Upravljanje zalihama: definicija, metode i alati za trgovinu

Upravljanje zalihama znači imati pravi proizvod, u pravoj količini, na pravom mjestu, u trenutku kad ga kupac traži, a da se ne veže više novca nego što je potrebno. Za trgovinu ono odlučuje o velikom dijelu marže: svaka nestašica je izgubljena prodaja, svaki višak novac koji spava.

Ovaj vodič postavlja osnove: što se vodi, kako se broji, kako se vrednuje i kako se upravlja. Za dublje bavljenje optimizacijom pročitajte Optimizacija zaliha: pokazatelji, metode i softver.

Što je upravljanje zalihama?

Upravljanje zalihama obuhvaća sve što se tiče robe između kupnje i prodaje:

• kupovati: što naručiti, koliko, od kojeg dobavljača i kada;
• primati: provjeriti isporuke i unijeti ih u zalihu;
• raspoređivati: između skladišta uz trgovinu, trgovina i skladišta web-trgovine;
• prodavati: skidati sa zalihe svaki prodani artikl, na blagajni kao i online;
• brojati: provesti inventuru i ispraviti razlike;
• vrednovati: znati koliko zaliha vrijedi u knjigovodstvu.

U maloj trgovini često sve to radi jedna osoba. Što je više trgovina, kanala i referenci, to je potreban sustav koji brojke drži ažurnima.

Zašto je to toliko važno za trgovinu

Zaliha je često prva stavka novca trgovca. Približno upravljanje košta na tri načina:

• Nestašica: kupac odlazi bez kupnje ili kupuje drugdje. To je nevidljiv gubitak jer se ne pojavljuje ni u jednom izvješću o prodaji.
• Višak zaliha: novac je vezan, nedostaje prostora i često će biti potrebno sniženje.
• Sniženje i manjak: prodavati uz gubitak ono što je previše kupljeno ili utvrđivati lom i krađu.

Dobro upravljanje zalihama ne traži najnižu moguću zalihu. Traži ravnotežu između ova tri troška, proizvod po proizvod.

Različite vrste zaliha

• Raspoloživa zaliha: ono što se može odmah prodati.
• Sigurnosna zaliha: rezerva koja pokriva nepredviđene prodaje i kašnjenja isporuka.
• Sezonska zaliha: kupljena unaprijed za jako razdoblje, poput rasprodaja, Božića ili početka školske godine.
• Zaliha u narudžbi: naručena, ali još nije primljena. Ulazi u vaše odluke o nadopuni.
• Zaliha u tranzitu: na putu između dviju trgovina ili između skladišta i trgovine.
• Zaleđena zaliha: artikli koji se dugo ne prodaju. Koštaju prostora i novca.

Inventura: znati što stvarno imate

Zaliha koju prikazuje vaša blagajna ili web-trgovina nikada nije točno stvarna zaliha: pogreške pri unosu, lom, krađa, loše evidentirani povrati. Inventura služi ispravljanju tih razlika.

• Godišnja inventura: potpuno brojenje, barem jednom godišnje, u pravilu pri zaključenju poslovne godine. Obvezna je za knjigovodstvo.
• Kružna inventura: svaki tjedan se broji dio zalihe, počevši od najskupljih ili najprodavanijih artikala. Razlike se otkrivaju ranije.
• Trajna inventura: zaliha se ažurira pri svakom ulazu i svakom izlazu, zahvaljujući blagajni i softveru. To je osnova svakog pouzdanog upravljanja.

Vrednovanje zaliha

Za knjigovodstvo je zalihi potrebno dati vrijednost. Dvije su metode uobičajene u Francuskoj:

• Ponderirani prosječni trošak: svaki artikl vrijedi prosjek svojih nabavnih cijena.
• Prvi unutra, prvi van (FIFO): smatra se da su prodani artikli najstariji.

Na polici je FIFO ujedno pravilo slaganja: prvo prodati najstarije, osobito kod proizvoda s rokom ili sezonskih.

Pokazatelji koje treba pratiti

• Pokrivenost zaliha: koliko dana prodaje vaša zaliha pokriva. Preniska, nestašica se približava. Previsoka, novac spava.
• Obrtaj: koliko se puta zaliha obnovi u razdoblju. Računa se dijeljenjem troška prodaje s prosječnom zalihom.
• Stopa nestašice: udio dana u kojima je traženi proizvod nedostajao.
• Zaleđena zaliha: vrijednost artikala bez prodaje 60 ili 90 dana.
• Marža nakon držanja: bruto marža, minus ono što košta držanje zalihe.

Ovi pokazatelji imaju smisla samo po proizvodu i po trgovini. Globalni prosjek gotovo uvijek skriva nestašicu s jedne strane i višak zaliha s druge.

