Gestion de stock : définition, méthodes et outils pour un commerce

La gestion de stock, c'est avoir le bon produit, en bonne quantité, au bon endroit, au moment où le client le demande, sans immobiliser plus d'argent que nécessaire. Pour un commerce, elle décide d'une bonne part de la marge : chaque rupture est une vente perdue, chaque surplus de l'argent qui dort.

Ce guide pose les bases : ce qu'on gère, comment on le compte, comment on le valorise et comment on le pilote. Pour aller plus loin sur l'optimisation, lisez Optimiser ses stocks : indicateurs, méthodes et logiciel.

Qu'est-ce que la gestion de stock ?

La gestion de stock regroupe tout ce qui touche aux marchandises entre l'achat et la vente :

• acheter : quoi commander, combien, à quel fournisseur et quand ;
• recevoir : contrôler les livraisons et les entrer en stock ;
• répartir : entre la réserve, les boutiques et l'entrepôt de l'e-shop ;
• vendre : sortir du stock chaque article vendu, en caisse comme en ligne ;
• compter : faire l'inventaire et corriger les écarts ;
• valoriser : savoir ce que vaut le stock dans les comptes.

Dans un petit commerce, une seule personne fait souvent tout cela. Plus il y a de boutiques, de canaux et de références, plus il faut un système qui tienne les chiffres à jour.

Pourquoi c'est si important pour un commerce

Le stock est souvent le premier poste d'argent d'un commerçant. Une gestion approximative coûte de trois façons :

• La rupture : le client repart sans acheter, ou achète ailleurs. C'est une perte invisible, car elle n'apparaît dans aucun rapport de ventes.
• Le surstock : l'argent est immobilisé, la place manque, et il faudra souvent solder.
• La démarque : vendre à perte ce qu'on a trop acheté, ou constater de la casse et du vol.

Une bonne gestion de stock ne cherche pas le stock le plus bas possible. Elle cherche l'équilibre entre ces trois coûts, produit par produit.

Les différents types de stock

• Le stock disponible : ce qui peut être vendu tout de suite.
• Le stock de sécurité : la réserve qui couvre les ventes imprévues et les retards de livraison.
• Le stock saisonnier : acheté à l'avance pour une période forte, comme les soldes, Noël ou la rentrée.
• Le stock en commande : commandé mais pas encore reçu. Il compte dans vos décisions de réassort.
• Le stock en transit : en route entre deux boutiques, ou entre l'entrepôt et un magasin.
• Le stock dormant : les articles qui ne se vendent plus depuis longtemps. Ils coûtent de la place et de l'argent.

L'inventaire : savoir ce qu'on a vraiment

Le stock affiché par votre caisse ou votre e-shop n'est jamais exactement le stock réel : erreurs de saisie, casse, vol, retours mal enregistrés. L'inventaire sert à corriger ces écarts.

• L'inventaire annuel : un comptage complet, au moins une fois par an, en général à la clôture de l'exercice. Il est obligatoire pour les comptes.
• L'inventaire tournant : on compte une partie du stock chaque semaine, en commençant par les articles les plus chers ou les plus vendus. Les écarts sont repérés plus tôt.
• L'inventaire permanent : le stock est mis à jour à chaque entrée et à chaque sortie, grâce à la caisse et au logiciel. C'est la base de toute gestion fiable.

Valoriser son stock

Pour les comptes, il faut donner une valeur au stock. Deux méthodes sont courantes en France :

• Le coût moyen unitaire pondéré (CMUP) : chaque article vaut la moyenne de ses prix d'achat.
• Le premier entré, premier sorti (PEPS, ou FIFO) : on considère que les articles vendus sont les plus anciens.

En rayon, le FIFO est aussi une règle de rangement : vendre d'abord le plus ancien, surtout pour les produits datés ou de saison.

Les indicateurs à suivre

• La couverture de stock : combien de jours de ventes votre stock couvre. Trop basse, la rupture approche. Trop haute, l'argent dort.
• La rotation : combien de fois le stock se renouvelle sur une période. Elle se calcule en divisant le coût des ventes par le stock moyen.
• Le taux de rupture : la part des jours où un produit demandé manquait.
• Le stock dormant : la valeur des articles sans vente depuis 60 ou 90 jours.
• La marge après coût de stockage : la marge brute, moins ce que coûte le fait de garder le stock.

Ces indicateurs n'ont de sens que par produit et par boutique. Une moyenne globale cache presque toujours une rupture d'un côté et un surstock de l'autre.

