Управление на наличностите: определение, методи и инструменти

Управлението на наличностите означава да имате правилния продукт, в правилното количество, на правилното място, в момента, когато клиентът го поиска, без да блокирате повече пари от необходимото. За един магазин то решава голяма част от маржа: всяко изчерпване е изгубена продажба, всеки излишък са пари, които спят.

Това ръководство поставя основите: какво се управлява, как се брои, как се оценява и как се направлява. За да отидете по-далеч в оптимизирането, прочетете Оптимизиране на наличностите: показатели, методи и софтуер.

Какво е управление на наличностите?

Управлението на наличностите обхваща всичко, което засяга стоките между покупката и продажбата:

• купувате: какво да поръчате, колко, от кой доставчик и кога;
• получавате: проверявате доставките и ги заприходявате в наличност;
• разпределяте: между склада в магазина, магазините и склада на онлайн магазина;
• продавате: изписвате от наличността всеки продаден артикул, на касата и онлайн;
• броите: правите инвентаризация и коригирате разликите;
• оценявате: знаете колко струва наличността в счетоводството.

В малкия магазин често един човек върши всичко това. Колкото повече са магазините, каналите и артикулите, толкова повече е нужна система, която поддържа цифрите актуални.

Защо е толкова важно за един магазин

Наличността често е първата позиция на пари при търговеца. Приблизителното управление струва по три начина:

• Изчерпването: клиентът си тръгва, без да купи, или купува другаде. Това е невидима загуба, защото не се появява в нито един отчет за продажбите.
• Излишъкът: парите са блокирани, не достига място и често се налага да намалявате цените.
• Намалението и липсите: продажба със загуба на онова, което е купено в повече, или установяване на счупени стоки и кражби.

Доброто управление на наличностите не търси възможно най-ниската наличност. То търси равновесието между тези три разхода, продукт по продукт.

Различните видове наличности

• Наличната наличност: онова, което може да се продаде веднага.
• Предпазната наличност: резервът, който покрива непредвидените продажби и закъсненията при доставка.
• Сезонната наличност: купена предварително за силен период, като разпродажбите, Коледа или началото на учебната година.
• Наличността в поръчка: поръчана, но още неполучена. Тя се взема предвид при решенията ви за презареждане.
• Наличността в транзит: на път между два магазина или между склада и магазин.
• Залежалата наличност: артикулите, които не се продават отдавна. Струват място и пари.

Инвентаризацията: да знаете какво наистина имате

Наличността, показана от касата или онлайн магазина ви, никога не е точно реалната наличност: грешки при въвеждане, счупени стоки, кражби, зле записани връщания. Инвентаризацията служи за коригиране на тези разлики.

• Годишната инвентаризация: пълно преброяване, поне веднъж годишно, обикновено при приключване на финансовата година. Тя е задължителна за счетоводството.
• Ротационната инвентаризация: всяка седмица се брои част от наличността, като се започва от най-скъпите или най-продаваните артикули. Разликите се забелязват по-рано.
• Постоянната инвентаризация: наличността се обновява при всеки приход и всеки разход, благодарение на касата и софтуера. Тя е основата на всяко надеждно управление.

Оценяване на наличността

За счетоводството наличността трябва да получи стойност. Два метода са разпространени във Франция:

• Среднопретеглената цена: всеки артикул струва средното на покупните си цени.
• Първи влязъл, първи излязъл (FIFO): счита се, че продадените артикули са най-старите.

На рафта FIFO е и правило за подреждане: първо се продава най-старото, особено при продукти с дата или сезонни.

Показателите за следене

• Покритието на наличността: колко дни продажби покрива наличността ви. Твърде ниско, изчерпването наближава. Твърде високо, парите спят.
• Оборотът: колко пъти наличността се обновява за период. Изчислява се, като себестойността на продажбите се раздели на средната наличност.
• Процентът на изчерпване: делът на дните, в които търсен продукт е липсвал.
• Залежалата наличност: стойността на артикулите без продажба от 60 или 90 дни.
• Маржът след съхранение: брутният марж, минус това, което струва поддържането на наличността.

Тези показатели имат смисъл само по продукт и по магазин. Общата средна стойност почти винаги крие изчерпване от едната страна и излишък от другата.

