează asupra lipsurilor de stoc pe magazin și propune transferurile între magazine;
• transformă reaprovizionările în comenzi de achiziție către furnizori;
• măsoară apoi ce a adus fiecare decizie.

Pe magazinele noastre simulate, Sweet 1.4, motorul Sway One, ridică marja câștigată de la +4,1 % la +7,4 % în medie. Detaliul se află în articolul despre Sweet 1.4, iar calculatorul de câștiguri estimează ce reprezintă asta pentru magazinul dumneavoastră.

Întrebări frecvente

Care este definiția gestionării stocurilor?

Este ansamblul deciziilor și operațiunilor care permit să aveți produsul potrivit, în cantitatea potrivită, la locul potrivit și la momentul potrivit: a cumpăra, a recepționa, a repartiza, a vinde, a număra și a evalua mărfurile.

Care sunt principalele metode de gestionare a stocurilor?

Pentru reaprovizionare: punctul de comandă, min/max, comanda la dată fixă și previziunea cererii. Pentru evaluare: CMUP și FIFO. Pentru numărare: inventarul anual, rotativ sau permanent.

Cum se calculează acoperirea stocului?

Împărțiți stocul disponibil la vânzările medii dintr-o zi. Un stoc de 120 de bucăți pentru 4 vânzări pe zi acoperă 30 de zile.

Cum se evită lipsurile de stoc?

Urmăriți stocul magazin cu magazin, țineți cont de termenele furnizorilor și de stocul în comandă, păstrați un stoc de siguranță pe produsele care contează și cereți să fiți avertizat înainte ca raftul să fie gol.

Este nevoie de un software pentru a gestiona stocul?

Nu pentru un magazin mic cu puține referințe. De îndată ce există mai multe canale, mai multe magazine sau sezoane marcate, un software legat de vânzări evită cele mai multe erori ale unei foi de calcul.