Správa zásob v obchodě: definice, metody a nástroje pro prodejce

Správa zásob znamená mít správný produkt ve správném množství na správném místě ve chvíli, kdy ho zákazník chce, aniž by se vázalo víc peněz, než je nutné. Pro obchod rozhoduje o velké části marže: každý výpadek je ztracený prodej, každý přebytek peníze, které spí.

Tento průvodce klade základy: co se spravuje, jak se to počítá, jak se to oceňuje a jak se to řídí. Chcete-li jít v optimalizaci dál, přečtěte si Optimalizace zásob: ukazatele, metody a software.

Co je správa zásob?

Správa zásob zahrnuje vše, co se týká zboží mezi nákupem a prodejem:

• nakupovat: co objednat, kolik, u kterého dodavatele a kdy;
• přijímat: kontrolovat dodávky a zavést je do zásob;
• rozdělovat: mezi zázemí, obchody a sklad e-shopu;
• prodávat: vyskladnit každý prodaný artikl, na pokladně i online;
• počítat: dělat inventuru a opravovat rozdíly;
• ocenit: vědět, kolik zásoby v účetnictví stojí.

V malém obchodě to všechno často dělá jediný člověk. Čím více je obchodů, kanálů a položek, tím víc je potřeba systému, který drží čísla aktuální.

Proč je to pro obchod tak důležité

Zásoby bývají první položkou peněz obchodníka. Přibližná správa stojí třemi způsoby:

• Výpadek: zákazník odejde bez nákupu, nebo nakoupí jinde. Je to neviditelná ztráta, protože se neobjeví v žádné zprávě o prodeji.
• Přebytek zásob: peníze jsou vázané, chybí místo a často bude nutné zlevňovat.
• Přecenění a manko: prodávat se ztrátou to, čeho se nakoupilo příliš, nebo zjišťovat rozbité zboží a krádeže.

Dobrá správa zásob nehledá co nejnižší zásobu. Hledá rovnováhu mezi těmito třemi náklady, produkt po produktu.

Různé druhy zásob

• Disponibilní zásoba: to, co se dá prodat hned.
• Pojistná zásoba: rezerva, která kryje nečekané prodeje a zpoždění dodávek.
• Sezónní zásoba: nakoupená předem na silné období, jako jsou výprodeje, Vánoce nebo začátek školního roku.
• Objednaná zásoba: objednaná, ale ještě nepřijatá. Počítá se ve vašich rozhodnutích o doplnění.
• Zásoba na cestě: na cestě mezi dvěma obchody nebo mezi skladem a prodejnou.
• Ležící zásoby: artikly, které se dlouho neprodávají. Stojí místo i peníze.

Inventura: vědět, co opravdu máte

Zásoba zobrazená vaší pokladnou nebo e-shopem není nikdy přesně skutečná zásoba: chyby při zadávání, rozbité zboží, krádeže, špatně zaznamenané vratky. Inventura slouží k opravě těchto rozdílů.

• Roční inventura: úplné přepočítání, alespoň jednou ročně, obvykle při uzávěrce účetního období. Pro účetnictví je povinná.
• Průběžná inventura: každý týden se přepočítá část zásob, počínaje nejdražšími nebo nejprodávanějšími artikly. Rozdíly se odhalí dřív.
• Trvalá inventura: zásoba se aktualizuje při každém příjmu a každém výdeji díky pokladně a softwaru. Je základem každé spolehlivé správy.

Ocenění zásob

Pro účetnictví je třeba zásobě přiřadit hodnotu. Ve Francii se běžně používají dvě metody:

• Vážený průměr nákladů: každý artikl má hodnotu průměru svých nákupních cen.
• První dovnitř, první ven (FIFO): předpokládá se, že prodané artikly jsou nejstarší.

V regálu je FIFO také pravidlem uložení: prodat nejdřív to nejstarší, zejména u zboží s datem nebo sezónního.

Ukazatele, které sledovat

• Pokrytí zásob: kolik dnů prodeje vaše zásoba pokrývá. Příliš nízké, výpadek se blíží. Příliš vysoké, peníze spí.
• Obrátka: kolikrát se zásoba za období obmění. Počítá se vydělením nákladů na prodej průměrnou zásobou.
• Míra výpadků: podíl dnů, kdy požadovaný produkt chyběl.
• Ležící zásoby: hodnota artiklů bez prodeje 60 nebo 90 dní.
• Marže po držení zásob: hrubá marže mínus to, co stojí držení zásoby.