Metode nadopune

• Točka naručivanja: ponovno se naručuje kad zaliha padne ispod praga, izračunatog iz prodaje tijekom roka isporuke i sigurnosne zalihe.
• Min/max: zaliha se podiže do maksimuma čim padne ispod minimuma.
• Narudžba na fiksni datum: naručuje se svaki tjedan ili svaki mjesec, uz prilagodbu količina.
• Prognoza potražnje: procjenjuje se buduća prodaja, dan po dan, uzimajući u obzir sezone, vrijeme i trendove, a zatim se naručuje ono što pokriva razdoblje.

Metode s pragovima dobro rade na redovitim proizvodima. Prognoza postaje nužna čim prodaja ovisi o sezonama, promocijama ili vremenu. Kako Sweet prognozira prodaju proizvod po proizvod, opisujemo u članku o Horizonu.

Upozorenja o nestašici

Upozorenje o nestašici javlja prije nego što polica ostane prazna. Da bi bilo korisno, mora:

• biti izračunato po trgovini, a ne na ukupnoj zalihi;
• uzeti u obzir rok isporuke dobavljača;
• uzeti u obzir zalihu koja je već u narudžbi;
• predložiti radnju: naručiti ili prebaciti iz druge trgovine koja ima previše.

Upravljanje zalihama više trgovina i web-trgovine

S više prodajnih mjesta težina mijenja narav: isti proizvod može nedostajati u jednoj trgovini, a spavati u drugoj. Tada je potrebno:

• objediniti prodaju svih blagajni i web-trgovine u jednu referentnu zalihu;
• pratiti zalihu trgovinu po trgovinu;
• prebaciti prije ponovne kupnje, kad jedna trgovina ima previše artikla kojeg drugdje nedostaje;
• grupirati narudžbe dobavljačima kako bi se postigli minimumi i besplatna dostava.

Tablica ili softver za upravljanje zalihama?

Tablica je dovoljna za nekoliko desetaka referenci i jednu trgovinu. Dalje brzo postaje netočna: nije povezana s prodajom, zaboravlja zalihu u narudžbi i ni o čemu ne upozorava.

Softver za upravljanje zalihama povezuje se s blagajnom, web-trgovinom i logističarom, ažurira zalihu pri svakoj prodaji, izračunava nadopune i upozorava prije nestašica. Kriteriji za odabir i koraci uvođenja opisani su u našem vodiču za optimizaciju zaliha.

Što radi Sway One

Sway One se priključuje na alate koje već koristite: Shopify, PrestaShop, WooCommerce, vaše blagajne poput Squarea, SumUpa ili Lightspeeda i vašeg logističara. Objedinjuje prodaju svih vaših kanala, a zatim:

• prognozira potražnju proizvod po proizvod i trgovinu po trgovinu;
• predlaže nadopune, s količinama, uzimajući u obzir minimume narudžbe, besplatnu dostavu i rokove;
• upozorava na nestašice po trgovini i predlaže prijenose među trgovinama;
• pretvara nadopune u narudžbenice dobavljačima;
• zatim mjeri što je svaka odluka donijela.

Na našim simuliranim trgovinama Sweet 1.4, motor Sway Onea, podiže ostvarenu maržu u prosjeku s +4,1 % na +7,4 %. Pojedinosti su u članku o Sweetu 1.4, a kalkulator dobiti procjenjuje što to znači za vašu trgovinu.

Česta pitanja

Koja je definicija upravljanja zalihama?

To je skup odluka i radnji koje omogućuju da pravi proizvod bude u pravoj količini, na pravom mjestu i u pravo vrijeme: kupnja, primanje, raspoređivanje, prodaja, brojanje i vrednovanje robe.

Koje su glavne metode upravljanja zalihama?

Za nadopunu: točka naručivanja, min/max, narudžba na fiksni datum i prognoza potražnje. Za vrednovanje: ponderirani prosječni trošak i FIFO. Za brojanje: godišnja, kružna ili trajna inventura.

Kako izračunati pokrivenost zaliha?

Podijelite raspoloživu zalihu s prosječnom dnevnom prodajom. Zaliha od 120 komada uz 4 prodaje dnevno pokriva 30 dana.

Kako izbjeći nestašice?

Pratite zalihu trgovinu po trgovini, uzmite u obzir rokove dobavljača i zalihu u narudžbi, držite sigurnosnu zalihu na proizvodima koji su važni i dajte se upozoriti prije nego što polica ostane prazna.

Treba li softver za upravljanje zalihama?

Ne za malu trgovinu s malo referenci. Čim postoji više kanala, više trgovina ili izražene sezone, softver povezan s prodajom izbjegava većinu pogrešaka tablice.