Les méthodes de réassort

• Le point de commande : on recommande quand le stock descend sous un seuil, calculé à partir des ventes pendant le délai de livraison et du stock de sécurité.
• Le min/max : on remonte le stock jusqu'à un maximum dès qu'il passe sous un minimum.
• La commande à date fixe : on commande chaque semaine ou chaque mois, en ajustant les quantités.
• La prévision de la demande : on estime les ventes à venir, jour par jour, en tenant compte des saisons, de la météo et des tendances, puis on commande ce qui couvre la période.

Les méthodes à seuils fonctionnent bien sur les produits réguliers. La prévision devient nécessaire dès que les ventes dépendent des saisons, des promotions ou de la météo. Nous détaillons comment Sweet prévoit les ventes produit par produit dans l'article sur Horizon.

Les alertes de rupture

Une alerte de rupture prévient avant que le rayon soit vide. Pour être utile, elle doit :

• être calculée par boutique, pas sur le stock total ;
• tenir compte du délai de livraison du fournisseur ;
• tenir compte du stock déjà en commande ;
• proposer une action : commander, ou transférer depuis une autre boutique qui en a trop.

Gérer le stock de plusieurs boutiques et d'un e-shop

Avec plusieurs points de vente, la difficulté change de nature : le même produit peut manquer dans une boutique et dormir dans une autre. Il faut alors :

• réunir les ventes de toutes les caisses et de l'e-shop dans un seul stock de référence ;
• suivre le stock boutique par boutique ;
• transférer avant de racheter, quand un magasin a trop d'un article qui manque ailleurs ;
• regrouper les commandes fournisseur pour atteindre les minimums et le franco de port.

Tableur ou logiciel de gestion de stock ?

Un tableur suffit pour quelques dizaines de références et une seule boutique. Au-delà, il devient vite faux : il n'est pas relié aux ventes, il oublie le stock en commande et il ne prévient de rien.

Un logiciel de gestion de stock se connecte à la caisse, à l'e-shop et au logisticien, met le stock à jour à chaque vente, calcule les réassorts et alerte avant les ruptures. Les critères pour en choisir un, et les étapes pour le mettre en place, sont détaillés dans notre guide pour optimiser ses stocks.

Ce que fait Sway One

Sway One se branche sur les outils que vous utilisez déjà : Shopify, PrestaShop, WooCommerce, vos caisses comme Square, SumUp ou Lightspeed, et votre logisticien. Il réunit les ventes de tous vos canaux, puis :

• prévoit la demande produit par produit et boutique par boutique ;
• propose les réassorts, avec les quantités, en tenant compte des minimums de commande, du franco et des délais ;
• prévient des ruptures par boutique et propose les transferts entre magasins ;
• transforme les réassorts en bons de commande fournisseur ;
• mesure ensuite ce que chaque décision a rapporté.

Sur nos boutiques simulées, Sweet 1.4, le moteur de Sway One, fait passer la marge gagnée de +4,1 % à +7,4 % en moyenne. Le détail est dans l'article Sweet 1.4, et le calculateur de gains estime ce que cela représente pour votre commerce.

Questions fréquentes

Quelle est la définition de la gestion de stock ?

C'est l'ensemble des décisions et des opérations qui permettent d'avoir le bon produit, en bonne quantité, au bon endroit et au bon moment : acheter, recevoir, répartir, vendre, compter et valoriser les marchandises.

Quelles sont les principales méthodes de gestion de stock ?

Pour le réassort : le point de commande, le min/max, la commande à date fixe et la prévision de la demande. Pour la valorisation : le CMUP et le FIFO. Pour le comptage : l'inventaire annuel, tournant ou permanent.

Comment calculer la couverture de stock ?

Divisez le stock disponible par les ventes moyennes d'une journée. Un stock de 120 pièces pour 4 ventes par jour couvre 30 jours.

Comment éviter les ruptures de stock ?

Suivez le stock boutique par boutique, tenez compte des délais fournisseurs et du stock en commande, gardez un stock de sécurité sur les produits qui comptent, et faites-vous alerter avant que le rayon soit vide.

Faut-il un logiciel pour gérer son stock ?

Pas pour une petite boutique avec peu de références. Dès qu'il y a plusieurs canaux, plusieurs boutiques ou des saisons marquées, un logiciel relié aux ventes évite la plupart des erreurs d'un tableur.