Tyto ukazatele mají smysl jen podle produktu a podle obchodu. Celkový průměr téměř vždy skrývá výpadek na jedné straně a přebytek zásob na druhé.

Metody doplňování

• Bod objednávky: objednává se znovu, když zásoba klesne pod práh, vypočtený z prodeje během dodací lhůty a z pojistné zásoby.
• Min/max: zásoba se doplní až na maximum, jakmile klesne pod minimum.
• Objednávka k pevnému datu: objednává se každý týden nebo každý měsíc s úpravou množství.
• Předpověď poptávky: odhadne se budoucí prodej, den po dni, s ohledem na sezóny, počasí a trendy, a pak se objedná to, co pokryje období.

Prahové metody fungují dobře u pravidelných produktů. Předpověď se stává nezbytnou, jakmile prodej závisí na sezónách, akcích nebo počasí. Jak Sweet předpovídá prodej produkt po produktu, popisujeme v článku o Horizonu.

Upozornění na výpadek

Upozornění na výpadek varuje dřív, než je regál prázdný. Aby bylo užitečné, musí:

• být počítáno podle obchodu, ne z celkové zásoby;
• brát v úvahu dodací lhůtu dodavatele;
• brát v úvahu zásobu, která je již objednána;
• navrhnout akci: objednat, nebo převést z jiného obchodu, který jí má příliš.

Správa zásob více obchodů a e-shopu

S více prodejními místy se obtíž mění v podstatě: tentýž produkt může v jednom obchodě chybět a v jiném ležet. Pak je třeba:

• sjednotit prodeje všech pokladen a e-shopu do jedné referenční zásoby;
• sledovat zásobu obchod po obchodu;
• převádět dřív, než se nakoupí znovu, když má jeden obchod příliš artiklu, který jinde chybí;
• sdružovat objednávky dodavatelům, aby se dosáhlo minim a dopravy zdarma.

Tabulka, nebo software pro správu zásob?

Tabulka stačí pro několik desítek položek a jediný obchod. Dál se rychle stává nepřesnou: není propojená s prodeji, zapomíná objednanou zásobu a před ničím nevaruje.

Software pro správu zásob se připojí k pokladně, e-shopu a logistickému partnerovi, aktualizuje zásobu při každém prodeji, počítá doplnění a upozorní před výpadky. Kritéria výběru a kroky zavedení jsou popsány v našem průvodci optimalizací zásob.

Co dělá Sway One

Sway One se napojí na nástroje, které již používáte: Shopify, PrestaShop, WooCommerce, vaše pokladny jako Square, SumUp nebo Lightspeed a vašeho logistického partnera. Sjednotí prodeje všech vašich kanálů a poté:

• předpovídá poptávku produkt po produktu a obchod po obchodu;
• navrhuje doplnění s množstvími, s ohledem na minima objednávek, dopravu zdarma a lhůty;
• upozorňuje na výpadky podle obchodu a navrhuje převody mezi obchody;
• mění doplnění v nákupní objednávky dodavatelům;
• poté měří, co každé rozhodnutí přineslo.

Na našich simulovaných obchodech Sweet 1.4, motor Sway One, zvyšuje získanou marži v průměru z +4,1 % na +7,4 %. Podrobnosti jsou v článku o Sweet 1.4 a kalkulačka zisků odhaduje, co to znamená pro váš obchod.

Často kladené otázky

Jaká je definice správy zásob?

Je to soubor rozhodnutí a operací, které umožňují mít správný produkt ve správném množství na správném místě a ve správný čas: nakupovat, přijímat, rozdělovat, prodávat, počítat a oceňovat zboží.

Jaké jsou hlavní metody správy zásob?

Pro doplňování: bod objednávky, min/max, objednávka k pevnému datu a předpověď poptávky. Pro ocenění: vážený průměr nákladů a FIFO. Pro počítání: roční, průběžná nebo trvalá inventura.

Jak se počítá pokrytí zásob?

Vydělte disponibilní zásobu průměrným prodejem za jeden den. Zásoba 120 kusů při 4 prodejích denně pokryje 30 dní.

Jak se vyhnout výpadkům zásob?

Sledujte zásobu obchod po obchodu, počítejte s dodacími lhůtami dodavatelů a s objednanou zásobou, držte pojistnou zásobu u produktů, na kterých záleží, a nechte se upozornit dřív, než je regál prázdný.

Je k řízení zásob potřeba software?

Ne pro malý obchod s málo položkami. Jakmile je kanálů, obchodů nebo výrazných sezón víc, software propojený s prodeji odstraní většinu chyb tabulky.