Методите за презареждане

• Точката на поръчване: поръчва се отново, когато наличността падне под праг, изчислен от продажбите по време на срока за доставка и от предпазната наличност.
• Min/max: наличността се дозарежда до максимум, щом падне под минимум.
• Поръчката на фиксирана дата: поръчва се всяка седмица или всеки месец, като количествата се коригират.
• Прогнозата на търсенето: оценяват се бъдещите продажби, ден по ден, като се вземат предвид сезоните, времето и тенденциите, и след това се поръчва онова, което покрива периода.

Методите с прагове работят добре при редовните продукти. Прогнозата става необходима, щом продажбите зависят от сезони, промоции или време. Как Sweet прогнозира продажбите продукт по продукт, описваме в статията за Horizon.

Сигналите за изчерпване

Сигналът за изчерпване предупреждава, преди рафтът да е празен. За да е полезен, трябва:

• да бъде изчислен по магазин, а не върху общата наличност;
• да взема предвид срока за доставка на доставчика;
• да взема предвид наличността, която вече е в поръчка;
• да предлага действие: поръчка или прехвърляне от друг магазин, който има в излишък.

Управление на наличността на няколко магазина и онлайн магазин

С няколко търговски обекта трудността променя характера си: един и същи продукт може да липсва в един магазин и да спи в друг. Тогава трябва:

• да обедините продажбите на всички каси и на онлайн магазина в една референтна наличност;
• да следите наличността магазин по магазин;
• да прехвърляте, преди да купувате отново, когато един магазин има твърде много от артикул, който липсва другаде;
• да групирате поръчките към доставчици, за да достигнете минимумите и безплатната доставка.

Таблица или софтуер за управление на наличностите?

Таблицата стига за няколко десетки артикула и един магазин. Отвъд това бързо става грешна: не е свързана с продажбите, забравя наличността в поръчка и за нищо не предупреждава.

Софтуерът за управление на наличностите се свързва с касата, онлайн магазина и логистичния партньор, обновява наличността при всяка продажба, изчислява презарежданията и предупреждава преди изчерпванията. Критериите за избор и стъпките за внедряване са описани в нашето ръководство за оптимизиране на наличностите.

Какво прави Sway One

Sway One се включва в инструментите, които вече използвате: Shopify, PrestaShop, WooCommerce, вашите каси като Square, SumUp или Lightspeed и вашия логистичен партньор. Обединява продажбите на всички ваши канали и след това:

• прогнозира търсенето продукт по продукт и магазин по магазин;
• предлага презарежданията, с количествата, като взема предвид минималните поръчки, безплатната доставка и сроковете;
• предупреждава за изчерпвания по магазин и предлага прехвърляния между магазини;
• превръща презарежданията в поръчки към доставчици;
• измерва след това какво е донесло всяко решение.

В нашите симулирани магазини Sweet 1.4, двигателят на Sway One, повишава спечеления марж средно от +4,1% на +7,4%. Подробностите са в статията за Sweet 1.4, а калкулаторът на печалбите оценява какво означава това за вашия магазин.

Често задавани въпроси

Какво е определението за управление на наличностите?

Това е съвкупността от решения и операции, които позволяват да имате правилния продукт, в правилното количество, на правилното място и в правилния момент: купуване, получаване, разпределяне, продаване, броене и оценяване на стоките.

Кои са основните методи за управление на наличностите?

За презареждането: точката на поръчване, min/max, поръчката на фиксирана дата и прогнозата на търсенето. За оценяването: среднопретеглената цена и FIFO. За броенето: годишната, ротационната или постоянната инвентаризация.

Как се изчислява покритието на наличността?

Разделете наличната наличност на средните продажби за един ден. Наличност от 120 броя при 4 продажби на ден покрива 30 дни.

Как да избегнем изчерпването на наличностите?

Следете наличността магазин по магазин, вземайте предвид сроковете на доставчиците и наличността в поръчка, поддържайте предпазна наличност при продуктите, които имат значение, и се оставете да ви предупредят, преди рафтът да е празен.

Нужен ли е софтуер за управление на наличностите?

Не за малък магазин с малко артикули. Щом има няколко канала, няколко магазина или изразени сезони, софтуер, свързан с продажбите, избягва повечето грешки на таблицата.